Was auf eine Rechnung gehört, damit du pünktlich bezahlt wirst

Eine Rechnung, die pünktlich bezahlt wird, zeigt, wer wem was in welcher Höhe in Rechnung stellt und wann und wie zu zahlen ist: dein Name und deine Kontaktdaten, der Name deines Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, eine aufgeschlüsselte Beschreibung mit Mengen und Preisen, der Gesamtbetrag einschließlich etwaiger Steuern, das Fälligkeitsdatum und deine Zahlungsangaben. In Großbritannien muss ein Unternehmen, das für die MwSt. registriert ist, zusätzlich die MwSt.-Angaben ausweisen. In den USA gibt es kein einheitliches bundesweites Rechnungsformat, aber die obige Liste entspricht der üblichen Praxis.

RechnungsgeneratorRechnung in fünf Minuten brauchenKostenlos loslegen

Großbritannien: Was das Gesetz verlangt

Das HMRC-Merkblatt VAT Notice 700/21 legt fest, was eine MwSt.-Rechnung enthalten muss. Eine vollständige MwSt.-Rechnung braucht:

• eine fortlaufende Nummer, die das Dokument eindeutig kennzeichnet
• den Zeitpunkt der Lieferung und das Ausstellungsdatum, falls es davon abweicht
• deinen Namen, deine Anschrift und deine MwSt.-Registrierungsnummer
• Name und Anschrift deines Kunden
• eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen und die Menge
• den Stückpreis, den MwSt.-Satz und den zu zahlenden Betrag ohne MwSt.
• den Gesamtbetrag ohne MwSt., gegebenenfalls den Skontosatz und die gesamte MwSt. in Pfund Sterling

Bei einem Verkauf von 250 £ oder weniger inklusive MwSt. ist eine vereinfachte Rechnung zulässig. Sie braucht deinen Namen, deine Anschrift und deine MwSt.-Nummer, eine Beschreibung und für jeden MwSt.-Satz den Gesamtbetrag inklusive MwSt. sowie den berechneten Satz. Steuerfreie Umsätze lässt du weg. Über 250 £ brauchst du eine vollständige MwSt.-Rechnung oder eine modifizierte Rechnung, die die Werte inklusive MwSt. ausweist.

Wenn du nicht für die MwSt. registriert bist, darfst du keine MwSt. berechnen und keine MwSt.-Nummer angeben. Die Rechnung sollte trotzdem deine Angaben, die Beschreibung, den Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen enthalten.

Der reguläre MwSt.-Satz im Vereinigten Königreich beträgt 20 %, für einige Waren und Dienstleistungen gelten 5 % und 0 %. Prüfe die aktuellen Sätze auf GOV.UK, bevor du eine Rechnung stellst.

USA: kein einheitliches Format

Die Vereinigten Staaten haben kein bundesweites Rechnungsformular. Das IRS erwartet, dass du Unterlagen aufbewahrst, die deine Einnahmen belegen; Rechnungen gehören laut Publication 583 zu den Belegen, die es nennt. Die Umsatzsteuer (Sales Tax) legt jeder Bundesstaat selbst fest. Welche Steuerzeile du ausweisen musst, hängt deshalb davon ab, wo der Verkauf stattfindet und wo der Kunde sitzt.

In der Praxis nennen US-Freelancer dieselben Angaben wie die britische Liste: Geschäftsname und Anschrift, den Namen des Kunden, eine nummerierte Rechnung, das Datum, die Leistung und den Betrag, die Sales Tax als separate Zeile, den Gesamtbetrag sowie Fälligkeitsdatum und Zahlungsangaben.

Nummerierung

Verwende eine einzige Nummernfolge für alle Rechnungen, zum Beispiel INV-0001, INV-0002 und so weiter. Vergib keine Nummer doppelt. Wenn du eine Rechnung stornierst, behalte ihre Nummer und markiere sie als storniert. Die Pflicht zur fortlaufenden Nummerierung in Großbritannien soll sicherstellen, dass jede Rechnung nachvollziehbar ist. Lücken oder Doppelungen erschweren die Prüfung.

Ein Rechenbeispiel mit MwSt.

Angenommen, du gestaltest eine Website für 800 £ und stellst das Hosting für 12 Monate zu 200 £ bereit. Beides unterliegt dem Regelsatz von 20 %.

Position	Betrag (£)
Website-Gestaltung	800,00
Hosting, 12 Monate	200,00
Zwischensumme ohne MwSt.	1.000,00
MwSt. 20 %	200,00
Gesamtbetrag	1.200,00

Die MwSt. beträgt 1.000 × 0,20 = 200, der Gesamtbetrag 1.200. Mit dem MwSt.-Rechner lässt sich dieselbe Rechnung in beide Richtungen nachprüfen, sodass du auch einen Preis kontrollieren kannst, der die MwSt. schon enthält.

Zahlungsziele

Schreibe das Fälligkeitsdatum auf die Rechnung und nicht nur eine Angabe wie „Netto 30“. „Fällig 30 Tage nach Rechnungsdatum, bis 9. Dezember 2026“ ist klarer als „Netto 30“ allein. Netto 14 und netto 30 sind üblich. Die Wahl liegt bei dir, wenn du sie mit deinem Kunden vereinbarst.

In Großbritannien gilt für Zahlungen zwischen Unternehmen der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Ist kein Zahlungstermin vereinbart, gerät eine Zahlung 30 Tage nach dem Eingang der Rechnung beim Kunden oder 30 Tage nach der Lieferung der Ware oder Dienstleistung in Verzug, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. GOV.UK schreibt, dass vereinbarte Zahlungsfristen bei Geschäften zwischen Unternehmen in der Regel höchstens 60 Tage betragen sollten und längere Fristen für beide Seiten fair sein müssen.

Verzugszinsen und Pauschale (Großbritannien)

Nach demselben Gesetz werden überfällige Geschäftsschulden mit gesetzlichen Zinsen von 8 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Bank of England verzinst, dazu kommt eine feste Pauschale für Mahnkosten. Die Pauschale beträgt 40 £ bei Forderungen unter 1.000 £, 70 £ bei Forderungen von 1.000 bis 9.999,99 £ und 100 £ bei Forderungen ab 10.000 £. Prüfe den aktuellen Basiszinssatz und die Seiten auf GOV.UK, bevor du dich auf diese Beträge verlässt, denn der Basiszinssatz ändert sich.

Zur Veranschaulichung: Eine Rechnung über 2.000 £ ist 60 Tage überfällig, und der Gesamtzinssatz beträgt 12 % (ein Basiszinssatz von 4 % plus 8 Prozentpunkte; beides ist für dieses Beispiel angenommen). Die Zinsen betragen 2.000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 £. Dazu kommt die Pauschale von 70 £, insgesamt also 109,45 £. Das Gesetz gilt nicht für Verbraucher, es handelt sich also um eine Regel für Geschäfte zwischen Unternehmen.

Nachfassen nach Plan

Verschicke die Rechnung als PDF und nenne die Rechnungsnummer im Betreff der E-Mail. Verwende einen klaren Dateinamen, etwa INV-0042 Kundenname, damit sie leicht zu finden ist. Danach gehst du so vor:

1. Setze dir eine Erinnerung im Kalender, einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum, zum Beispiel mit dem Kalendertermin-Tool, und schicke eine kurze Nachricht.
2. Prüfe am Fälligkeitstag, ob die Zahlung eingegangen ist. Falls nicht, schicke eine Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer und Betrag.
3. Eine Woche nach dem Fälligkeitstag schickst du eine deutlichere Nachricht, in der du den Zahlungstermin nennst und die Zinsen, die du geltend machen kannst.

Kurze Antworten

Kann ich in einer anderen Währung als Pfund abrechnen? Ja. Eine britische MwSt.-Rechnung muss die gesamte MwSt. aber in Pfund Sterling ausweisen, also rechne den MwSt.-Betrag um.

Brauche ich eine Unterschrift auf der Rechnung? Die oben genannten Regeln verlangen keine. Frag nach, was die Buchhaltung deines Kunden verlangt.

Reicht eine Verzugsgebühr im Vertrag aus? Ein Vertrag kann anstelle der gesetzlichen Zinsen eine eigene Regelung für verspätete Zahlungen festlegen. Ein symbolischer Satz könnte aber nicht gelten. Prüfe den Wortlaut, bevor du dich darauf verlässt.