英文を読み取りやすい履歴書フォーマット：ソフトと人事の両方に伝わる作り方

履歴書は、本文が1段組みで、見出しが標準的で、テキストを選択できるPDFとして保存されていると、ソフトにも人にも最も読みやすくなります。読み取りソフトは、レイアウトから割り出した順序でファイル内の文字を取り出します。複数段組み、表、テキストボックスはその順序を崩しやすく、職種名が別の会社名の隣に来てしまったり、連絡先の行が抜け落ちたりすることがあります。

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レイアウトで文字の順序が崩れる理由

PDFは、テキストの断片をページ上の決まった位置に配置して保存しています。ソフトがそれらを取り出すとき、どれを先に読むかを判断しなければなりません。1段組みなら、上から下へ読むだけなので単純です。2段組みになると、ソフトは2つの文にまたがる行を横断して読んでしまったり、左の段をすべて読み終えてから右の段に進んだりします。表はセルごとにばらばらに出てくることがあります。テキストボックスや図形はページの末尾で読まれたり、読み飛ばされたりします。ヘッダーやフッターが職歴の途中に入り込むこともあります。

画像の中の文字は最悪のケースです。スキル欄が画像になっていたり、履歴書全体がスキャンされていたりすると、ソフトには文字がまったく見えません。プログラムによって挙動は異なるため、起こりうる失敗をすべて挙げることはできません。安全な原則は、どんな一般的な読み取りソフトでも意図した順序で読めるほど、ファイルをシンプルにしておくことです。

1段組みと標準的な見出し

1段組みを使い、各セクションは全幅で平易に配置し、読み手が期待する見出しを付けてください。

• 概要
• 職歴（または 職務経歴）
• 学歴
• スキル

資格、語学、プロジェクトもよく使われます。「選択したプロジェクト」のような見出しは問題ありません。「私の歩み」のような凝ったタイトルは避け、アイコンやスキルバーも避けてください。これらは目で見てのみ意味が伝わるものです。

最新の職歴を先頭に置き、同じ会社の中でも最新の役職を先頭にしてください。これが一般的な逆年代順です。日付の形式は「2021年3月 – 2024年6月」のように全体で統一し、読み手が一目で日付を比べられるようにします。職種名、会社名、勤務地は一貫した行に並べ、どの職歴も同じ読み方になるようにしてください。

重要な情報はページ本文に記載してください。読み取りソフトの中にはヘッダーやフッターを読み飛ばすものがあるため、氏名や連絡先をページのヘッダーだけに書かないでください。

画像ではなく本物のテキストを使ってください。ワープロかビルダーで履歴書を作成します。氏名の入ったロゴや、印刷物を撮影した写真では、ソフトが読めるものがありません。

スキャンではなくテキストを選択できるPDF

PDFは、ページ上に配置された文字のファイルか、ページの画像のどちらかです。スキャンされた履歴書や、デザインツールから平面の画像として書き出された履歴書は画像です。見た目は正しくても、読み取りソフトが読める文字がないことがあります。

確認方法は、PDFを開いてマウスで1行を選択し、コピーしてみることです。選択して貼り付けられれば、文字は存在しています。次に、履歴書全体をメモ帳のような書式のないテキスト入力欄に貼り付けてください。順序を確認しましょう。各職種名は日付と箇条書きの隣に並んでいるはずで、箇条書きはリストのまま残っているべきです。貼り付けた結果が乱れていたり空だったりすれば、ソフトも同じ乱れた内容を見ている可能性が高いです。

ワープロからの書き出しは、通常テキストを選択可能な状態で保存されます。履歴書作成ツールは、ブラウザの印刷機能から「PDFとして保存」を使って保存するため、テキストも選択可能なままになります。

ファイル名とページ数

ファイル名は、firstname-lastname-resume.pdfのように、スペースを使わず英字で付けてください。これは必須ではなく実用上の工夫ですが、受信トレイやフォルダで見つけやすくなります。

新卒や若手の応募者の場合、通常は1ページが一般的です。職歴が多い場合、たとえば多数のプロジェクトを持つシニア職では2ページも一般的です。これは慣習であって固定の規則ではなく、国や分野によって慣行は異なります。学術系や研究系の職務経歴書は長くなることが多いです。2ページにする場合は、1ページ目に氏名と連絡先の行を入れ、2ページ目も同じレイアウトに揃えてください。

企業が別の形式を求めている場合

求人票や応募ポータルでWordファイル、プレーンテキストファイル、または特定の種類のPDFを求めている場合は、その形式で送ってください。形式の指定は、企業の選考プロセスがその形式を前提にしていることが多いため、ここで紹介した一般的なアドバイスよりも優先されます。

送る前の確認

1. 1段組みで、標準的な見出しを使って履歴書を作成する。
2. テキストを選択可能な状態でPDFとして保存する。
3. PDF内のすべてのテキストを選択し、コピーして、書式のないテキスト入力欄に貼り付ける。
4. 貼り付けた内容を読む。職種名、日付、箇条書きが順番どおりに続いていて、éのようなアクセント記号が残っているか確認する。
5. 同じコピーしたテキストを、履歴書としてキーワードチェッカーに貼り付け、求人票の単語のうちどれがファイルに実際に含まれているかを確認する。

最後の手順で確認が完結します。チェッカーは入力された単語しか見られないため、PDFからコピーしたテキストを貼り付けることで、ファイルが実際に持っている内容が分かります。

特殊なケース

• アクセント記号と英語以外の文字。 é、ü、ñなどの文字が貼り付け後も残っているか確認してください。文字化けする場合は、標準的なフォントを使って保存し直してください。
• スキルの表。 チェックマーク付きのスキル一覧は、順序を追って読みにくくなります。平易なリストを使ってください。
• 連絡先のアイコン。 「メール」「電話」のように言葉で書くか、示す対象の言葉の横に平易な記号を置いてください。
• 写真。 慣習は国によって異なります。ある国では写真が求められ、別の国では避けられます。応募する仕事の地域の慣行に従ってください。