Что указать в счёте, чтобы вам заплатили вовремя

Счёт, по которому вовремя платят, показывает, кто и кому выставляет счёт, за что, на какую сумму и когда и как платить: ваше имя и контактные данные, имя клиента, уникальный номер счёта, дату, позиции с описанием, количеством и ценами, итог с учётом налога, срок оплаты и платёжные реквизиты. В Великобритании бизнес, зарегистрированный для уплаты НДС, также должен указать данные по НДС. В США единого федерального формата счёта нет, но перечень выше — распространённая практика.

Генератор счетовНужен счёт за пять минутСделать бесплатно

Великобритания: что требует закон

Уведомление HMRC по НДС 700/21 (VAT Notice 700/21) описывает, что должно быть в счёте-фактуре по НДС. Полный счёт-фактура должен содержать:

• последовательный номер, однозначно идентифицирующий документ
• время поставки, а также дату выставления, если она отличается
• ваше имя, адрес и регистрационный номер НДС
• имя и адрес клиента
• описание товаров или услуг и количество
• цену за единицу, ставку НДС и сумму к оплате без НДС
• итог к оплате без НДС, ставку любой скидки за наличный расчёт и общую сумму НДС в фунтах стерлингов

При продаже на сумму до 250 фунтов стерлингов включительно с НДС допускается упрощённый счёт. В нём нужны ваше имя, адрес и номер НДС, описание, а для каждой ставки НДС — итог с НДС и применённая ставка. Освобождённые от налога поставки не включаются. Для сумм свыше 250 фунтов нужен полный счёт-фактура или модифицированный счёт, в котором показаны суммы с НДС.

Если вы не зарегистрированы для уплаты НДС, вы не можете начислять НДС и указывать номер НДС. Счёт при этом всё равно должен содержать ваши данные, описание, итог и условия оплаты.

Стандартная ставка НДС в Великобритании — 20%, для некоторых товаров и услуг действуют ставки 5% и 0%. Перед выставлением счёта проверьте актуальные ставки на GOV.UK.

США: единого формата нет

В Соединённых Штатах нет федеральной формы счёта. IRS ожидает, что вы будете хранить записи, подтверждающие ваши доходы, и счета входят в число подтверждающих документов, которые перечислены в публикации 583 (Publication 583). Налог с продаж устанавливает каждый штат, поэтому строка с налогом зависит от того, где совершена продажа и где находится клиент.

На практике американские фрилансеры указывают те же поля, что и в британском списке: название и адрес бизнеса, имя клиента, номер счёта, дату, услугу и сумму, налог с продаж отдельной строкой, итог, срок оплаты и платёжные реквизиты.

Нумерация

Используйте одну последовательность для всех счетов, например INV-0001, INV-0002 и так далее. Не используйте номер повторно. Если вы отменяете счёт, сохраните его номер и пометьте как отменённый. Требование о последовательной нумерации в Великобритании нужно, чтобы любой счёт можно было проследить, а пропуск или дубль усложняет проверку.

Пример с НДС

Допустим, вы разрабатываете сайт за 800 фунтов и предоставляете хостинг на 12 месяцев за 200 фунтов. Оба пункта облагаются по ставке 20%.

Позиция	Сумма (£)
Разработка сайта	800.00
Хостинг, 12 месяцев	200.00
Итого без НДС	1,000.00
НДС 20%	200.00
Итого к оплате	1,200.00

НДС равен 1 000 × 0,20 = 200, итог — 1 200. Калькулятор НДС считает то же самое в обе стороны, так что можно проверить цену, которая уже включает НДС.

Сроки оплаты

Укажите срок оплаты в счёте конкретной датой, а не только формулировкой вроде «net 30». Запись «оплатить до 9 декабря 2026 года (в течение 30 дней с даты счёта)» понятнее, чем просто «net 30». Сроки net 14 и net 30 распространены, и выбор остаётся за вами, если вы согласовали его с клиентом.

В Великобритании Закон о задержке платежей по коммерческим долгам (процентах) 1998 года (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) касается платежей между предприятиями. Если дата оплаты не согласована, платёж считается просроченным через 30 дней после того, как клиент получил счёт, или через 30 дней после того, как вы поставили товар или оказали услугу, в зависимости от того, что наступило позже. GOV.UK сообщает, что согласованные сроки оплаты в деловых операциях обычно не должны превышать 60 дней, а более длинные сроки должны быть справедливыми для обеих сторон.

Проценты за просрочку и возмещение (Великобритания)

По тому же закону просроченные долги между предприятиями приносят законные проценты: 8 процентных пунктов сверх базовой ставки Банка Англии, а также фиксированную сумму на покрытие расходов на взыскание. Фиксированная сумма составляет 40 фунтов для долгов до 1 000 фунтов, 70 фунтов для долгов от 1 000 до 9 999,99 фунта и 100 фунтов для долгов от 10 000 фунтов. Перед тем как опираться на эти цифры, проверьте актуальную базовую ставку и страницы GOV.UK, поскольку базовая ставка меняется.

Для иллюстрации: пусть счёт на 2 000 фунтов просрочен на 60 дней, а общая ставка составляет 12% (базовая ставка 4% плюс 8 пунктов; обе цифры приняты для этого примера). Проценты равны 2 000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 фунта, плюс фиксированная сумма 70 фунтов, итого 109,45 фунта. Закон не распространяется на потребителей, так что это правило для отношений между предприятиями.

Напоминания по графику

Отправьте счёт в виде PDF, указав номер счёта в теме письма. Используйте понятное имя файла, например INV-0042 имя клиента, чтобы его было легко найти. Затем:

1. Поставьте напоминание в календаре за несколько дней до срока оплаты с помощью Событие для календаря и отправьте короткое сообщение.
2. В день срока проверьте, поступила ли оплата. Если нет, отправьте напоминание с номером счёта и суммой.
3. Через неделю после срока отправьте более твёрдое сообщение с указанием даты оплаты и процентов, которые вы вправе требовать.

Краткие ответы

Можно ли выставить счёт не в фунтах? Да, но счёт-фактура по НДС в Великобритании должен показывать общую сумму НДС в фунтах стерлингов, поэтому пересчитайте сумму НДС.

Нужна ли подпись на счёте? Правила выше её не требуют. Уточните, что просит бухгалтерия вашего клиента.

Достаточно ли штрафа за просрочку, указанного в договоре? Договор может установить собственные последствия просрочки вместо законных процентов, но символическая ставка может не засчитываться. Проверьте формулировку, прежде чем на неё полагаться.