Apa yang harus dicantumkan di faktur agar tagihan Anda cepat dibayar

Faktur yang dibayar tepat waktu menunjukkan siapa yang menagih, untuk apa, berapa jumlahnya, serta kapan dan bagaimana membayarnya: nama dan kontak Anda, nama pelanggan, nomor faktur yang unik, tanggal, rincian barang atau jasa dengan kuantitas dan harga satuan, total termasuk pajak jika ada, tanggal jatuh tempo, dan informasi pembayaran. Di Inggris, bisnis yang terdaftar sebagai wajib PPN juga harus mencantumkan detail PPN. Di AS tidak ada format faktur federal yang tunggal, tetapi daftar di atas adalah praktik yang umum.

Pembuat invoiceButuh invoice dalam lima menitPakai gratis

Inggris: yang disyaratkan undang-undang

VAT Notice 700/21 dari HMRC mengatur apa saja yang harus ada di faktur PPN. Faktur PPN lengkap harus memuat:

• nomor berurutan yang secara unik mengidentifikasi dokumen
• waktu penyerahan, dan tanggal penerbitan jika berbeda
• nama, alamat, dan nomor registrasi PPN Anda
• nama dan alamat pelanggan Anda
• deskripsi barang atau jasa, dan kuantitasnya
• harga satuan, tarif PPN, dan jumlah yang harus dibayar tanpa PPN
• total yang harus dibayar tanpa PPN, tarif diskon tunai jika ada, dan total PPN dalam poundsterling

Untuk penjualan £250 atau kurang termasuk PPN, faktur sederhana diperbolehkan. Faktur ini harus memuat nama, alamat, dan nomor PPN Anda, deskripsi, serta untuk setiap tarif PPN: total termasuk PPN dan tarif yang dikenakan. Penyerahan yang dibebaskan tidak perlu dicantumkan. Di atas £250 Anda memerlukan faktur PPN lengkap atau faktur yang dimodifikasi dan menampilkan nilai termasuk PPN.

Jika Anda tidak terdaftar sebagai wajib PPN, Anda tidak boleh memungut PPN atau mencantumkan nomor PPN. Faktur tetap harus memuat detail Anda, deskripsi, total, dan syarat pembayaran.

Tarif PPN standar di Inggris adalah 20%, dengan tarif 5% dan 0% untuk beberapa barang dan jasa. Periksa tarif terkini di GOV.UK sebelum menerbitkan faktur.

AS: tidak ada format tunggal

Amerika Serikat tidak memiliki formulir faktur federal. IRS mengharapkan Anda menyimpan catatan yang mendukung pendapatan Anda, dan faktur termasuk dokumen pendukung yang tercantum dalam Publication 583. Pajak penjualan ditetapkan oleh masing-masing negara bagian, sehingga baris pajak bergantung pada lokasi penjualan dan lokasi pelanggan.

Dalam praktiknya, freelancer di AS mencantumkan kolom yang sama dengan daftar Inggris: nama dan alamat usaha, nama klien, faktur bernomor, tanggal, layanan dan jumlahnya, pajak penjualan sebagai baris terpisah jika ada, total, serta tanggal jatuh tempo dan informasi pembayaran.

Penomoran

Gunakan satu urutan untuk semua faktur, misalnya INV-0001, INV-0002, dan seterusnya. Jangan memakai ulang nomor. Jika Anda membatalkan faktur, simpan nomornya dan tandai sebagai dibatalkan. Aturan nomor berurutan di Inggris ada agar setiap faktur dapat dilacak, dan celah atau nomor ganda membuat pemeriksaan jadi lebih sulit.

Contoh kerja dengan PPN

Misalkan Anda membuat desain situs web seharga £800 dan menyediakan hosting selama 12 bulan seharga £200. Keduanya dikenakan tarif standar 20%.

Baris	Jumlah (£)
Desain situs web	800.00
Hosting, 12 bulan	200.00
Subtotal, tanpa PPN	1,000.00
PPN 20%	200.00
Total yang harus dibayar	1,200.00

PPN adalah 1,000 × 0.20 = 200, dan totalnya adalah 1,200. Kalkulator PPN melakukan perhitungan yang sama ke dua arah, sehingga Anda bisa memeriksa harga yang sudah termasuk PPN.

Tenggat pembayaran

Tuliskan tanggal jatuh tempo di faktur, jangan hanya istilah seperti "net 30". "Jatuh tempo 30 hari setelah tanggal faktur, yaitu 9 Desember 2026" lebih jelas daripada "net 30" saja. Net 14 dan net 30 umum digunakan, dan pilihannya ada pada Anda jika disepakati dengan klien.

Di Inggris, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 mengatur pembayaran antarbisnis. Jika tidak ada tanggal pembayaran yang disepakati, pembayaran dianggap terlambat 30 hari setelah pelanggan menerima faktur, atau 30 hari setelah Anda menyerahkan barang atau jasa, mana yang lebih akhir. GOV.UK menyatakan bahwa jangka waktu pembayaran yang disepakati biasanya harus dalam 60 hari untuk transaksi bisnis, dan jangka waktu yang lebih panjang harus adil bagi kedua bisnis.

Bunga keterlambatan dan kompensasi (Inggris)

Berdasarkan undang-undang yang sama, utang bisnis yang jatuh tempo dikenakan bunga undang-undang sebesar 8 poin persentase di atas suku bunga dasar Bank of England, ditambah biaya tetap untuk penagihan. Biaya tetap adalah £40 untuk utang di bawah £1,000, £70 untuk utang dari £1,000 hingga £9,999.99, dan £100 untuk utang £10,000 atau lebih. Periksa suku bunga dasar terkini dan halaman GOV.UK sebelum mengandalkan angka-angka ini, karena suku bunga dasar berubah.

Sebagai ilustrasi, anggap faktur £2,000 telah lewat jatuh tempo 60 hari dan total tarifnya 12% (suku bunga dasar 4% ditambah 8 poin, keduanya diasumsikan untuk contoh ini). Bunga adalah 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = £39.45, ditambah biaya tetap £70, sehingga totalnya £109.45. Undang-undang ini tidak berlaku untuk konsumen, jadi ini adalah aturan bisnis-ke-bisnis.

Tindak lanjut sesuai jadwal

Kirim faktur dalam format PDF, dengan nomor faktur di subjek email. Gunakan nama file yang jelas, seperti INV-0042 nama klien, agar mudah ditemukan. Kemudian:

1. Atur pengingat kalender beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo, menggunakan pembuat acara kalender, dan kirim pesan singkat.
2. Pada tanggal jatuh tempo, periksa apakah pembayaran sudah masuk. Jika belum, kirim pengingat yang mencantumkan nomor faktur dan jumlahnya.
3. Seminggu setelah tanggal jatuh tempo, kirim pesan yang lebih tegas yang menyatakan tanggal pembayaran dan bunga apa pun yang berhak Anda tagih.

Jawaban singkat

Bisakah saya menagih dalam mata uang selain poundsterling? Bisa, tetapi faktur PPN Inggris harus mencantumkan total PPN dalam poundsterling, jadi konversikan jumlah PPN-nya.

Apakah faktur perlu tanda tangan? Aturan di atas tidak mewajibkannya. Periksa apa yang diminta tim akuntansi klien Anda.

Apakah denda keterlambatan dalam kontrak sudah cukup? Kontrak dapat menetapkan solusinya sendiri atas keterlambatan pembayaran sebagai pengganti bunga undang-undang, tetapi tarif yang hanya simbolis mungkin tidak dianggap sah. Periksa rumusan kalimatnya sebelum Anda mengandalkannya.