Co umieścić na fakturze, żeby dostać zapłatę na czas

Faktura, która zostaje opłacona na czas, pokazuje, kto komu i za co płaci, ile, a także kiedy i jak zapłacić: Twoje imię i nazwisko (lub nazwę firmy) oraz dane kontaktowe, nazwę klienta, unikalny numer faktury, datę, szczegółowy opis z ilościami i cenami, sumę z ewentualnym podatkiem, termin płatności i dane do przelewu. W Wielkiej Brytanii firma zarejestrowana do VAT musi też podać dane VAT. W USA nie ma jednego federalnego formatu faktury, ale powyższa lista to powszechna praktyka.

Generator fakturPotrzebuję faktury w pięć minutZrób to za darmo

Wielka Brytania: czego wymaga prawo

Dokument HMRC VAT Notice 700/21 określa, co musi pokazywać faktura VAT. Pełna faktura VAT musi zawierać:

• kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje dokument
• czas dostawy oraz datę wystawienia, jeśli jest inna
• Twoje imię i nazwisko (nazwę), adres i numer rejestracyjny VAT
• nazwę i adres klienta
• opis towarów lub usług oraz ilość
• cenę jednostkową, stawkę VAT i kwotę należną bez VAT
• łączną kwotę należną bez VAT, stopę ewentualnego rabatu gotówkowego oraz łączną kwotę VAT w funtach

Dla sprzedaży do £250 włącznie (z VAT) dozwolona jest uproszczona faktura. Musi zawierać Twoją nazwę, adres i numer VAT, opis oraz, dla każdej stawki VAT, łączną kwotę brutto i zastosowaną stawkę. Dostawy zwolnione z VAT pomija się. Powyżej £250 potrzebna jest pełna faktura VAT albo faktura zmodyfikowana, pokazująca wartości z VAT wliczonym.

Jeśli nie jesteś zarejestrowany do VAT, nie możesz naliczać VAT ani podawać numeru VAT. Faktura powinna mimo to zawierać Twoje dane, opis, kwotę końcową i warunki płatności.

Standardowa stawka VAT w Wielkiej Brytanii to 20%, a dla niektórych towarów i usług obowiązują stawki 5% i 0%. Przed wystawieniem faktury sprawdź aktualne stawki na GOV.UK.

USA: brak jednego formatu

Stany Zjednoczone nie mają federalnego formularza faktury. IRS oczekuje, że będziesz prowadzić dokumentację potwierdzającą Twoje dochody, a faktury są wśród dokumentów, które wymienia w Publication 583. Podatek od sprzedaży ustala każdy stan, więc pozycja podatku zależy od tego, gdzie dokonano sprzedaży i gdzie mieszka klient.

W praktyce freelancerzy w USA podają te same pola co na brytyjskiej liście: nazwę i adres firmy, nazwę klienta, numerowaną fakturę, datę, usługę i kwotę, ewentualny podatek od sprzedaży jako osobną pozycję, sumę oraz termin płatności i dane do przelewu.

Numeracja

Stosuj jedną sekwencję dla wszystkich faktur, na przykład INV-0001, INV-0002 i tak dalej. Nie używaj numeru ponownie. Jeśli anulujesz fakturę, zachowaj jej numer i oznacz ją jako anulowaną. Brytyjska zasada kolejnego numerowania służy temu, by każdą fakturę dało się prześledzić, a luka lub duplikat utrudnia sprawdzenie.

Przykład z VAT

Załóżmy, że projektujesz stronę internetową za £800 i zapewniasz hosting na 12 miesięcy za £200. Obie pozycje są opodatkowane stawką 20%.

Pozycja	Kwota (£)
Projekt strony internetowej	800.00
Hosting, 12 miesięcy	200.00
Suma bez VAT	1,000.00
VAT 20%	200.00
Do zapłaty	1,200.00

VAT to 1,000 × 0.20 = 200, a suma to 1,200. Kalkulator VAT wykonuje to samo działanie w obie strony, więc możesz sprawdzić cenę, która już zawiera VAT.

Warunki płatności

Podaj termin płatności na fakturze, a nie tylko określenie w rodzaju „netto 30”. „Płatne w ciągu 30 dni od daty faktury, do 9 grudnia 2026” jest jaśniejsze niż samo „netto 30”. Terminy netto 14 i netto 30 są powszechne, a wybór należy do Ciebie, jeśli uzgodnisz go z klientem.

W Wielkiej Brytanii ustawa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 dotyczy płatności między firmami. Jeśli nie uzgodniono terminu płatności, płatność uznaje się za spóźnioną 30 dni po tym, jak klient otrzyma fakturę, albo 30 dni po dostarczeniu towaru lub usługi, w zależności od tego, który termin jest późniejszy. GOV.UK podaje, że uzgodnione terminy płatności w transakcjach biznesowych zwykle nie powinny przekraczać 60 dni, a dłuższe okresy muszą być uczciwe dla obu firm.

Odsetki za zwłokę i rekompensata (UK)

Na mocy tej samej ustawy przeterminowane długi między firmami podlegają odsetkom ustawowym w wysokości 8 punktów procentowych powyżej stopy bazowej Banku Anglii, plus stała opłata za koszty windykacji. Stała opłata wynosi £40 dla długów poniżej £1,000, £70 dla długów od £1,000 do £9,999.99 i £100 dla długów £10,000 lub więcej. Zanim oprzesz się na tych kwotach, sprawdź aktualną stopę bazową i strony GOV.UK, bo stopa bazowa się zmienia.

Dla przykładu: załóżmy, że faktura na £2,000 jest przeterminowana o 60 dni, a łączna stawka wynosi 12% (stopa bazowa 4% plus 8 punktów; obie wartości przyjęte na potrzeby tego przykładu). Odsetki to 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = £39.45, plus stała opłata £70, czyli łącznie £109.45. Ustawa nie dotyczy konsumentów, więc to zasada między firmami.

Przypominaj o płatności według harmonogramu

Wyślij fakturę w formacie PDF, a numer faktury umieść w temacie e-maila. Używaj czytelnej nazwy pliku, na przykład INV-0042 nazwa klienta, żeby łatwo ją znaleźć. Potem:

1. Ustaw przypomnienie w kalendarzu na kilka dni przed terminem płatności, korzystając z wydarzenia w kalendarzu, i wyślij krótką wiadomość.
2. W dniu płatności sprawdź, czy wpłata wpłynęła. Jeśli nie, wyślij przypomnienie z numerem faktury i kwotą.
3. Tydzień po terminie wyślij bardziej stanowczą wiadomość, w której podasz datę płatności i odsetki, których masz prawo dochodzić.

Szybkie odpowiedzi

Czy mogę wystawić fakturę w innej walucie niż funty? Tak, ale faktura VAT w Wielkiej Brytanii musi podawać łączną kwotę VAT w funtach, więc przelicz kwotę VAT.

Czy faktura musi być podpisana? Powyższe zasady tego nie wymagają. Sprawdź, czego oczekuje dział księgowy Twojego klienta.

Czy opłata za zwłokę zapisana w umowie wystarczy? Umowa może określić własne środki zaradcze za opóźnienie zamiast odsetek ustawowych, ale symboliczna stawka może nie zostać uznana. Zanim na tym polegasz, sprawdź brzmienie zapisu.