Een cv-indeling die software én mensen kunnen lezen

Een cv is het makkelijkst te lezen voor software én mensen wanneer het uit één kolom echte tekst bestaat, met standaardkoppen, en opgeslagen is als pdf waarin je de tekst kunt selecteren. Parsersoftware haalt de woorden uit het bestand in een volgorde die het bepaalt op basis van de lay-out. Ontwerpen met meerdere kolommen, tabellen en tekstvakken breken die volgorde vaak, zodat een functietitel naast de verkeerde werkgever kan komen te staan of een contactregel kan verdwijnen.

Cv-makerHeb een cv nodig, zonder betaalmuurGratis doen

Waarom de lay-out de tekst kan door elkaar halen

Een pdf slaat stukjes tekst op vaste posities op de pagina op. Wanneer software die tekst eruit haalt, moet het bepalen wat eerst komt. Bij één kolom is dat eenvoudig: van boven naar beneden. Bij twee kolommen leest de software misschien over een regel heen die bij twee verschillende zinnen hoort, of leest het eerst de hele linkerkolom en daarna pas de rechter. Tabellen kunnen cel voor cel uitkomen. Tekstvakken en vormen worden soms aan het eind van de pagina gelezen of helemaal overgeslagen. Koptekst- en voettekstregels kunnen midden in je werkervaring terechtkomen.

Tekst in een afbeelding is het ergste geval. Als een vaardighedenblok een plaatje is, of het hele cv een scan, ziet de software helemaal geen woorden. Verschillende programma's gedragen zich verschillend, dus niemand kan elke fout opsommen. De veilige regel is om het bestand zo eenvoudig te houden dat elke redelijke lezer de volgorde krijgt die jij bedoelde.

Eén kolom en standaardkoppen

Gebruik één kolom met eenvoudige, volledig brede secties en de koppen die lezers verwachten:

• Samenvatting
• Werkervaring
• Opleiding
• Vaardigheden

Certificaten, talen en projecten komen ook vaak voor, en een kop als "Geselecteerde projecten" is prima. Vermijd creatieve titels zoals "Mijn reis", en vermijd pictogrammen en vaardigheidsbalken, want die betekenen alleen iets voor het oog.

Zet de nieuwste baan bovenaan, en binnen elke werkgever de nieuwste functie eerst. Dat is de gebruikelijke omgekeerde chronologische volgorde. Gebruik overal één datumnotatie, zoals "mrt 2021 – jun 2024", zodat een lezer de data in één oogopslag kan vergelijken. Zet functietitel, werkgever en plaats op vaste regels, zodat elke baan op dezelfde manier leest.

Houd de belangrijkste gegevens in de hoofdtekst van de pagina. Sommige parsers slaan koptekst- en voettekstregels over, dus zet je naam en contactgegevens niet alleen in de paginakop.

Gebruik echte tekst, geen plaatje. Typ het cv in een tekstverwerker of in de maker. Een logo dat je naam bevat, of een foto van een uitgeprint blad, geeft de software niets om te lezen.

Selecteerbare tekst, geen scan

Een pdf is ofwel een bestand met tekst die op pagina's is geplaatst, ofwel een afbeelding van pagina's. Een gescand cv, of een cv dat vanuit een ontwerpprogramma als platte afbeeldingen is geëxporteerd, is een afbeelding. Het kan er goed uitzien en toch geen tekst bevatten die een parser kan lezen.

Om het te testen open je de pdf en probeer je met de muis een regel te selecteren, en kopieer je die daarna. Als je de tekst kunt selecteren en plakken, staat de tekst erin. Plak daarna het hele cv in een eenvoudig tekstvak, zoals een notitieblok. Controleer de volgorde: elke functietitel hoort direct naast zijn data en opsommingstekens te staan, en een opsommingslijst moet een lijst blijven. Als het geplakte resultaat door elkaar staat of leeg is, zal software waarschijnlijk dezelfde rommel zien.

Exporteren vanuit een tekstverwerker houdt de tekst meestal selecteerbaar. De cv-maker slaat op via het printvenster van de browser, daarna Opslaan als pdf, en ook dat houdt de tekst selecteerbaar.

Bestandsnaam en lengte

Geef het bestand een naam met gewone letters en zonder spaties, zoals voornaam-achternaam-cv.pdf. Dat is praktisch en niet verplicht, maar het maakt het bestand makkelijker te vinden in een inbox of map.

Voor de meeste sollicitanten aan het begin van hun loopbaan is één pagina de gebruikelijke lengte. Twee pagina's komen vaak voor wanneer de ervaring dat nodig maakt, bijvoorbeeld bij een senior functie met veel projecten. Dit is gangbare praktijk en geen vaste regel, en de gewoonten verschillen per land en vakgebied. Academische en onderzoekscv's zijn vaak langer. Als je naar twee pagina's gaat, zet je naam en een contactregel op de eerste pagina, en houd je de tweede pagina in dezelfde lay-out.

Wanneer de werkgever iets anders vraagt

Als de vacature of het portaal om een Word-bestand, een platte tekstbestand of een bepaald soort pdf vraagt, stuur je dat. Een verzoek over het formaat betekent meestal dat het proces van de werkgever dat verwacht, dus dat gaat boven het algemene advies hier.

Een controle voordat je verstuurt

1. Maak het cv in één kolom met standaardkoppen.
2. Sla het op als pdf met selecteerbare tekst.
3. Selecteer alle tekst in de pdf, kopieer die, en plak hem in een eenvoudig tekstvak.
4. Lees het geplakte resultaat. Functietitels, data en opsommingstekens moeten in de juiste volgorde komen, en accenten zoals é moeten behouden blijven.
5. Plak dezelfde gekopieerde tekst als je cv in de trefwoordencheck, om te zien welke woorden uit de vacature het bestand echt bevat.

De laatste stap sluit de cirkel. De check ziet alleen de woorden die jij erin plakt, dus de tekst die je uit de pdf kopieert laat zien wat het bestand werkelijk bevat.

Uitzonderingen

• Accenten en niet-Engelse letters. Controleer of é, ü, ñ en vergelijkbare letters het plakken overleven. Als ze kapotgaan, gebruik je een standaardlettertype en sla je opnieuw op.
• Tabellen voor vaardigheden. Een raster van vaardigheden met vinkjes is lastig in de juiste volgorde te lezen. Gebruik een eenvoudige lijst.
• Contacticoontjes. Schrijf "e-mail" en "telefoon" uit, of zet een gewoon symbool naast het woord waarvoor het staat.
• Foto's. Gewoontes verschillen. In sommige landen wordt een foto verwacht, in andere wordt dat juist vermeden. Volg de lokale praktijk voor de functie.