Számlázási útmutató: mit tüntess fel, hogy időben fizessenek

Az a számla, amelyet időben kifizetnek, egyértelműen megmutatja, ki kitől mit, mennyiért és meddig kér, valamint hogyan lehet fizetni: a te neved és elérhetőséged, a vevő neve, egyedi számlaszám, a kelte, a tételes leírás mennyiséggel és egységárral, a végösszeg az esetleges adóval, a fizetési határidő és a fizetési adatok. Az Egyesült Királyságban az áfaregisztrált vállalkozásnak az áfa-adatokat is fel kell tüntetnie. Az Egyesült Államokban nincs egységes szövetségi számlaformátum, de a fenti lista általános gyakorlat.

Számla generátorSzámla kellene öt perc alattPróbáld ki ingyen

Egyesült Királyság: mit ír elő a törvény

A HMRC VAT Notice 700/21 dokumentuma leírja, mit kell tartalmaznia egy áfás számlának. A teljes értékű áfás számlának tartalmaznia kell:

• folyamatos sorszámot, amely egyedileg azonosítja a bizonylatot
• a teljesítés idejét, és a kiállítás dátumát, ha az eltér attól
• a neved, címed és áfa-regisztrációs számodat
• a vevő nevét és címét
• az áru vagy szolgáltatás leírását és a mennyiséget
• az egységárat, az áfakulcsot és az áfa nélküli fizetendő összeget
• az áfa nélküli végösszeget, az esetleges készpénzes engedmény mértékét, és a teljes áfaösszeget font sterlingben

250 font vagy annál kisebb, áfát is tartalmazó értékesítés esetén egyszerűsített számla is kiállítható. Ennek tartalmaznia kell a neved, címed és áfaszámodat, a leírást, valamint áfakulcsonként az áfával együtt számított összeget és az alkalmazott kulcsot. Az adómentes ügyletek kimaradnak. 250 font felett teljes áfás számla vagy olyan módosított számla kell, amely az áfát tartalmazó értékeket mutatja.

Ha nem vagy áfaregisztrált, nem számíthatsz fel áfát, és nem tüntethetsz fel áfaszámot. A számlán attól még szerepelnie kell az adataidnak, a leírásnak, a végösszegnek és a fizetési feltételeknek.

Az Egyesült Királyságban a normál áfakulcs 20%, bizonyos áruknál és szolgáltatásoknál 5%, illetve 0%. Számlázás előtt nézd meg az aktuális kulcsokat a GOV.UK oldalon.

Egyesült Államok: nincs egységes formátum

Az Egyesült Államokban nincs szövetségi számlasablon. Az IRS elvárja, hogy őrizd a bevételedet alátámasztó iratokat, a számlák pedig szerepelnek a Publication 583 kiadványban felsorolt igazoló dokumentumok között. Az értékesítési adót államonként állapítják meg, így az adósor attól függ, hol történik az eladás és hol van a vevő.

A gyakorlatban az amerikai szabadúszók ugyanazokat a mezőket írják rá, mint a brit lista: a vállalkozásuk nevét és címét, a megrendelő nevét, a sorszámozott számlát, a dátumot, a szolgáltatást és az összeget, az esetleges értékesítési adót külön sorban, a végösszeget, valamint a fizetési határidőt és az adatokat.

Sorszámozás

Használj egy sorozatot minden számlához, például INV-0001, INV-0002, és így tovább. Ne használj fel számot másodszor. Ha érvénytelenítesz egy számlát, őrizd meg a számát, és jelöld érvénytelenként. Az egyesült királyságbeli folyamatos sorszámozási szabály azért van, hogy minden számla visszakövethető legyen, a kihagyott vagy kétszer szereplő szám pedig nehezíti az ellenőrzést.

Kidolgozott példa áfával

Tegyük fel, hogy 800 fontért weboldalt tervezel, és 12 hónapig 200 fontért tárhelyet biztosítasz. Mindkettő 20%-os normál kulcsú.

Tétel	Összeg (£)
Weboldal tervezése	800.00
Tárhely, 12 hónap	200.00
Részösszeg, áfa nélkül	1,000.00
Áfa 20%	200.00
Fizetendő összeg	1,200.00

Az áfa 1 000 × 0,20 = 200, a végösszeg pedig 1 200. Az Áfa számító mindkét irányban elvégzi ugyanezt a számítást, így ellenőrizheted az áfát már tartalmazó árat is.

Fizetési határidők

A számlán a konkrét fizetési határidőt írd ki, ne csak olyan kifejezést, mint „nettó 30”. A „Fizetendő a számla kelte után 30 nappal, 2026. december 9-ig” egyértelműbb, mint önmagában a „nettó 30”. A nettó 14 és a nettó 30 gyakori, és a választás a tiéd, ha megegyeztél erről az ügyféllel.

Az Egyesült Királyságban a Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 a vállalkozások közötti fizetésekre vonatkozik. Ha nincs megállapodott fizetési dátum, a fizetés attól a naptól számítva késik, amikor a vevő megkapja a számlát, vagy 30 nappal azután, hogy szállítottad az árut vagy teljesítetted a szolgáltatást, attól függően, melyik a későbbi. A GOV.UK szerint az üzleti ügyletekben megállapodott fizetési határidő általában legfeljebb 60 nap lehet, a hosszabb határidőnek pedig mindkét vállalkozás számára tisztességesnek kell lennie.

Késedelmi kamat és kártérítés (Egyesült Királyság)

Ugyanezen törvény alapján a lejárt üzleti tartozások törvényes kamatot vonzanak: a Bank of England alapkamatánál 8 százalékponttal magasabbat, valamint fix összeget a behajtási költségekre. A fix összeg 1 000 font alatti tartozás esetén 40 font, 1 000 és 9 999,99 font között 70 font, 10 000 font vagy afeletti tartozásnál 100 font. Mielőtt ezekre támaszkodnál, nézd meg az aktuális alapkamatot és a GOV.UK oldalait, mert az alapkamat változik.

Példaként tegyük fel, hogy egy 2 000 fontos számla 60 nappal késik, a teljes kamatláb pedig 12% (4%-os alapkamat plusz 8 százalékpont, ez utóbbi csak a példa kedvéért feltételezett). A kamat 2 000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 font, ehhez jön a 70 font fix összeg, így a teljes követelés 109,45 font. A törvény fogyasztókra nem vonatkozik, ez tehát vállalkozások közötti szabály.

Kövesd nyomon ütemezetten

A számlát PDF-ben küldd el, az e-mail tárgyában a számlaszámmal. Használj egyértelmű fájlnevet, például INV-0042 ügyfél neve, hogy könnyen megtalálható legyen. Ezután:

1. Állíts be naptári emlékeztetőt a fizetési határidő előtt néhány nappal, a naptári esemény készítővel, és küldj egy rövid üzenetet.
2. A határidő napján ellenőrizd, megérkezett-e a pénz. Ha nem, küldj emlékeztetőt, amelyben szerepel a számlaszám és az összeg.
3. A határidő után egy héttel küldj határozottabb üzenetet, amelyben megnevezed a fizetés napját és azt a késedelmi kamatot, amelyet jogosan követelhetsz.

Gyors válaszok

Számlázhatok font sterlingtől eltérő pénznemben? Igen, de az egyesült királyságbeli áfás számlán az áfa összegét font sterlingben kell feltüntetni, ezért az áfaösszeget át kell váltanod.

Kell aláírás a számlán? A fenti szabályok nem írják elő. Nézd meg, mit kér az ügyfeled könyvelése.

Elég, ha a szerződésben szerepel a késedelmi díj? A szerződés a törvényes kamat helyett saját jogkövetkezményt is megállapíthat, de a jelképes összeg nem biztos, hogy elfogadható. Mielőtt támaszkodnál rá, nézd meg a megfogalmazást.