Ce qu'il faut mettre sur une facture pour être payé à temps

Une facture payée à temps indique qui facture qui, pour quoi, pour quel montant, et quand et comment payer : vos nom et coordonnées, le nom de votre client, un numéro de facture unique, la date, une description détaillée avec les quantités et les prix, le total avec les taxes éventuelles, la date d'échéance et les coordonnées de paiement. Au Royaume-Uni, une entreprise inscrite à la TVA doit aussi faire figurer les informations relatives à la TVA. Aux États-Unis, il n'existe pas de format de facture fédéral unique, mais la liste ci-dessus correspond aux pratiques courantes.

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Royaume-Uni : ce que dit la loi

La notice TVA 700/21 de HMRC précise ce que doit indiquer une facture de TVA. Une facture de TVA complète doit comporter :

• un numéro séquentiel qui identifie le document de manière unique
• la date de la livraison, et la date d'émission si elle est différente
• votre nom, votre adresse et votre numéro d'immatriculation à la TVA
• le nom et l'adresse de votre client
• une description des biens ou services, et la quantité
• le prix unitaire, le taux de TVA et le montant hors TVA
• le total hors TVA, le taux d'escompte éventuel, et le montant total de la TVA en livres sterling

Pour une vente de 250 £ ou moins TVA comprise, une facture simplifiée est admise. Elle doit comporter votre nom, votre adresse et votre numéro de TVA, une description, et, pour chaque taux de TVA, le total TVA comprise et le taux appliqué. Les opérations exonérées n'y figurent pas. Au-delà de 250 £, il faut une facture de TVA complète ou une facture modifiée affichant les montants TVA comprise.

Si vous n'êtes pas inscrit à la TVA, vous ne pouvez ni facturer la TVA ni afficher de numéro de TVA. La facture doit tout de même mentionner vos coordonnées, la description, le total et les conditions de paiement.

Le taux normal de TVA au Royaume-Uni est de 20 %, avec des taux de 5 % et 0 % pour certains biens et services. Vérifiez les taux en vigueur sur GOV.UK avant d'établir vos factures.

États-Unis : pas de format unique

Les États-Unis n'ont pas de formulaire de facture fédéral. L'IRS attend que vous conserviez des justificatifs de vos revenus, et les factures font partie des documents qu'il énumère dans la publication 583. La taxe de vente est fixée par chaque État, si bien que la ligne de taxe dépend du lieu de la vente et du lieu où se trouve le client.

En pratique, les indépendants américains reprennent les mêmes mentions que la liste britannique : le nom et l'adresse de leur entreprise, le nom du client, une facture numérotée, la date, la prestation et le montant, la taxe de vente sur une ligne séparée le cas échéant, le total, ainsi que la date d'échéance et les coordonnées de paiement.

Numérotation

Utilisez une seule suite pour toutes vos factures, par exemple INV-0001, INV-0002, et ainsi de suite. Ne réutilisez jamais un numéro. Si vous annulez une facture, conservez son numéro et indiquez-la comme annulée. La règle de numérotation séquentielle au Royaume-Uni existe pour que chaque facture puisse être retracée : un trou ou un doublon complique la vérification.

Exemple chiffré avec TVA

Supposons que vous conceviez un site web pour 800 £ et que vous assuriez son hébergement pendant 12 mois à 200 £. Les deux prestations sont soumises au taux normal de 20 %.

Poste	Montant (£)
Conception du site web	800.00
Hébergement, 12 mois	200.00
Sous-total hors TVA	1,000.00
TVA à 20 %	200.00
Total à payer	1,200.00

La TVA est de 1 000 × 0,20 = 200, et le total est de 1 200. Le Calculateur de TVA effectue le même calcul dans les deux sens, ce qui vous permet de vérifier un prix qui inclut déjà la TVA.

Conditions de paiement

Indiquez la date d'échéance sur la facture, et pas seulement une formule comme « net 30 ». « Due 30 days after the invoice date, by 9 December 2026 » est plus clair que « net 30 » seul. Les délais net 14 et net 30 sont courants, et le choix vous appartient si vous vous êtes mis d'accord avec le client.

Au Royaume-Uni, le Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 couvre les paiements entre entreprises. Si aucune date de paiement n'a été convenue, le paiement est en retard 30 jours après que le client a reçu la facture, ou 30 jours après la livraison des biens ou la réalisation de la prestation, selon la date la plus tardive. GOV.UK indique que les délais de paiement convenus doivent en général être de 60 jours au maximum pour les transactions entre entreprises, et que les délais plus longs doivent être équitables pour les deux parties.

Intérêts de retard et indemnité forfaitaire (Royaume-Uni)

En vertu de la même loi, les créances commerciales échues portent intérêt au taux légal, soit 8 points de pourcentage au-dessus du taux directeur de la Banque d'Angleterre, auquel s'ajoute une somme forfaitaire pour les frais de recouvrement. Cette somme est de 40 £ pour les créances inférieures à 1 000 £, de 70 £ pour les créances de 1 000 à 9 999,99 £, et de 100 £ pour les créances de 10 000 £ ou plus. Vérifiez le taux directeur en vigueur et les pages de GOV.UK avant de vous appuyer sur ces chiffres, car le taux directeur évolue.

À titre d'illustration, supposons une facture de 2 000 £ en retard de 60 jours, avec un taux total de 12 % (un taux directeur de 4 % plus 8 points, tous deux hypothétiques pour cet exemple). Les intérêts sont de 2 000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 £, auxquels s'ajoute la somme forfaitaire de 70 £, soit un total de 109,45 £. La loi ne s'applique pas aux consommateurs : il s'agit d'une règle entre professionnels.

Relancer selon un calendrier

Envoyez la facture au format PDF, avec le numéro de facture dans l'objet du courriel. Donnez au fichier un nom clair, comme INV-0042 nom du client, pour le retrouver facilement. Ensuite :

1. Programmez un rappel quelques jours avant la date d'échéance avec Événement de calendrier, et envoyez un court message.
2. À la date d'échéance, vérifiez que le paiement a bien été reçu. Sinon, envoyez une relance qui rappelle le numéro de facture et le montant.
3. Une semaine après la date d'échéance, envoyez un message plus ferme qui précise la date de paiement attendue et les intérêts que vous êtes en droit de réclamer.

Réponses rapides

Puis-je facturer dans une devise autre que la livre sterling ? Oui, mais une facture de TVA britannique doit indiquer le montant total de la TVA en livres sterling. Convertissez donc le montant de la TVA.

Une signature est-elle nécessaire sur une facture ? Les règles ci-dessus n'en exigent pas. Renseignez-vous sur ce que demande le service comptable de votre client.

Une pénalité de retard prévue au contrat suffit-elle ? Un contrat peut fixer son propre recours en cas de retard de paiement à la place des intérêts légaux, mais un taux symbolique peut ne pas être considéré comme valable. Vérifiez la formulation avant de vous y fier.