Ett CV-format som både program och människor kan läsa

Ett CV är enklast att läsa för både program och människor när det har en kolumn med riktig text, vanliga rubriker och sparas som PDF med markerbar text. Programmet som tolkar filen hämtar orden i en ordning det avgör utifrån layouten. Flerkolumnsdesign, tabeller och textrutor bryter ofta den ordningen, så att en jobbtitel hamnar bredvid fel arbetsgivare eller att en kontaktrad försvinner.

CV-skapareBehöver ett CV, utan betalväggGör det gratis

Varför layouten kan blanda ihop texten

En PDF lagrar textbitar på fasta positioner på sidan. När programmet extraherar dem måste det avgöra vad som kommer först. Med en kolumn är det enkelt: uppifrån och ner. Med två kolumner kan programmet läsa tvärs över en rad som hör till två olika meningar, eller läsa hela vänstra kolumnen innan den högra. Tabeller kan komma ut en cell i taget. Textrutor och former kan läsas i slutet av sidan, eller hoppas över. Sidhuvud och sidfot kan hamna mitt i din arbetslivsbeskrivning.

Text inuti en bild är värsta fallet. Om avsnittet om kompetenser är en bild, eller om hela CV:t är en skanning, ser programmet inga ord alls. Olika program beter sig olika, så ingen kan lista alla fel. Den säkra regeln är att göra filen så enkel att alla rimliga läsare får den ordning du tänkt dig.

En kolumn och vanliga rubriker

Använd en kolumn med enkla avsnitt över hela bredden och de rubriker läsare förväntar sig:

• Sammanfattning
• Erfarenhet (eller Arbetslivserfarenhet)
• Utbildning
• Kompetenser

Certifikat, språk och projekt är också vanliga, och en rubrik som "Utvalda projekt" fungerar bra. Undvik påhittiga rubriker som "Min resa", och undvik ikoner och kompetensstaplar, som bara förmedlar något för ögat.

Sätt det senaste jobbet först, och inom varje arbetsgivare den senaste rollen först. Det är den vanliga omvända kronologiska ordningen. Använd ett datumformat överallt, till exempel "mars 2021 – juni 2024", så att läsaren ser datumen i en blick. Placera jobbtitel, arbetsgivare och ort på konsekventa rader, så att alla jobb läses på samma sätt.

Lägg de viktigaste uppgifterna i sidans brödtext. Vissa tolkningsprogram hoppar över sidhuvud och sidfot, så skriv inte ditt namn eller dina kontaktuppgifter enbart i sidhuvudet.

Använd riktig text, inte en bild. Skriv CV:t i ett ordbehandlingsprogram eller i verktyget. En logga som innehåller ditt namn, eller ett foto av en utskrift, ger programmet ingenting att läsa.

Markerbar text, inte en skanning

En PDF är antingen en fil med text placerad på sidor eller en bild av sidor. Ett skannat CV, eller ett som exporterats från ett designverktyg som platta bilder, är en bild. Det kan se rätt ut och ändå sakna text som ett program kan läsa.

För att testa det, öppna PDF-filen och försök markera en rad med musen, och kopiera den. Om du kan markera och klistra in den finns texten där. Klistra sedan in hela CV:t i en ren textruta, till exempel en anteckningsblock. Kontrollera ordningen: varje jobbtitel ska stå bredvid sina datum och punkter, och en punktlista ska fortfarande vara en lista. Om inklistringen är rörig eller tom kommer programmet sannolikt att se samma röra.

Export från ett ordbehandlingsprogram behåller normalt texten markerbar. CV-skaparen sparar via webbläsarens Skriv ut och sedan Spara som PDF, vilket också behåller texten markerbar.

Filnamn och längd

Namnge filen med vanliga bokstäver utan mellanslag, till exempel fornamn-efternamn-cv.pdf. Det är praktiskt snarare än ett krav, men det gör filen lätt att hitta i inkorgen eller i en mapp.

För de flesta som söker sitt första jobb är en sida den vanliga längden. Två sidor är vanligt när erfarenheten kräver det, till exempel för en senior roll med många projekt. Det är vanlig praxis snarare än en fast regel, och vad som gäller varierar mellan länder och branscher. Akademiska CV:n och forskar-CV:n är ofta längre. Går du upp till två sidor, sätt ditt namn och en kontaktrad på första sidan, och håll andra sidan i samma layout.

När arbetsgivaren ber om något annat

Om annonsen eller portalen begär en Word-fil, en ren textfil eller en viss typ av PDF, skicka det. En begäran om format betyder oftast att arbetsgivarens process kräver det, så den väger tyngre än allmänna råd här.

En kontroll innan du skickar

1. Skriv CV:t i en kolumn med vanliga rubriker.
2. Spara det som PDF med markerbar text.
3. Markera all text i PDF:en, kopiera den och klistra in den i en ren textruta.
4. Läs inklistringen. Jobbtitlar, datum och punkter ska följa i ordning, och accenttecken som é ska överleva.
5. Klistra in den kopierade texten i nyckelordskontrollen som ditt CV, för att se vilka av annonsens ord filen faktiskt innehåller.

Det sista steget sluter kretsen. Kontrollen ser bara de ord du ger den, så om du klistrar in texten som kopierats från PDF:en visar den vad filen faktiskt innehåller.

Specialfall

• Accenter och bokstäver från andra språk. Kontrollera att é, ü, ñ och liknande bokstäver överlever inklistringen. Om de går sönder, använd ett standardtypsnitt och spara om.
• Tabeller för kompetenser. Ett rutnät med kompetenser och bockar är svårt att läsa i ordning. Använd en vanlig lista.
• Kontaktikoner. Skriv "e-post" och "telefon" med ord, eller sätt en enkel symbol bredvid ordet den står för.
• Foton. Sedvänjorna skiljer sig åt. I vissa länder förväntas ett foto och i andra undviks det. Följ lokal praxis för jobbet.