Τι πρέπει να έχει ένα τιμολόγιο για να πληρωθείτε στην ώρα σας

Ένα τιμολόγιο που πληρώνεται στην ώρα του δείχνει ποιος χρεώνει ποιον, για τι, πόσο, και πότε και πώς πρέπει να πληρωθεί: το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, το όνομα του πελάτη σας, έναν μοναδικό αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία, αναλυτική περιγραφή με ποσότητες και τιμές, το σύνολο με τυχόν φόρο, την ημερομηνία λήξης και τα στοιχεία πληρωμής. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, μια επιχείρηση που είναι εγγεγραμμένη για ΦΠΑ πρέπει επιπλέον να αναγράφει τα στοιχεία ΦΠΑ. Στις ΗΠΑ δεν υπάρχει ένα ενιαίο ομοσπονδιακό πρότυπο τιμολογίου, αλλά η παραπάνω λίστα είναι η συνηθισμένη πρακτική.

Δημιουργός τιμολογίωνΧρειάζομαι τιμολόγιο σε πέντε λεπτάΚάντε το δωρεάν

Το Ηνωμένο Βασίλειο: τι απαιτεί ο νόμος

Το VAT Notice 700/21 της HMRC ορίζει τι πρέπει να δείχνει ένα τιμολόγιο ΦΠΑ. Ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να περιλαμβάνει:

• αριθμό σε σειρά που ταυτοποιεί μοναδικά το έγγραφο
• την ημερομηνία παροχής και την ημερομηνία έκδοσης, αν είναι διαφορετική
• το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό εγγραφής ΦΠΑ σας
• το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη σας
• περιγραφή των αγαθών ή των υπηρεσιών και την ποσότητα
• τη τιμή μονάδας, το συντελεστή ΦΠΑ και το ποσό που οφείλεται χωρίς ΦΠΑ
• το σύνολο που οφείλεται χωρίς ΦΠΑ, τυχόν συντελεστή έκπτωσης για μετρητοίς και το συνολικό ΦΠΑ σε στερλίνες

Για πώληση £250 ή λιγότερο με ΦΠΑ, επιτρέπεται απλοποιημένο τιμολόγιο. Χρειάζεται το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ σας, μια περιγραφή και, για κάθε συντελεστή ΦΠΑ, το σύνολο με ΦΠΑ και τον συντελεστή που εφαρμόστηκε. Οι απαλλαγμένες παροχές δεν περιλαμβάνονται. Πάνω από £250 χρειάζεστε πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ ή τροποποιημένο τιμολόγιο που δείχνει αξίες με ΦΠΑ.

Αν δεν είστε εγγεγραμμένοι για ΦΠΑ, δεν μπορείτε να χρεώσετε ΦΠΑ ούτε να αναγράψετε αριθμό ΦΠΑ. Το τιμολόγιο πρέπει παρ' όλα αυτά να δείχνει τα στοιχεία σας, την περιγραφή, το σύνολο και τους όρους πληρωμής.

Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι 20%, με συντελεστές 5% και 0% για ορισμένα αγαθά και υπηρεσίες. Ελέγξτε τους ισχύοντες συντελεστές στο GOV.UK πριν εκδώσετε τιμολόγιο.

Οι ΗΠΑ: χωρίς ενιαίο πρότυπο

Οι Ηνωμένες Πολιτείες δεν έχουν ομοσπονδιακό έντυπο τιμολογίου. Η IRS αναμένει να κρατάτε αρχεία που τεκμηριώνουν το εισόδημά σας, και τα τιμολόγια είναι μεταξύ των δικαιολογητικών που αναφέρει στη Publication 583. Ο φόρος πωλήσεων ορίζεται από κάθε πολιτεία, οπότε η γραμμή φόρου εξαρτάται από το πού γίνεται η πώληση και πού βρίσκεται ο πελάτης.

Στην πράξη, οι ελεύθεροι επαγγελματίες στις ΗΠΑ βάζουν τα ίδια πεδία με τη λίστα του Ηνωμένου Βασιλείου: την επωνυμία και τη διεύθυνση της επιχείρησής τους, το όνομα του πελάτη, ένα αριθμημένο τιμολόγιο, την ημερομηνία, την υπηρεσία και το ποσό, τυχόν φόρο πωλήσεων σε χωριστή γραμμή, το σύνολο και την ημερομηνία λήξης με τα στοιχεία πληρωμής.

Αρίθμηση

Χρησιμοποιήστε μία σειρά για όλα τα τιμολόγια, για παράδειγμα INV-0001, INV-0002 και ούτω καθεξής. Μην ξαναχρησιμοποιείτε αριθμό. Αν ακυρώσετε ένα τιμολόγιο, κρατήστε τον αριθμό του και σημειώστε ότι είναι ακυρωμένο. Ο κανόνας του Ηνωμένου Βασιλείου για αριθμό σε σειρά υπάρχει ώστε κάθε τιμολόγιο να μπορεί να εντοπιστεί, και ένα κενό ή διπλότυπο το κάνει πιο δύσκολο να ελεγχθεί.

Ένα παράδειγμα με ΦΠΑ

Ας πούμε ότι σχεδιάζετε μια ιστοσελίδα για £800 και παρέχετε φιλοξενία για 12 μήνες προς £200. Και τα δύο φορολογούνται με τον κανονικό συντελεστή 20%.

Γραμμή	Ποσό (£)
Σχεδιασμός ιστοσελίδας	800.00
Φιλοξενία, 12 μήνες	200.00
Υποσύνολο χωρίς ΦΠΑ	1,000.00
ΦΠΑ 20%	200.00
Σύνολο πληρωτέο	1,200.00

Ο ΦΠΑ είναι 1,000 × 0.20 = 200, και το σύνολο είναι 1,200. Ο Υπολογιστής ΦΠΑ κάνει την ίδια πράξη και προς τις δύο κατευθύνσεις, ώστε να ελέγξετε μια τιμή που έχει ήδη ΦΠΑ.

Όροι πληρωμής

Γράψτε την ημερομηνία λήξης πάνω στο τιμολόγιο, όχι μόνο έναν όρο όπως «net 30». Το «Due 30 days after the invoice date, by 9 December 2026» είναι πιο σαφές από το «net 30» μόνο του. Τα net 14 και net 30 είναι συνηθισμένα, και η επιλογή είναι δική σας αν τη συμφωνήσετε με τον πελάτη.

Στο Ηνωμένο Βασίλειο, ο νόμος Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 καλύπτει πληρωμές μεταξύ επιχειρήσεων. Αν δεν έχει συμφωνηθεί ημερομηνία πληρωμής, η πληρωμή θεωρείται καθυστερημένη 30 ημέρες μετά την παραλαβή του τιμολογίου από τον πελάτη ή 30 ημέρες μετά την παράδοση των αγαθών ή των υπηρεσιών, όποιο από τα δύο είναι αργότερο. Το GOV.UK αναφέρει ότι οι συμφωνημένες προθεσμίες πληρωμής πρέπει συνήθως να είναι εντός 60 ημερών για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, και οι μεγαλύτερες προθεσμίες πρέπει να είναι δίκαιες και για τις δύο επιχειρήσεις.

Τόκοι καθυστέρησης και αποζημίωση (Ηνωμένο Βασίλειο)

Βάσει του ίδιου νόμου, οι ληξιπρόθεσμες οφειλές μεταξύ επιχειρήσεων φέρουν νόμιμο τόκο 8 εκατοστιαίες μονάδες πάνω από το επιτόκιο βάσης της Τράπεζας της Αγγλίας, συν ένα σταθερό ποσό για έξοδα είσπραξης. Το σταθερό ποσό είναι £40 για οφειλές κάτω των £1,000, £70 για οφειλές από £1,000 έως £9,999.99 και £100 για οφειλές £10,000 ή περισσότερο. Ελέγξτε το τρέχον επιτόκιο βάσης και τις σελίδες του GOV.UK πριν βασιστείτε σε αυτά τα ποσά, επειδή το επιτόκιο βάσης αλλάζει.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένα τιμολόγιο £2,000 είναι ληξιπρόθεσμο κατά 60 ημέρες και το συνολικό επιτόκιο είναι 12% (επιτόκιο βάσης 4% συν 8 μονάδες, και τα δύο υποθετικά για αυτό το παράδειγμα). Ο τόκος είναι 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = £39.45, συν το σταθερό ποσό £70, σύνολο £109.45. Ο νόμος δεν ισχύει για καταναλωτές, οπότε πρόκειται για κανόνα μεταξύ επιχειρήσεων.

Παρακολουθήστε την πληρωμή με πρόγραμμα

Στείλτε το τιμολόγιο ως PDF, με τον αριθμό του τιμολογίου στο θέμα του email. Χρησιμοποιήστε ένα σαφές όνομα αρχείου, όπως INV-0042 όνομα πελάτη, ώστε να το βρίσκετε εύκολα. Έπειτα:

1. Ορίστε υπενθύμιση στο ημερολόγιο μερικές μέρες πριν από την ημερομηνία λήξης, με τη Δημιουργία συμβάντος ημερολογίου, και στείλτε ένα σύντομο μήνυμα.
2. Την ημέρα λήξης, ελέγξτε αν η πληρωμή έφτασε. Αν όχι, στείλτε υπενθύμιση που να αναφέρει τον αριθμό του τιμολογίου και το ποσό.
3. Μία εβδομάδα μετά τη λήξη, στείλτε πιο αυστηρό μήνυμα που να αναφέρει την ημερομηνία πληρωμής και τους τόκους που δικαιούστε να ζητήσετε.

Γρήγορες απαντήσεις

Μπορώ να εκδώσω τιμολόγιο σε νόμισμα διαφορετικό από τη λίρα; Ναι, αλλά ένα τιμολόγιο ΦΠΑ του Ηνωμένου Βασιλείου πρέπει να δείχνει το συνολικό ΦΠΑ σε στερλίνες, οπότε μετατρέψτε το ποσό του ΦΠΑ.

Χρειάζεται υπογραφή στο τιμολόγιο; Οι κανόνες που αναφέρθηκαν παραπάνω δεν την απαιτούν. Ελέγξτε τι ζητά η λογιστική ομάδα του πελάτη σας.

Αρκεί ένα πρόστιμο καθυστέρησης στο συμβόλαιο; Ένα συμβόλαιο μπορεί να ορίζει δικό του μέτρο για την καθυστερημένη πληρωμή αντί για τους νόμιμους τόκους, αλλά ένα συμβολικό ποσοστό ενδέχεται να μην μετράει. Ελέγξτε τη διατύπωση πριν βασιστείτε σε αυτήν.