Що має бути в рахунку, щоб вам вчасно заплатили

Рахунок, за яким вчасно платять, показує, хто кому виставляє рахунок, за що, на яку суму і коли та як оплатити: ваше ім'я та контакти, ім'я вашого клієнта, унікальний номер рахунку, дату, розбивку за позиціями з кількістю та цінами, загальну суму з податком, строк оплати та реквізити для оплати. У Великій Британії бізнес, зареєстрований як платник ПДВ, має також вказувати реквізити ПДВ. У США єдиного федерального формату рахунку немає, але наведений вище перелік є загальноприйнятою практикою.

Генератор рахунківПотрібен рахунок за п'ять хвилинБезкоштовно

Велика Британія: що вимагає закон

У документі HMRC VAT Notice 700/21 описано, що має містити рахунок-фактура з ПДВ. Повний рахунок з ПДВ повинен містити:

• послідовний номер, що однозначно ідентифікує документ
• час постачання та дату виписки, якщо вона відрізняється
• ваше ім'я, адресу та номер реєстрації платника ПДВ
• ім'я та адресу вашого клієнта
• опис товарів або послуг та кількість
• ціну за одиницю, ставку ПДВ і суму до оплати без ПДВ
• загальну суму до оплати без ПДВ, ставку знижки за оплату готівкою (якщо є) і загальну суму ПДВ у фунтах стерлінгів

За продаж на суму 250 фунтів стерлінгів або менше з ПДВ дозволено спрощений рахунок. Він має містити ваше ім'я, адресу та номер ПДВ, опис, а для кожної ставки ПДВ — загальну суму з ПДВ і застосовану ставку. Звільнені від оподаткування поставки не вказуються. Понад 250 фунтів вам потрібен повний рахунок з ПДВ або змінений рахунок, де показано суми з ПДВ.

Якщо ви не зареєстровані як платник ПДВ, ви не можете нараховувати ПДВ або вказувати номер ПДВ. Рахунок усе одно має містити ваші реквізити, опис, загальну суму та умови оплати.

Стандартна ставка ПДВ у Великій Британії становить 20%, а для деяких товарів і послуг діють ставки 5% і 0%. Перш ніж виставляти рахунок, перевірте чинні ставки на GOV.UK.

США: єдиного формату немає

У Сполучених Штатах немає федеральної форми рахунку. IRS очікує, що ви ведете записи, які підтверджують ваші доходи, і рахунки-фактури входять до підтверджувальних документів, перелічених у Publication 583. Податок з продажів встановлює кожен штат, тож рядок податку залежить від того, де відбувся продаж і де знаходиться клієнт.

На практиці фрилансери в США вказують ті самі поля, що й у британському переліку: назву та адресу бізнесу, ім'я клієнта, номерований рахунок, дату, послугу та суму, податок з продажів окремим рядком, загальну суму, а також строк оплати та реквізити.

Нумерація

Використовуйте одну послідовність для всіх рахунків, наприклад INV-0001, INV-0002 тощо. Не повторюйте номери. Якщо ви скасовуєте рахунок, залиште його номер і позначте як скасований. Правило послідовної нумерації у Великій Британії існує для того, щоб кожен рахунок можна було простежити, а пропуск або дубль ускладнює перевірку.

Приклад розрахунку з ПДВ

Припустімо, ви розробляєте сайт за 800 фунтів стерлінгів і надаєте хостинг на 12 місяців за 200 фунтів. Обидві позиції оподатковуються за стандартною ставкою 20%.

Позиція	Сума (£)
Розробка сайту	800.00
Хостинг, 12 місяців	200.00
Проміжна сума без ПДВ	1,000.00
ПДВ 20%	200.00
Загальна сума до оплати	1,200.00

ПДВ дорівнює 1,000 × 0.20 = 200, а загальна сума становить 1,200. Калькулятор ПДВ виконує той самий розрахунок в обидва боки, тож ви можете перевірити ціну, яка вже містить ПДВ.

Строки оплати

Вказуйте дату оплати в рахунку, а не лише формулу на кшталт «net 30». «Оплатити до 9 грудня 2026 року (30 днів від дати рахунку)» зрозуміліше, ніж лише «net 30». Строки net 14 і net 30 поширені, а вибір за вами, якщо ви погодили його з клієнтом.

У Великій Британії Закон про затримку платежів за комерційними боргами (відсотки) 1998 року поширюється на платежі між бізнесами. Якщо дату оплати не погоджено, платіж вважається простроченим через 30 днів після того, як клієнт отримав рахунок, або через 30 днів після того, як ви поставили товар чи надали послугу, залежно від того, що пізніше. GOV.UK зазначає, що погоджені строки оплати в діловій угоді зазвичай мають становити не більше 60 днів, а довші строки мають бути справедливими для обох сторін.

Пеня за прострочення та компенсація (Велика Британія)

Відповідно до того самого Закону, прострочені борги між бізнесами несуть законні відсотки в розмірі 8 відсоткових пунктів понад облікову ставку Банку Англії, а також фіксовану суму на покриття витрат на стягнення. Фіксована сума становить 40 фунтів для боргів до 1,000 фунтів, 70 фунтів для боргів від 1,000 до 9,999.99 фунта і 100 фунтів для боргів від 10,000 фунтів. Перш ніж покладатися на ці цифри, перевірте поточну облікову ставку та сторінки GOV.UK, адже облікова ставка змінюється.

Для прикладу припустімо, що рахунок на 2,000 фунтів прострочений на 60 днів, а загальна ставка становить 12% (облікова ставка 4% плюс 8 пунктів; обидві величини припущено для цього прикладу). Відсотки становлять 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = 39.45 фунта, плюс фіксована сума 70 фунтів, разом 109.45 фунта. Закон не поширюється на споживачів, тож це правило для відносин між бізнесами.

Нагадування за графіком

Надсилайте рахунок у PDF, а в темі листа вказуйте номер рахунку. Дайте файлу зрозуміле ім'я, наприклад INV-0042 ім'я клієнта, щоб його було легко знайти. Далі:

1. Поставте нагадування в календарі за кілька днів до строку оплати, скориставшись створенням календарних подій, і надішліть коротку записку.
2. У день оплати перевірте, чи надійшов платіж. Якщо ні, надішліть нагадування з номером рахунку та сумою.
3. Через тиждень після строку оплати надішліть жорсткіше повідомлення з датою платежу та відсотками, які ви маєте право стягнути.

Короткі відповіді

Чи можна виставити рахунок у валюті, відмінній від фунтів? Так, але рахунок з ПДВ у Великій Британії має показувати загальну суму ПДВ у фунтах стерлінгів, тож переведіть суму ПДВ.

Чи потрібен підпис на рахунку? Наведені вище правила його не вимагають. Уточніть, що просить бухгалтерія вашого клієнта.

Чи достатньо штрафу за прострочення, вказаного в договорі? Договір може встановлювати власні наслідки прострочення замість законних відсотків, але символічна ставка може не вважатися такою. Перевірте формулювання, перш ніж на нього покладатися.