ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง เพื่อให้ได้รับเงินตรงเวลา

ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระตรงเวลาจะระบุชัดเจนว่าใครเรียกเก็บเงินจากใคร เรียกเก็บเพื่ออะไร จำนวนเท่าไร และต้องชำระเมื่อไรและอย่างไร ได้แก่ ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ ชื่อลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ รายละเอียดสินค้าหรือบริการแยกรายการพร้อมจำนวนและราคา ยอดรวมพร้อมภาษี (ถ้ามี) วันครบกำหนดชำระ และข้อมูลการชำระเงิน ในสหราชอาณาจักร ธุรกิจที่จดทะเบียน VAT ต้องแสดงข้อมูล VAT ด้วย ส่วนในสหรัฐฯ ไม่มีรูปแบบใบแจ้งหนี้มาตรฐานระดับรัฐบาลกลางเพียงแบบเดียว แต่รายการข้างต้นคือแนวทางปฏิบัติที่ใช้กันทั่วไป

เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ต้องการใบแจ้งหนี้ภายใน 5 นาทีใช้ฟรี

สหราชอาณาจักร: กฎหมายกำหนดอะไรไว้

เอกสาร VAT Notice 700/21 ของ HMRC ระบุว่าใบกำกับภาษีต้องแสดงข้อมูลอะไรบ้าง ใบกำกับภาษีฉบับเต็มต้องมี

• เลขลำดับที่ระบุเอกสารแต่ละฉบับได้โดยเฉพาะ
• เวลาที่มีการจัดหาสินค้าหรือบริการ และวันที่ออกเอกสาร หากต่างกัน
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขทะเบียน VAT ของคุณ
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และจำนวน
• ราคาต่อหน่วย อัตรา VAT และยอดที่ต้องชำระก่อนรวม VAT
• ยอดรวมที่ต้องชำระก่อนรวม VAT อัตราส่วนลดเงินสด (ถ้ามี) และยอด VAT รวมเป็นปอนด์สเตอร์ลิง

สำหรับการขายที่มียอดรวม VAT ไม่เกิน £250 สามารถใช้ใบกำกับภาษีแบบย่อได้ ซึ่งต้องมีชื่อ ที่อยู่ และเลข VAT ของคุณ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และสำหรับแต่ละอัตรา VAT ให้แสดงยอดรวมพร้อม VAT และอัตราที่เรียกเก็บ รายการที่ได้รับการยกเว้นภาษีไม่ต้องแสดง หากยอดเกิน £250 คุณต้องใช้ใบกำกับภาษีฉบับเต็ม หรือใบกำกับภาษีแบบปรับปรุงที่แสดงยอดรวม VAT

หากคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT คุณจะเรียกเก็บ VAT หรือแสดงเลข VAT ไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้ยังควรแสดงข้อมูลของคุณ รายละเอียด ยอดรวม และเงื่อนไขการชำระเงิน

อัตรา VAT มาตรฐานของสหราชอาณาจักรคือ 20% และมีอัตรา 5% กับ 0% สำหรับสินค้าและบริการบางประเภท ก่อนออกใบแจ้งหนี้ โปรดตรวจสอบอัตราปัจจุบันบนเว็บไซต์ GOV.UK

สหรัฐฯ: ไม่มีรูปแบบมาตรฐานเดียว

สหรัฐฯ ไม่มีแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ระดับรัฐบาลกลาง กรมสรรพากรสหรัฐ (IRS) ให้ผู้เสียภาษีเก็บบันทึกที่รองรับรายได้ของตน และใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในเอกสารประกอบที่ระบุไว้ใน Publication 583 ภาษีการขายกำหนดโดยแต่ละรัฐ ดังนั้นบรรทัดภาษีจึงขึ้นอยู่กับสถานที่ขายและที่ตั้งของลูกค้า

ในทางปฏิบัติ ฟรีแลนซ์ในสหรัฐฯ มักใส่ข้อมูลเดียวกับรายการของสหราชอาณาจักร ได้แก่ ชื่อธุรกิจและที่อยู่ ชื่อลูกค้า ใบแจ้งหนี้ที่มีเลขกำกับ วันที่ บริการและจำนวนเงิน ภาษีการขาย (ถ้ามี) แยกเป็นอีกบรรทัด ยอดรวม วันครบกำหนดชำระ และข้อมูลการชำระเงิน

การตั้งเลขที่

ใช้ลำดับเลขเดียวสำหรับใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ เช่น INV-0001, INV-0002 และต่อไปเรื่อย ๆ อย่านำเลขเดิมมาใช้ซ้ำ หากยกเลิกใบแจ้งหนี้ ให้เก็บเลขนั้นไว้และทำเครื่องหมายว่ายกเลิกแล้ว กฎเลขลำดับใน UK มีไว้เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ทุกใบ และหากเลขขาดหายหรือซ้ำกัน การตรวจสอบจะยากขึ้น

ตัวอย่างการคำนวณพร้อม VAT

สมมติว่าคุณออกแบบเว็บไซต์ในราคา £800 และให้บริการโฮสติ้ง 12 เดือนในราคา £200 รายการทั้งสองเสียภาษีในอัตรามาตรฐาน 20%

รายการ	จำนวนเงิน (£)
ออกแบบเว็บไซต์	800.00
โฮสติ้ง 12 เดือน	200.00
รวมก่อน VAT	1,000.00
VAT 20%	200.00
ยอดที่ต้องชำระ	1,200.00

VAT คือ 1,000 × 0.20 = 200 และยอดรวมคือ 1,200 เครื่องคำนวณ VAT ทำการคำนวณแบบเดียวกันได้ทั้งสองทิศทาง จึงช่วยตรวจสอบราคาที่รวม VAT มาแล้วได้

เงื่อนไขการชำระเงิน

ควรเขียนวันครบกำหนดชำระลงในใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่เขียนแค่คำว่า "net 30" เพียงอย่างเดียว "ครบกำหนดภายใน 30 วันนับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ คือวันที่ 9 ธันวาคม 2026" ชัดเจนกว่า "net 30" เฉย ๆ เงื่อนไข net 14 และ net 30 เป็นที่นิยม และคุณเป็นผู้เลือกได้หากตกลงกับลูกค้าแล้ว

ในสหราชอาณาจักร Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ครอบคลุมการชำระเงินระหว่างธุรกิจ หากไม่ได้ตกลงวันชำระไว้ ถือว่าการชำระล่าช้าเมื่อพ้น 30 วันหลังลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ หรือพ้น 30 วันหลังคุณส่งมอบสินค้าหรือบริการ แล้วแต่วันใดจะช้ากว่า GOV.UK ระบุว่า ระยะเวลาการชำระที่ตกลงกันโดยทั่วไปต้องไม่เกิน 60 วันสำหรับธุรกรรมระหว่างธุรกิจ และระยะเวลาที่ยาวกว่านั้นต้องเป็นธรรมต่อทั้งสองฝ่าย

ดอกเบี้ยและค่าชดเชยเมื่อชำระล่าช้า (สหราชอาณาจักร)

ภายใต้กฎหมายฉบับเดียวกัน หนี้ทางธุรกิจที่ค้างชำระจะมีดอกเบี้ยตามกฎหมายในอัตรา 8 จุดเปอร์เซ็นต์เหนืออัตราดอกเบี้ยนโยบายของธนาคารแห่งอังกฤษ พร้อมค่าดำเนินการทวงถามจำนวนคงที่ ค่าดำเนินการคงที่คือ £40 สำหรับหนี้ต่ำกว่า £1,000, £70 สำหรับหนี้ตั้งแต่ £1,000 ถึง £9,999.99 และ £100 สำหรับหนี้ตั้งแต่ £10,000 ขึ้นไป ควรตรวจสอบอัตราดอกเบี้ยนโยบายปัจจุบันและหน้าเว็บ GOV.UK ก่อนใช้ตัวเลขเหล่านี้ เพราะอัตราดอกเบี้ยนโยบายมีการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างประกอบ สมมติว่าใบแจ้งหนี้ £2,000 ค้างชำระมา 60 วัน และอัตรารวมเท่ากับ 12% (อัตราดอกเบี้ยนโยบาย 4% บวก 8 จุด ซึ่งกำหนดขึ้นสำหรับตัวอย่างนี้) ดอกเบี้ยคือ 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = £39.45 บวกค่าดำเนินการคงที่ £70 รวมเป็น £109.45 กฎหมายนี้ไม่ใช้กับผู้บริโภค จึงเป็นกฎสำหรับธุรกรรมระหว่างธุรกิจเท่านั้น

ติดตามตามกำหนดการ

ส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF และใส่เลขใบแจ้งหนี้ไว้ในหัวข้ออีเมล ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เช่น INV-0042 ชื่อลูกค้า จะได้หาเจอง่าย จากนั้น

1. ตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินล่วงหน้าไม่กี่วันก่อนวันครบกำหนด โดยใช้เครื่องสร้างไฟล์กิจกรรมปฏิทิน แล้วส่งข้อความสั้น ๆ ถึงลูกค้า
2. ในวันครบกำหนด ตรวจสอบว่าได้รับเงินแล้วหรือยัง หากยังไม่ได้รับ ให้ส่งข้อความทวงถามที่ระบุเลขใบแจ้งหนี้และจำนวนเงิน
3. หนึ่งสัปดาห์หลังวันครบกำหนด ส่งข้อความที่หนักแน่นขึ้น ระบุวันที่ชำระเงินและดอกเบี้ยที่คุณมีสิทธิ์เรียกเก็บ

คำตอบสั้น ๆ

ออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่ปอนด์ได้ไหม ได้ แต่ใบกำกับภาษี VAT ของสหราชอาณาจักรต้องแสดงยอด VAT รวมเป็นปอนด์สเตอร์ลิง จึงต้องแปลงยอด VAT เป็นปอนด์ด้วย

ใบแจ้งหนี้ต้องมีลายเซ็นหรือไม่ กฎข้างต้นไม่ได้กำหนดให้ต้องมี ควรตรวจสอบว่าฝ่ายบัญชีของลูกค้าต้องการอะไรบ้าง

การระบุค่าปรับชำระล่าช้าไว้ในสัญญาเพียงพอหรือไม่ สัญญาสามารถกำหนดวิธีแก้ไขเมื่อชำระล่าช้าของตนเองแทนดอกเบี้ยตามกฎหมายได้ แต่อัตราที่เป็นเพียงสัญลักษณ์อาจไม่นับเป็นผล จึงควรตรวจสอบถ้อยคำในสัญญาก่อนนำไปใช้