Hvad skal med på fakturaen, så du får betalt til tiden

En faktura, der bliver betalt til tiden, viser, hvem der opkræver hvad af hvem, for hvad, hvor meget og hvornår og hvordan der skal betales: dit navn og dine kontaktoplysninger, kundens navn, et unikt fakturanummer, datoen, en specificeret beskrivelse med mængder og priser, totalen med eventuel moms, forfaldsdatoen og betalingsoplysningerne. I Storbritannien skal en virksomhed, der er momsregistreret, også vise momsoplysninger. I USA findes der ikke ét fælles føderalt fakturaformat, men listen ovenfor er almindelig praksis.

FakturageneratorBrug for en faktura på fem minutterPrøv gratis

Storbritannien: hvad loven kræver

HMRC's VAT Notice 700/21 beskriver, hvad en momsfaktura skal vise. En fuld momsfaktura skal indeholde:

• et løbenummer, der entydigt identificerer dokumentet
• leveringstidspunktet og udstedelsesdatoen, hvis den er en anden
• dit navn, din adresse og dit momsregistreringsnummer
• din kundes navn og adresse
• en beskrivelse af varerne eller ydelserne og mængden
• enhedsprisen, momssatsen og beløbet, der skal betales ekskl. moms
• det samlede beløb ekskl. moms, eventuel kontantrabatsats og den samlede moms i pund sterling

Ved salg til 250 £ eller mindre inkl. moms må der bruges en forenklet faktura. Den skal indeholde dit navn, din adresse og dit momsnummer, en beskrivelse og for hver momssats totalen inkl. moms og den anvendte sats. Momsfritagne leverancer udelades. Over 250 £ skal du bruge en fuld momsfaktura eller en modificeret faktura, der viser værdier inkl. moms.

Hvis du ikke er momsregistreret, må du ikke opkræve moms eller vise et momsnummer. Fakturaen bør stadig vise dine oplysninger, beskrivelsen, totalen og betalingsbetingelserne.

Den almindelige momssats i Storbritannien er 20 %, med satser på 5 % og 0 % for nogle varer og ydelser. Tjek de aktuelle satser på GOV.UK, før du sender en faktura.

USA: intet fælles format

USA har ingen føderal fakturablanket. IRS forventer, at du opbevarer optegnelser, der dokumenterer din indtægt, og fakturaer er blandt de dokumenter, som IRS nævner i Publication 583. Salgsskat (sales tax) fastsættes af hver enkelt stat, så skattelinjen afhænger af, hvor salget foretages, og hvor kunden befinder sig.

I praksis tager amerikanske freelancere de samme felter med som på den britiske liste: deres virksomhedsnavn og adresse, kundens navn, et nummereret fakturanummer, datoen, ydelsen og beløbet, eventuel salgsskat som en separat linje, totalen samt forfaldsdato og betalingsoplysninger.

Nummerering

Brug én nummerserie for alle fakturaer, for eksempel INV-0001, INV-0002 og så videre. Genbrug aldrig et nummer. Hvis du annullerer en faktura, beholder du dens nummer og markerer den som annulleret. Reglen om løbenumre i Storbritannien findes, så hver faktura kan spores, og et hul eller et dublet gør det sværere at kontrollere.

Et regneeksempel med moms

Lad os sige, at du designer en hjemmeside for 800 £ og leverer hosting i 12 måneder for 200 £. Begge dele er momspligtige med 20 %.

Post	Beløb (£)
Webdesign	800.00
Hosting, 12 måneder	200.00
Subtotal, ekskl. moms	1,000.00
Moms med 20 %	200.00
Samlet at betale	1,200.00

Momsen er 1.000 × 0,20 = 200, og totalen er 1.200. Momsberegneren laver den samme udregning begge veje, så du kan kontrollere en pris, der allerede inkluderer moms.

Betalingsbetingelser

Skriv forfaldsdatoen på fakturaen, ikke kun en betegnelse som "netto 30". "Forfalder 30 dage efter fakturadatoen, senest 9. december 2026" er tydeligere end "netto 30" alene. Netto 14 og netto 30 er almindelige, og valget er dit, hvis du har aftalt det med kunden.

I Storbritannien dækker Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 betalinger mellem virksomheder. Hvis der ikke er aftalt en betalingsdato, er en betaling forsinket 30 dage efter, at kunden har modtaget fakturaen, eller 30 dage efter, at du har leveret varen eller ydelsen, alt efter hvad der er senest. GOV.UK oplyser, at aftalte betalingsfrister normalt skal ligge inden for 60 dage ved handler mellem virksomheder, og at længere frister skal være rimelige for begge parter.

Morarenter og kompensation (Storbritannien)

Efter samme lov bærer forfaldne gæld mellem virksomheder lovbestemt rente på 8 procentpoint over Bank of Englands basisrente, plus et fast beløb til dækning af inddrivelsesomkostninger. Det faste beløb er 40 £ for gæld under 1.000 £, 70 £ for gæld fra 1.000 £ til 9.999,99 £ og 100 £ for gæld på 10.000 £ eller mere. Tjek den aktuelle basisrente og GOV.UK-siderne, før du regner med disse tal, for basisrenten ændrer sig.

Som illustration: Antag en faktura på 2.000 £, der er 60 dage forfalden, og at den samlede rente er 12 % (en basisrente på 4 % plus 8 procentpoint, begge antaget til dette eksempel). Renten er 2.000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 £, plus det faste beløb på 70 £, i alt 109,45 £. Loven gælder ikke for forbrugere, så dette er en regel mellem virksomheder.

Følg op efter en plan

Send fakturaen som PDF med fakturanummeret i emnefeltet. Brug et tydeligt filnavn, for eksempel INV-0042 kundenavn, så den er let at finde. Derefter:

1. Sæt en kalenderpåmindelse nogle dage før forfaldsdatoen med Kalenderbegivenhedsgeneratoren, og send en kort besked.
2. På forfaldsdatoen kontrollerer du, at betalingen er kommet ind. Hvis den ikke er, sender du en rykker, der angiver fakturanummeret og beløbet.
3. En uge efter forfaldsdatoen sender du en mere bestemt besked, der angiver betalingsdatoen og den eventuelle rente, du har ret til at kræve.

Hurtige svar

Kan jeg fakturere i en anden valuta end pund? Ja, men en britisk momsfaktura skal vise den samlede moms i pund sterling, så omregn momsbeløbet.

Skal der være en underskrift på en faktura? Reglerne ovenfor kræver ingen. Tjek, hvad din kundes regnskabsafdeling beder om.

Er et gebyr for sen betaling i kontrakten nok? En kontrakt kan fastsætte sin egen løsning ved for sen betaling i stedet for den lovbestemte rente, men en symbolsk sats tæller muligvis ikke. Tjek formuleringen, før du stoler på den.