Định dạng CV vừa để phần mềm vừa để người đọc được

CV dễ đọc nhất với cả phần mềm lẫn con người khi nó là một cột chữ thật, có tiêu đề chuẩn, được lưu thành PDF mà chữ có thể bôi đen và sao chép. Phần mềm phân tích lấy chữ ra khỏi file theo thứ tự nó suy ra từ bố cục. Thiết kế nhiều cột, bảng và hộp văn bản thường làm sai thứ tự đó, nên chức danh có thể nằm cạnh tên công ty sai, hoặc một dòng thông tin liên hệ có thể bị mất.

Trình tạo CVCần CV, không phải trả phíDùng miễn phí

Vì sao bố cục có thể làm xáo trộn chữ

PDF lưu từng đoạn chữ ở vị trí cố định trên trang. Khi phần mềm trích xuất, nó phải quyết định đoạn nào đọc trước. Với một cột thì đơn giản: từ trên xuống dưới. Với hai cột, phần mềm có thể đọc ngang qua một dòng thuộc hai câu khác nhau, hoặc đọc hết cột trái rồi mới đến cột phải. Bảng có thể bị tách từng ô. Hộp văn bản và hình khối có thể được đọc ở cuối trang, hoặc bị bỏ qua. Phần đầu trang và chân trang có thể lọt vào giữa phần kinh nghiệm làm việc của bạn.

Chữ nằm trong ảnh là trường hợp tệ nhất. Nếu phần kỹ năng là một bức ảnh, hoặc cả CV là bản quét, phần mềm không thấy chữ nào. Các chương trình khác nhau xử lý khác nhau, nên không ai liệt kê được mọi lỗi. Quy tắc an toàn là làm file đủ đơn giản để bất kỳ trình đọc hợp lý nào cũng giữ đúng thứ tự bạn muốn.

Một cột và tiêu đề chuẩn

Dùng một cột với các mục đơn giản, rộng hết chiều ngang và những tiêu đề người đọc quen thuộc:

Tóm tắt
Kinh nghiệm (hoặc Kinh nghiệm làm việc)
Học vấn
Kỹ năng

Chứng chỉ, ngoại ngữ và dự án cũng thường gặp, và tiêu đề như "Dự án tiêu biểu" là ổn. Tránh những tiêu đề kiểu "Hành trình của tôi", và tránh biểu tượng cùng thanh kỹ năng, vì chúng chỉ có nghĩa khi nhìn bằng mắt.

Đặt công việc mới nhất lên đầu, và trong mỗi công ty thì vai trò mới nhất đứng trước. Đó là thứ tự ngược theo thời gian thường dùng. Dùng một định dạng ngày thống nhất ở mọi nơi, ví dụ "03/2021 – 06/2024", để người đọc nhìn lướt là so được các mốc thời gian. Đặt chức danh, tên công ty và địa điểm trên những dòng nhất quán, để mỗi công việc đều được đọc theo cùng một cách.

Giữ các thông tin chính trong phần nội dung của trang. Một số bộ phân tích bỏ qua phần đầu và chân trang, nên đừng chỉ ghi tên và thông tin liên hệ ở phần đầu trang.

Dùng chữ thật, không dùng ảnh. Gõ CV trong trình soạn thảo văn bản hoặc trong công cụ tạo CV. Logo có tên bạn, hay ảnh chụp bản in, không cho phần mềm chữ nào để đọc.

Chữ có thể chọn, không phải bản quét

PDF hoặc là một file chữ được đặt trên các trang, hoặc là ảnh của các trang. CV được quét, hoặc được xuất từ công cụ thiết kế dưới dạng các hình phẳng, đều là ảnh. Nó có thể trông đúng nhưng không có chữ nào để bộ phân tích đọc.

Để kiểm tra, mở PDF và thử bôi đen một dòng bằng chuột, rồi sao chép. Nếu bôi đen và dán được, nghĩa là chữ có sẵn. Sau đó dán toàn bộ CV vào một ô văn bản thuần, chẳng hạn một trình soạn thảo ghi chú đơn giản. Kiểm tra thứ tự: mỗi chức danh phải nằm cạnh thời gian và các gạch đầu dòng của nó, và danh sách gạch đầu dòng phải vẫn là danh sách. Nếu chữ dán ra bị lộn xộn hoặc trống, phần mềm rất có thể cũng thấy sự lộn xộn đó.

Xuất từ trình soạn thảo văn bản thường vẫn giữ chữ có thể chọn. Công cụ tạo CV lưu qua chức năng In của trình duyệt, rồi Lưu dưới dạng PDF, cách này cũng giữ chữ có thể chọn.

Tên file và độ dài

Đặt tên file bằng chữ không dấu, không có khoảng trắng, chẳng hạn ho-ten-cv.pdf. Đây là điều tiện lợi chứ không bắt buộc, nhưng giúp file dễ tìm trong hộp thư hay thư mục.

Với đa số ứng viên mới đi làm, một trang là độ dài thông thường. Hai trang phổ biến khi kinh nghiệm cần nhiều chỗ hơn, ví dụ cho vị trí cấp cao có nhiều dự án. Đây là thông lệ chứ không phải quy định cố định, và cách làm khác nhau theo quốc gia và lĩnh vực. CV học thuật và nghiên cứu thường dài hơn. Nếu dùng hai trang, hãy đặt tên và một dòng liên hệ ở trang đầu, và giữ trang thứ hai cùng bố cục.

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu định dạng khác

Nếu tin tuyển dụng hay cổng ứng tuyển yêu cầu file Word, file văn bản thuần, hoặc một loại PDF cụ thể, hãy gửi đúng như vậy. Yêu cầu về định dạng thường cho thấy quy trình của nhà tuyển dụng cần nó, nên nó được ưu tiên hơn mọi lời khuyên chung ở đây.

Kiểm tra trước khi gửi

Làm CV một cột với tiêu đề chuẩn.
Lưu thành PDF có chữ có thể chọn.
Bôi đen toàn bộ chữ trong PDF, sao chép, rồi dán vào một ô văn bản thuần.
Đọc lại phần đã dán. Chức danh, thời gian và gạch đầu dòng phải nối nhau đúng thứ tự, và các dấu như é phải còn nguyên.
Dán cùng phần chữ đã sao chép đó vào công cụ kiểm tra từ khóa như CV của bạn, để xem file thực sự chứa những từ nào trong tin tuyển dụng.

Bước cuối khép lại vòng kiểm tra. Công cụ chỉ thấy những chữ bạn đưa vào, nên dán phần chữ sao chép từ PDF sẽ cho thấy chính xác file đang chứa gì.

Các trường hợp đặc biệt

Dấu và chữ không phải tiếng Anh. Kiểm tra xem các chữ như é, ü, ñ và tương tự có còn nguyên sau khi dán không. Nếu bị lỗi, hãy dùng một phông chữ chuẩn và lưu lại.
Bảng kỹ năng. Một lưới kỹ năng có dấu tích khó đọc theo thứ tự. Hãy dùng danh sách đơn giản.
Biểu tượng liên hệ. Viết "email" và "điện thoại" bằng chữ, hoặc đặt một ký hiệu đơn giản cạnh từ mà nó đại diện.
Ảnh. Thông lệ khác nhau. Ở một số nước, ảnh được mong đợi; ở nước khác, người ta tránh. Hãy theo thông lệ địa phương cho công việc bạn ứng tuyển.