Cosa scrivere in una fattura per essere pagati in tempo

Una fattura pagata in tempo indica chi addebita cosa a chi, per quale motivo, quanto e quando e come pagare: il tuo nome e i tuoi recapiti, il nome del cliente, un numero di fattura univoco, la data, la descrizione delle voci con quantità e prezzi, il totale con eventuali imposte, la scadenza e le coordinate per il pagamento. Nel Regno Unito, un'attività registrata ai fini IVA deve inoltre riportare i dati IVA. Negli Stati Uniti non esiste un unico formato federale per le fatture, ma l'elenco sopra è la prassi più diffusa.

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Regno Unito: cosa richiede la legge

La VAT Notice 700/21 di HMRC stabilisce cosa deve indicare una fattura IVA. Una fattura IVA completa deve contenere:

• un numero progressivo che identifichi in modo univoco il documento
• la data di effettuazione dell'operazione e la data di emissione, se diversa
• il tuo nome, indirizzo e numero di registrazione IVA
• il nome e l'indirizzo del cliente
• la descrizione dei beni o dei servizi e la quantità
• il prezzo unitario, l'aliquota IVA e l'importo imponibile al netto dell'IVA
• il totale da pagare al netto dell'IVA, l'eventuale aliquota dello sconto cassa e l'IVA totale in sterline

Per una vendita di 250 £ o meno IVA inclusa è ammessa una fattura semplificata. Deve riportare il tuo nome, l'indirizzo e il numero IVA, una descrizione e, per ciascuna aliquota IVA, il totale IVA inclusa e l'aliquota applicata. Le operazioni esenti vanno omesse. Oltre i 250 £ serve una fattura IVA completa oppure una fattura modificata che indichi i valori IVA inclusa.

Se non sei registrato ai fini IVA, non puoi addebitare l'IVA né indicare un numero IVA. La fattura deve comunque riportare i tuoi dati, la descrizione, il totale e i termini di pagamento.

L'aliquota IVA ordinaria nel Regno Unito è il 20%, con aliquote del 5% e dello 0% per alcuni beni e servizi. Verifica le aliquote aggiornate su GOV.UK prima di emettere la fattura.

Stati Uniti: nessun formato unico

Gli Stati Uniti non hanno un modello federale di fattura. L'IRS si aspetta che tu conservi i documenti che giustificano i tuoi redditi, e tra questi le fatture figurano nella Publication 583. L'imposta sulle vendite è stabilita da ciascuno stato, quindi la riga delle imposte dipende da dove avviene la vendita e da dove si trova il cliente.

In pratica, i freelance statunitensi includono gli stessi campi dell'elenco britannico: il nome e l'indirizzo della loro attività, il nome del cliente, una fattura numerata, la data, il servizio e l'importo, l'eventuale sales tax su una riga separata, il totale, la scadenza e i dati per il pagamento.

Numerazione

Usa un'unica sequenza per tutte le fatture, per esempio INV-0001, INV-0002, e così via. Non riutilizzare mai un numero. Se annulli una fattura, conserva il suo numero e contrassegnala come annullata. La regola britannica sul numero progressivo serve a rendere ogni fattura tracciabile, e un salto o un duplicato rende il controllo più difficile.

Un esempio svolto con l'IVA

Supponiamo che tu progetti un sito web per 800 £ e fornisca l'hosting per 12 mesi a 200 £. Entrambe le voci sono soggette all'aliquota ordinaria del 20%.

Voce	Importo (£)
Progettazione sito web	800.00
Hosting, 12 mesi	200.00
Subtotale, IVA esclusa	1,000.00
IVA al 20%	200.00
Totale da pagare	1,200.00

L'IVA è 1.000 × 0,20 = 200, e il totale è 1.200. Il Calcolatore IVA fa lo stesso calcolo in entrambe le direzioni, così puoi verificare un prezzo che include già l'IVA.

Termini di pagamento

Scrivi la data di scadenza sulla fattura, non solo un termine come "net 30". "Da pagare entro 30 giorni dalla data della fattura, entro il 9 dicembre 2026" è più chiaro di "net 30" da solo. Net 14 e net 30 sono comuni, e la scelta è tua se la concordi con il cliente.

Nel Regno Unito, il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 regola i pagamenti tra imprese. Se non è stata concordata una data di pagamento, il pagamento è in ritardo di 30 giorni dalla ricezione della fattura da parte del cliente, oppure di 30 giorni dalla consegna dei beni o dei servizi, se questa data è successiva. GOV.UK precisa che i termini di pagamento concordati devono di norma rientrare entro 60 giorni nelle operazioni tra imprese, e che termini più lunghi devono essere equi per entrambe le parti.

Interessi di mora e risarcimento (Regno Unito)

In base alla stessa legge, i debiti commerciali scaduti maturano interessi legali pari a 8 punti percentuali sopra il tasso di riferimento della Bank of England, più una somma fissa per le spese di recupero. La somma fissa è di 40 £ per debiti inferiori a 1.000 £, di 70 £ per debiti da 1.000 £ a 9.999,99 £, e di 100 £ per debiti pari o superiori a 10.000 £. Verifica il tasso di riferimento attuale e le pagine di GOV.UK prima di basarti su questi importi, perché il tasso cambia.

A titolo di esempio, supponi che una fattura da 2.000 £ sia scaduta da 60 giorni e che il tasso complessivo sia del 12% (un tasso di riferimento del 4% più 8 punti, entrambi ipotizzati per questo esempio). Gli interessi sono 2.000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 £, più la somma fissa di 70 £, per un totale di 109,45 £. La legge non si applica ai consumatori, quindi si tratta di una regola tra imprese.

Sollecita secondo un calendario

Invia la fattura in PDF, con il numero di fattura nell'oggetto dell'email. Usa un nome di file chiaro, come INV-0042 nome cliente, così è facile da trovare. Poi:

1. Imposta un promemoria nel calendario qualche giorno prima della scadenza, usando il creatore di eventi di calendario, e invia un breve messaggio.
2. Il giorno della scadenza, verifica che il pagamento sia arrivato. In caso contrario, invia un sollecito che citi il numero di fattura e l'importo.
3. Una settimana dopo la scadenza, invia un messaggio più deciso che indichi la data di pagamento e gli eventuali interessi che hai diritto di richiedere.

Risposte rapide

Posso emettere la fattura in una valuta diversa dalla sterlina? Sì, ma una fattura IVA del Regno Unito deve indicare l'IVA totale in sterline, quindi converti l'importo dell'IVA.

Serve una firma sulla fattura? Le regole sopra non la richiedono. Verifica cosa chiede l'ufficio contabilità del tuo cliente.

Basta una penale per ritardo nel contratto? Un contratto può prevedere un proprio rimedio per il ritardo di pagamento al posto degli interessi legali, ma un tasso simbolico potrebbe non essere considerato valido. Controlla la formulazione prima di farvi affidamento.