Qué poner en una factura para cobrar a tiempo

Una factura que se cobra a tiempo deja claro quién cobra a quién, por qué, cuánto y cuándo y cómo se paga: tu nombre y datos de contacto, el nombre de tu cliente, un número de factura único, la fecha, una descripción detallada con cantidades y precios, el total con los impuestos que correspondan, la fecha de vencimiento y los datos de pago. En Reino Unido, una empresa registrada a efectos de IVA también debe mostrar los datos del IVA. En EE. UU. no existe un formato federal único de factura, pero la lista anterior es la práctica habitual.

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Reino Unido: lo que exige la ley

La VAT Notice 700/21 de HMRC indica lo que debe mostrar una factura de IVA. Una factura completa de IVA necesita:

• un número secuencial que identifique de forma única el documento
• la fecha de la operación y, si es distinta, la fecha de emisión
• tu nombre, dirección y número de registro de IVA
• el nombre y la dirección de tu cliente
• una descripción de los bienes o servicios, y la cantidad
• el precio unitario, el tipo de IVA y el importe a pagar sin IVA
• el total a pagar sin IVA, el tipo de descuento por pronto pago, si lo hay, y el IVA total en libras esterlinas

En una venta de 250 £ o menos con IVA incluido, se permite una factura simplificada. Debe incluir tu nombre, dirección y número de IVA, una descripción y, para cada tipo de IVA, el total con IVA y el tipo aplicado. Las operaciones exentas no se incluyen. Por encima de 250 £ necesitas una factura completa de IVA o una factura modificada que muestre los valores con IVA incluido.

Si no estás registrado a efectos de IVA, no puedes cobrar IVA ni mostrar un número de IVA. La factura debe seguir mostrando tus datos, la descripción, el total y las condiciones de pago.

El tipo general de IVA en Reino Unido es del 20 %, con tipos del 5 % y del 0 % para algunos bienes y servicios. Consulta los tipos vigentes en GOV.UK antes de facturar.

EE. UU.: sin formato único

Estados Unidos no tiene un modelo federal de factura. El IRS espera que conserves registros que respalden tus ingresos, y las facturas están entre los documentos justificativos que enumera en la Publicación 583. El impuesto sobre ventas lo fija cada estado, así que la línea de impuestos depende del lugar donde se realiza la venta y del lugar donde está el cliente.

En la práctica, los autónomos en EE. UU. incluyen los mismos datos que la lista de Reino Unido: el nombre y la dirección de su negocio, el nombre del cliente, una factura numerada, la fecha, el servicio y el importe, el impuesto sobre ventas como línea aparte, el total, y la fecha de vencimiento con los datos de pago.

Numeración

Usa una sola serie para todas las facturas, por ejemplo INV-0001, INV-0002, y así sucesivamente. No reutilices ningún número. Si anulas una factura, conserva su número y márcala como anulada. La regla británica del número secuencial existe para que cada factura pueda rastrearse, y un hueco o un duplicado dificulta esa comprobación.

Un ejemplo resuelto con IVA

Imagina que diseñas una web por 800 £ y ofreces alojamiento durante 12 meses por 200 £. Ambos conceptos tributan al 20 %.

Concepto	Importe (£)
Diseño web	800.00
Alojamiento, 12 meses	200.00
Subtotal, sin IVA	1,000.00
IVA al 20 %	200.00
Total a pagar	1,200.00

El IVA es 1,000 × 0.20 = 200, y el total es 1,200. La Calculadora de IVA hace la misma operación en ambos sentidos, así que puedes comprobar un precio que ya incluye IVA.

Condiciones de pago

Escribe la fecha de vencimiento en la factura, no solo un plazo como "net 30". "Vence 30 días después de la fecha de factura, el 9 de diciembre de 2026" es más claro que "net 30" a secas. Los plazos de 14 y 30 días son habituales, y la elección es tuya si la acuerdas con el cliente.

En Reino Unido, la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 regula los pagos entre empresas. Si no se acuerda una fecha de pago, el pago se considera atrasado 30 días después de que el cliente reciba la factura, o 30 días después de que entregues los bienes o el servicio, lo que ocurra más tarde. GOV.UK indica que los plazos de pago acordados suelen deber estar dentro de 60 días en operaciones entre empresas, y que los plazos más largos deben ser justos para ambas partes.

Intereses y compensación por pago tardío (Reino Unido)

Según la misma ley, las deudas comerciales vencidas devengan un interés legal de 8 puntos porcentuales sobre el tipo base del Banco de Inglaterra, más una cantidad fija por gastos de reclamación. La cantidad fija es de 40 £ para deudas de menos de 1,000 £, de 70 £ para deudas de entre 1,000 £ y 9,999.99 £, y de 100 £ para deudas de 10,000 £ o más. Consulta el tipo base vigente y las páginas de GOV.UK antes de basarte en estas cifras, porque el tipo base cambia.

A modo de ilustración, supongamos una factura de 2,000 £ con 60 días de retraso y un tipo total del 12 % (un tipo base del 4 % más 8 puntos, ambos supuestos para este ejemplo). El interés es 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = 39.45 £, más los 70 £ fijos, lo que suma un total de 109.45 £. La ley no se aplica a consumidores, así que se trata de una norma entre empresas.

Haz el seguimiento según un calendario

Envía la factura en PDF, con el número de factura en el asunto del correo. Usa un nombre de archivo claro, como INV-0042 nombre del cliente, para que sea fácil de encontrar. Después:

1. Crea un recordatorio en el calendario unos días antes de la fecha de vencimiento, usando Evento de calendario, y envía una nota breve.
2. En la fecha de vencimiento, comprueba que el pago ha llegado. Si no ha llegado, envía un recordatorio que cite el número de factura y el importe.
3. Una semana después del vencimiento, envía un mensaje más firme que indique la fecha de pago y los intereses que tienes derecho a reclamar.

Respuestas rápidas

¿Puedo facturar en una moneda distinta de la libra? Sí, pero una factura de IVA en Reino Unido debe mostrar el IVA total en libras esterlinas, así que convierte el importe del IVA.

¿Necesito firma en una factura? Las normas anteriores no la exigen. Consulta lo que pide el departamento de contabilidad de tu cliente.

¿Basta con una penalización por demora en el contrato? Un contrato puede fijar su propio remedio por pago tardío en lugar de los intereses legales, pero un tipo simbólico podría no contar. Revisa la redacción antes de basarte en ella.