Co uvést na faktuře, aby vám zaplatili včas

Faktura, kterou zákazník zaplatí včas, ukazuje, kdo komu co účtuje, za kolik a kdy a jak platit: vaše jméno a kontaktní údaje, jméno zákazníka, jedinečné číslo faktury, datum, položkový popis s množstvími a cenami, celkovou částku včetně případné daně, datum splatnosti a platební údaje. Ve Velké Británii musí firma registrovaná k DPH uvádět také údaje o DPH. V USA neexistuje jediný federální formát faktury, ale výše uvedený seznam je běžná praxe.

Generátor fakturPotřebuji fakturu za pět minutVyzkoušet zdarma

Spojené království: co vyžaduje zákon

HMRC v dokumentu VAT Notice 700/21 popisuje, co musí daňová faktura obsahovat. Úplná daňová faktura potřebuje:

• průběžné číslo, které jednoznačně identifikuje doklad
• datum uskutečnění plnění a datum vystavení, pokud se liší
• vaše jméno, adresu a číslo registrace k DPH
• jméno a adresu vašeho zákazníka
• popis zboží nebo služeb a jejich množství
• jednotkovou cenu, sazbu DPH a částku k úhradě bez DPH
• celkovou částku k úhradě bez DPH, sazbu případné slevy za hotovost a celkovou výši DPH v librách šterlinzích

U prodeje do 250 £ včetně DPH je povoleno zjednodušené daňové doklad. Musí obsahovat vaše jméno, adresu a číslo DPH, popis a pro každou sazbu DPH celkovou částku včetně DPH a použitou sazbu. Osvobozená plnění se nezahrnují. Nad 250 £ potřebujete úplnou daňovou fakturu nebo upravenou fakturu, která uvádí hodnoty včetně DPH.

Pokud nejste registrováni k DPH, DPH účtovat nemůžete ani neuvádíte číslo DPH. Faktura by přesto měla obsahovat vaše údaje, popis, celkovou částku a platební podmínky.

Základní sazba DPH ve Velké Británii je 20 %, u některého zboží a služeb platí sazby 5 % a 0 %. Před vystavením faktury si aktuální sazby ověřte na GOV.UK.

USA: žádný jednotný formát

Spojené státy nemají federální formulář faktury. IRS očekává, že si uchováte záznamy, které dokládají váš příjem, a faktury patří mezi podpůrné doklady uvedené v publikaci 583 (Publication 583). Daň z prodeje stanovuje každý stát zvlášť, takže řádek s daní závisí na tom, kde se prodej uskuteční a kde je zákazník.

V praxi američtí freelanceři uvádějí stejné položky jako britský seznam: název firmy a adresu, jméno klienta, očíslovanou fakturu, datum, službu a částku, případnou daň z prodeje jako samostatný řádek, celkovou částku a datum splatnosti s platebními údaji.

Číslování

Používejte jednu řadu pro všechny faktury, například INV-0001, INV-0002 a tak dál. Číslo znovu nepoužívejte. Pokud fakturu zrušíte, ponechte si její číslo a označte ji jako stornovanou. Pravidlo průběžného číslování ve Velké Británii slouží k tomu, aby šla každá faktura dohledat, a mezera nebo duplicita tuto kontrolu ztěžuje.

Příklad s DPH

Řekněme, že navrhnete webové stránky za 800 £ a na 12 měsíců zajistíte hosting za 200 £. Obojí podléhá základní sazbě 20 %.

Položka	Částka (£)
Návrh webu	800.00
Hosting, 12 měsíců	200.00
Mezisoučet bez DPH	1,000.00
DPH 20 %	200.00
Celkem k úhradě	1,200.00

DPH je 1,000 × 0.20 = 200 a celkem je 1,200. Kalkulačka DPH počítá tentýž součet oběma směry, takže můžete snadno zkontrolovat cenu, která DPH už obsahuje.

Platební podmínky

Na fakturu napište konkrétní datum splatnosti, ne jen zkratku typu „netto 30“. Údaj „Splatnost 30 dní od data vystavení, tj. do 9. prosince 2026“ je jasnější než samotné „netto 30“. Běžné jsou splatnosti 14 a 30 dní; zvolit si můžete libovolnou, pokud se na ní s klientem dohodnete.

Ve Velké Británii zákon Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 upravuje platby mezi firmami. Pokud není datum úhrady dohodnuto, platba je opožděná 30 dní poté, co zákazník fakturu obdrží, nebo 30 dní poté, co dodáte zboží nebo službu, podle toho, co nastane později. GOV.UK uvádí, že dohodnutá lhůta splatnosti u obchodních transakcí má obvykle nepřesáhnout 60 dní a delší lhůty musí být férové pro obě firmy.

Úroky z prodlení a odškodné (Velká Británie)

Podle stejného zákona nesplacené obchodní dluhy nesou zákonný úrok ve výši 8 procentních bodů nad základní sazbou Bank of England a k tomu paušální částku na náklady vymáhání. Paušál je 40 £ u dluhů do 1,000 £, 70 £ u dluhů od 1,000 £ do 9,999.99 £ a 100 £ u dluhů od 10,000 £ výše. Před spoléháním na tyto údaje si ověřte aktuální základní sazbu a stránky GOV.UK, protože se základní sazba mění.

Pro ilustraci: faktura na 2,000 £ je 60 dní po splatnosti a celková sazba činí 12 % (základní sazba 4 % plus 8 bodů; oboje je pro tento příklad předpokládáno). Úrok je 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = 39.45 £, plus paušál 70 £, celkem 109.45 £. Zákon se nevztahuje na spotřebitele, jde tedy o pravidlo pro vztahy mezi firmami.

Připomínání podle plánu

Fakturu posílejte jako PDF a do předmětu e-mailu uveďte číslo faktury. Použijte srozumitelný název souboru, například INV-0042 jméno klienta, aby se dal snadno najít. Pak postupujte takto:

1. Nastavte si připomenutí v kalendáři několik dní před splatností pomocí nástroje Událost do kalendáře a pošlete krátkou zprávu.
2. V den splatnosti zkontrolujte, zda platba dorazila. Pokud ne, pošlete připomínku, která uvádí číslo faktury a částku.
3. Týden po splatnosti pošlete důraznější zprávu, v níž uvedete datum platby a případné úroky, na které máte nárok.

Rychlé odpovědi

Můžu fakturovat v jiné měně než v librách? Ano, ale daňová faktura ve Velké Británii musí uvádět celkovou výši DPH v librách šterlinzích, takže částku DPH přepočítejte.

Potřebuji na faktuře podpis? Výše uvedená pravidla ho nevyžadují. Zjistěte, co vyžaduje účetní oddělení vašeho klienta.

Stačí poplatek za pozdní platbu uvedený ve smlouvě? Smlouva může pro pozdní platbu stanovit vlastní postih místo zákonného úroku, ale symbolická sazba nemusí obstát. Než se na ni spolehnete, zkontrolujte znění.