Un format de CV que les logiciels et les recruteurs peuvent lire

Un CV est plus facile à lire pour les logiciels comme pour les personnes lorsqu'il tient sur une colonne de texte réel, avec des titres standard, et qu'il est enregistré en PDF dont le texte peut être sélectionné. Les logiciels d'analyse extraient les mots du fichier dans un ordre qu'ils déduisent de la mise en page. Les modèles sur plusieurs colonnes, les tableaux et les zones de texte brouillent souvent cet ordre : un intitulé de poste peut se retrouver à côté du mauvais employeur, ou une ligne de coordonnées peut disparaître.

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Pourquoi la mise en page peut brouiller le texte

Un PDF stocke des morceaux de texte à des positions fixes sur la page. Lorsque le logiciel les extrait, il doit décider de l'ordre de lecture. Avec une seule colonne, c'est simple : de haut en bas. Avec deux colonnes, le logiciel peut lire en travers d'une ligne qui appartient à deux phrases différentes, ou lire toute la colonne de gauche avant celle de droite. Les tableaux peuvent ressortir cellule par cellule. Les zones de texte et les formes peuvent être lues en fin de page, ou ignorées. Les en-têtes et les pieds de page peuvent se glisser au milieu de votre parcours professionnel.

Le texte contenu dans une image est le pire cas. Si la section des compétences est une image, ou si tout le CV est un scan, le logiciel ne voit aucun mot. Les programmes se comportent différemment, personne ne peut donc lister toutes les défaillances possibles. La règle sûre est de rendre le fichier assez simple pour que tout lecteur raisonnable suive l'ordre que vous avez voulu.

Une colonne et des titres standard

Utilisez une colonne, des sections simples sur toute la largeur et les titres qu'attendent les lecteurs :

• Résumé
• Expérience (ou Expérience professionnelle)
• Formation
• Compétences

Les certifications, les langues et les projets sont aussi courants, et un titre comme « Projets sélectionnés » convient. Évitez les intitulés originaux comme « Mon parcours », ainsi que les icônes et les barres de compétences, qui ne parlent qu'à l'œil.

Placez l'emploi le plus récent en premier, et, au sein de chaque employeur, le poste le plus récent en premier. C'est l'ordre antichronologique habituel. Utilisez un seul format de date partout, par exemple « mars 2021 – juin 2024 », pour que le lecteur repère les dates d'un coup d'œil. Placez l'intitulé du poste, l'employeur et le lieu sur des lignes cohérentes, afin que chaque emploi se lise de la même façon.

Gardez les informations clés dans le corps de la page. Certains analyseurs ignorent les en-têtes et les pieds de page : ne mettez donc pas votre nom ou vos coordonnées uniquement dans l'en-tête.

Utilisez du texte réel, pas une image. Rédigez votre CV dans un traitement de texte ou dans le créateur. Un logo contenant votre nom, ou la photo d'une impression, ne donne rien à lire au logiciel.

Texte sélectionnable, pas un scan

Un PDF est soit un fichier de texte placé sur des pages, soit une image de pages. Un CV scanné, ou exporté depuis un outil de création sous forme d'images à plat, est une image. Il peut paraître correct tout en ne contenant aucun texte que l'analyseur puisse lire.

Pour le tester, ouvrez le PDF, essayez de sélectionner une ligne à la souris, puis copiez-la. Si vous pouvez la sélectionner et la coller, le texte est bien présent. Collez ensuite tout le CV dans une zone de texte brut, comme un bloc-notes. Vérifiez l'ordre : chaque intitulé de poste doit être suivi de ses dates et de ses puces, et une liste à puces doit rester une liste. Si le collage est désordonné ou vide, le logiciel verra probablement le même désordre.

L'export depuis un traitement de texte conserve en général le texte sélectionnable. Le créateur de CV passe par l'impression du navigateur, puis par « Enregistrer au format PDF », ce qui conserve aussi le texte sélectionnable.

Nom du fichier et longueur

Nommez le fichier avec des lettres simples et sans espaces, par exemple prenom-nom-cv.pdf. C'est pratique plutôt qu'obligatoire, mais cela facilite la recherche du fichier dans une boîte mail ou un dossier.

Pour la plupart des candidats en début de carrière, une page est la longueur habituelle. Deux pages sont courantes lorsque l'expérience le justifie, par exemple pour un poste à responsabilités avec de nombreux projets. Il s'agit d'un usage courant et non d'une règle fixe, et les pratiques varient selon le pays et le domaine. Les CV académiques et de recherche sont souvent plus longs. Si vous passez à deux pages, mettez votre nom et une ligne de coordonnées sur la première, et gardez la seconde dans la même mise en page.

Lorsque l'employeur demande autre chose

Si l'annonce ou le portail demande un fichier Word, un fichier texte brut ou un type de PDF précis, envoyez-le. Une demande de format signifie généralement que le processus de l'employeur l'exige : elle prime donc sur les conseils généraux de cet article.

Une vérification avant l'envoi

1. Rédigez le CV sur une colonne, avec des titres standard.
2. Enregistrez-le en PDF avec un texte sélectionnable.
3. Sélectionnez tout le texte du PDF, copiez-le et collez-le dans une zone de texte brut.
4. Relisez le collage. Les intitulés de poste, les dates et les puces doivent se suivre dans l'ordre, et les accents comme é doivent être conservés.
5. Collez le même texte copié dans le vérificateur de mots-clés, comme votre CV, pour voir quels mots de l'annonce le fichier contient réellement.

Cette dernière étape referme la boucle. Le vérificateur ne voit que les mots que vous lui donnez ; coller le texte copié depuis le PDF montre donc ce que le fichier contient réellement.

Cas particuliers

• Accents et lettres non anglaises. Vérifiez que é, ü, ñ et les lettres semblables survivent au collage. Si elles se cassent, utilisez une police standard et réenregistrez le fichier.
• Tableaux pour les compétences. Une grille de compétences avec des coches se lit mal dans l'ordre. Utilisez une liste simple.
• Icônes de contact. Écrivez « e-mail » et « téléphone » en toutes lettres, ou placez un symbole simple à côté du mot qu'il représente.
• Photos. Les usages diffèrent. Dans certains pays, une photo est attendue ; dans d'autres, elle est évitée. Suivez les pratiques locales pour le poste visé.