Vad ska en faktura innehålla för att du ska bli betald i tid

En faktura som blir betald i tid visar vem som debiterar vem, för vad, hur mycket och när och hur betalningen ska ske: ditt namn och kontaktuppgifter, kundens namn, ett unikt fakturanummer, datum, en specificerad beskrivning med antal och priser, totalbeloppet med eventuell skatt, förfallodatum och betalningsuppgifter. I Storbritannien måste ett företag som är momsregistrerat dessutom visa momsuppgifter. I USA finns inget enhetligt federalt fakturaformat, men listan ovan är vanlig praxis.

FakturageneratorBehöver en faktura på fem minuterGör det gratis

Storbritannien: vad lagen kräver

HMRC:s VAT Notice 700/21 anger vad en momsfaktura måste innehålla. En fullständig momsfaktura behöver:

• ett löpande nummer som unikt identifierar dokumentet
• leveranstidpunkten och fakturadatum, om det är ett annat
• ditt namn, din adress och ditt momsregistreringsnummer
• din kunds namn och adress
• en beskrivning av varorna eller tjänsterna och antalet
• enhetspriset, momssatsen och beloppet att betala exklusive moms
• totalbeloppet att betala exklusive moms, eventuell kontantrabattsats och det totala momsbeloppet i pund

För en försäljning på 250 £ eller mindre inklusive moms får du använda en förenklad faktura. Den måste innehålla ditt namn, din adress och ditt momsnummer, en beskrivning samt, för varje momssats, totalbeloppet inklusive moms och tillämpad momssats. Undantagna leveranser utelämnas. Över 250 £ behöver du en fullständig momsfaktura eller en modifierad faktura som visar värden inklusive moms.

Om du inte är momsregistrerad får du inte ta ut moms eller visa något momsnummer. Fakturan ska ändå visa dina uppgifter, beskrivningen, totalbeloppet och betalningsvillkoren.

Den vanliga momssatsen i Storbritannien är 20 %, med 5 % och 0 % för vissa varor och tjänster. Kontrollera de aktuella satserna på GOV.UK innan du fakturerar.

USA: inget enhetligt format

USA har ingen federal fakturablankett. IRS förväntar sig att du sparar underlag som styrker dina inkomster, och fakturor är bland de underlag som anges i Publication 583. Försäljningsskatt fastställs av varje delstat, så skattraden beror på var försäljningen sker och var kunden finns.

I praktiken tar amerikanska frilansare med samma uppgifter som listan för Storbritannien: företagsnamn och adress, kundens namn, ett numrerat fakturanummer, datum, tjänsten och beloppet, eventuell försäljningsskatt som separat rad, totalbeloppet samt förfallodatum och betalningsuppgifter.

Numrering

Använd en och samma nummerserie för alla fakturor, till exempel INV-0001, INV-0002 och så vidare. Använd aldrig ett nummer på nytt. Om du makulerar en faktura behåller du dess nummer och markerar den som makulerad. Regeln om löpande nummer i Storbritannien finns för att varje faktura ska gå att spåra, och en lucka eller ett dubblettnummer gör det svårare att kontrollera.

Ett räkneexempel med moms

Säg att du designar en webbplats för 800 £ och tillhandahåller webbhotell i 12 månader för 200 £. Båda är beskattade med standardsatsen 20 %.

Rad	Belopp (£)
Webbdesign	800,00
Webbhotell, 12 månader	200,00
Delsumma, exklusive moms	1 000,00
Moms 20 %	200,00
Att betala	1 200,00

Momsen är 1 000 × 0,20 = 200, och totalbeloppet blir 1 200. Momsräknaren gör samma beräkning åt båda hållen, så att du kan kontrollera ett pris som redan innehåller moms.

Betalningsvillkor

Skriv förfallodatumet på fakturan, inte bara ett villkor som "netto 30". "Förfaller 30 dagar efter fakturadatum, senast 9 december 2026" är tydligare än "netto 30" ensamt. Netto 14 och netto 30 är vanliga, och valet är ditt om du har kommit överens med kunden.

I Storbritannien omfattar lagen Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 betalningar mellan företag. Om inget betalningsdatum har avtalats är en betalning försenad 30 dagar efter att kunden tagit emot fakturan, eller 30 dagar efter att du levererat varan eller tjänsten, beroende på vilket som är senast. GOV.UK anger att överenskomna betalningsfrister i affärstransaktioner normalt ska ligga inom 60 dagar, och att längre frister måste vara skäliga för båda företagen.

Dröjsmålsränta och ersättning (Storbritannien)

Enligt samma lag bär förfallna skulder mellan företag lagstadgad ränta på 8 procentenheter över Bank of Englands styrränta, plus en fast summa för inkassokostnader. Den fasta summan är 40 £ för skulder under 1 000 £, 70 £ för skulder från 1 000 £ till 9 999,99 £ och 100 £ för skulder på 10 000 £ eller mer. Kontrollera den aktuella styrräntan och sidorna på GOV.UK innan du förlitar dig på dessa siffror, eftersom styrräntan ändras.

Som illustration: anta att en faktura på 2 000 £ är förfallen i 60 dagar och att den totala räntesatsen är 12 % (en styrränta på 4 % plus 8 procentenheter, båda antagna för detta exempel). Räntan är 2 000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 £, plus den fasta summan på 70 £, totalt 109,45 £. Lagen gäller inte konsumenter, så det här är en regel mellan företag.

Följ upp enligt en plan

Skicka fakturan som PDF, med fakturanumret i e-postens ämnesrad. Använd ett tydligt filnamn, till exempel INV-0042 kundnamn, så att den är lätt att hitta. Sedan:

1. Ställ en kalenderpåminnelse några dagar före förfallodatumet, med kalenderhändelsemakaren, och skicka ett kort meddelande.
2. På förfallodagen kontrollerar du att betalningen kommit in. Om den inte gjort det skickar du en påminnelse som anger fakturanumret och beloppet.
3. En vecka efter förfallodatumet skickar du ett tydligare meddelande som anger betalningsdatum och den ränta du har rätt att kräva.

Snabba svar

Kan jag fakturera i en annan valuta än pund? Ja, men en momsfaktura i Storbritannien måste visa det totala momsbeloppet i pund, så omräkna momsbeloppet.

Behöver jag en signatur på en faktura? Reglerna ovan kräver ingen. Kontrollera vad kundens ekonomiavdelning begär.

Räcker det med en förseningsavgift i avtalet? Ett avtal kan ange en egen påföljd för sen betalning i stället för lagstadgad ränta, men en symbolisk sats kanske inte räknas. Kontrollera formuleringen innan du förlitar dig på den.