支払期日どおりに入金される請求書の書き方と記載項目

期日どおりに入金される請求書には、誰が誰に何を、いくらで請求するのか、そして支払い方法と期限が明記されています。具体的には、発行者の名称と連絡先、取引先の名称、重複しない請求書番号、発行日、数量と単価を示した明細、税込みの合計金額、支払い期限、振込先などです。イギリスでは、VAT登録をしている事業者はVAT関連の情報も記載する必要があります。アメリカには連邦レベルで統一された請求書の様式はありませんが、上記の項目が一般的な慣行です。

請求書作成5分で請求書を作りたい無料で使う

イギリス：法律で求められる内容

HMRCのVAT Notice 700/21では、VAT請求書に記載すべき内容が定められています。正式なVAT請求書には、次の項目が必要です。

• 書類を一意に特定する連番
• 課税時期と、発行日が異なる場合はその発行日
• 発行者の名称、住所、VAT登録番号
• 取引先の名称と住所
• 商品またはサービスの内容と数量
• 単価、VAT税率、VAT抜きの請求額
• VAT抜きの合計額、現金割引率、VATの合計額（ポンド建て）

VAT込みで250ポンド以下の販売では、簡易請求書を使用できます。必要な項目は、発行者の名称、住所、VAT番号、取引内容、そして税率ごとのVAT込みの合計額と適用税率です。非課税の取引は記載しなくてかまいません。250ポンドを超える場合は、正式なVAT請求書か、VAT込みの金額を示した修正請求書が必要です。

VAT登録をしていない場合は、VATを請求することもVAT番号を記載することもできません。その場合でも、発行者の情報、取引内容、合計額、支払い条件は記載してください。

イギリスの標準VAT税率は20%で、一部の商品やサービスには5%と0%の税率が適用されます。請求書を発行する前に、GOV.UKで最新の税率を確認してください。

アメリカ：統一された様式はない

アメリカには連邦レベルの請求書様式がありません。IRSは所得を裏付ける記録の保存を求めており、請求書はPublication 583に記載された裏付け書類の一つです。売上税は州ごとに定められているため、税額は販売地と顧客の所在地によって決まります。

実務では、フリーランスの多くがイギリスの項目と同じ内容を記載しています。具体的には、事業者の名称と住所、取引先の名称、通し番号の付いた請求書番号、日付、サービス内容と金額、売上税を別行で示した税額、合計額、支払い期限と振込先です。

番号の付け方

すべての請求書に共通の連番を使いましょう（例：INV-0001、INV-0002など）。同じ番号を再利用してはいけません。請求書を取り消す場合は、番号を残したまま「取消」と明記してください。イギリスで連番が求められるのは、すべての請求書を追跡できるようにするためです。番号が抜けたり重複したりすると、確認が難しくなります。

VATを含めた計算例

ウェブサイトのデザインを800ポンドで、12か月分のホスティングを200ポンドで提供するとします。どちらも標準税率の20%が適用されます。

項目	金額（£）
ウェブサイトデザイン	800.00
ホスティング（12か月）	200.00
小計（VAT抜き）	1,000.00
VAT（20%）	200.00
請求額合計	1,200.00

VATは 1,000 × 0.20 = 200 で、合計は 1,200 です。消費税計算を使えば、この計算を両方向で行えるので、すでにVAT込みの価格になっている金額も確認できます。

支払い条件

請求書には「net 30」などの条件だけでなく、支払い期限の日付も書きましょう。「請求書発行日から30日以内、2026年12月9日まで」と書くほうが、「net 30」だけと書くよりも明確です。net 14やnet 30はよく使われる条件です。取引先と合意すれば、期間は自由に決められます。

イギリスでは、1998年の商取引債務（支払遅延に係る利息）法（Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998）が事業者間の支払いに適用されます。支払い日を取り決めていない場合、支払いは、顧客が請求書を受け取った日から30日後、または商品かサービスを納品した日から30日後のうち遅いほうを過ぎると遅延となります。GOV.UKによると、事業者間の取引では、合意する支払い期間は原則として60日以内とし、より長い期間を設定する場合は双方にとって公正である必要があります。

イギリスの延滞利息と補償金

同法のもとでは、事業者間の未払い債務には、イングランド銀行の基準金利に8ポイントを加えた法定利息が発生します。さらに、回収費用として定額の補償金が加算されます。補償金は、1,000ポンド未満の債務で40ポンド、1,000ポンドから9,999.99ポンドの債務で70ポンド、10,000ポンド以上の債務で100ポンドです。基準金利は変動するため、これらの金額に頼る前に、最新の基準金利とGOV.UKのページを確認してください。

例として、2,000ポンドの請求書が60日間延滞し、適用利率が12%（この例では基準金利4%に8ポイントを加えた値と仮定）だとします。利息は 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = 39.45ポンドで、これに定額の補償金70ポンドを加えると、合計は109.45ポンドです。この法律は消費者には適用されず、事業者間取引のみに適用されるルールです。

催促のスケジュール

請求書はPDFで送付し、メールの件名に請求書番号を入れましょう。探しやすいように、「INV-0042_取引先名」のような分かりやすいファイル名を付けてください。そのうえで、次の手順で進めます。

1. 支払い期限の数日前に、カレンダー予定作成を使ってリマインダーを設定し、短いお知らせを送ります。
2. 支払い期限当日に入金を確認します。入金がなければ、請求書番号と金額を明記した催促を送ります。
3. 支払い期限の1週間後に、支払い日と請求できる利息を明記した、より強い調子の連絡を送ります。

よくある質問

Q. ポンド以外の通貨で請求してもよいですか？ はい、可能です。ただし、イギリスのVAT請求書にはVATの合計額をポンド建てで記載する必要があるため、VAT額をポンドに換算してください。

Q. 請求書に署名は必要ですか？ 上記のルールでは署名は求められていません。取引先の経理担当が何を求めているかを確認してください。

Q. 契約に延滞手数料を書いておけば十分ですか？ 契約で法定利息の代わりに独自の救済措置を定めることはできますが、名目的な低い料率では認められない可能性があります。頼る前に文言を確認してください。