इनवॉइस पर क्या लिखें ताकि समय पर पेमेंट मिले
जो इनवॉइस समय पर पेमेंट दिलाता है, उसमें साफ़ लिखा होता है कि किसने किससे क्या लेना है, कितना लेना है, और पैसे कब और कैसे देने हैं। इसमें आपका नाम और संपर्क विवरण, ग्राहक का नाम, एक अलग इनवॉइस नंबर, तारीख, हर मद का विवरण मात्रा और दाम के साथ, टैक्स सहित कुल रकम, देय तारीख और पेमेंट का विवरण शामिल होना चाहिए। UK में जिस कारोबार का VAT के लिए रजिस्ट्रेशन है, उसे VAT का विवरण भी दिखाना होगा। US में इनवॉइस का कोई एक संघीय (federal) फ़ॉर्मैट नहीं है, लेकिन ऊपर की सूची आम तौर पर अपनाई जाती है।
इनवॉइस जेनरेटरपाँच मिनट में इनवॉइस चाहिएमुफ़्त में करेंUK: कानून क्या मांगता है
HMRC के VAT Notice 700/21 में बताया गया है कि VAT इनवॉइस में क्या-क्या होना चाहिए। पूरे VAT इनवॉइस में ये बातें ज़रूरी हैं:
- एक क्रमिक नंबर जो दस्तावेज़ को अलग पहचान दे
- सप्लाई का समय, और अगर जारी करने की तारीख अलग है तो वह भी
- आपका नाम, पता और VAT रजिस्ट्रेशन नंबर
- आपके ग्राहक का नाम और पता
- माल या सेवा का विवरण, और मात्रा
- यूनिट दाम, VAT दर, और VAT छोड़कर देय रकम
- VAT छोड़कर कुल देय रकम, कोई कैश डिस्काउंट दर, और स्टर्लिंग में कुल VAT
अगर VAT सहित £250 या उससे कम की बिक्री है, तो सरल इनवॉइस चल सकता है। इसमें आपका नाम, पता और VAT नंबर, विवरण, और हर VAT दर के लिए VAT सहित कुल रकम और लगाई गई दर होनी चाहिए। छूट वाली सप्लाई इसमें नहीं गिनी जाती। £250 से ऊपर के लिए पूरा VAT इनवॉइस चाहिए, या ऐसा संशोधित इनवॉइस जिसमें VAT सहित मान दिखें।
अगर आपका VAT रजिस्ट्रेशन नहीं है, तो आप VAT नहीं लगा सकते और VAT नंबर भी नहीं दिखा सकते। फिर भी इनवॉइस में आपका विवरण, काम का विवरण, कुल रकम और पेमेंट की शर्तें होनी चाहिए।
UK में VAT की मानक दर 20% है, और कुछ माल व सेवाओं पर 5% और 0% दरें लागू होती हैं। इनवॉइस बनाने से पहले GOV.UK पर मौजूदा दरें ज़रूर जांच लें।
US: कोई एक फ़ॉर्मैट नहीं
संयुक्त राज्य अमेरिका में इनवॉइस का कोई संघीय फ़ॉर्म नहीं है। IRS उम्मीद करता है कि आप अपनी आय के सबूत के तौर पर रिकॉर्ड रखें, और इनवॉइस उन सहायक दस्तावेज़ों में शामिल हैं जिनकी सूची Publication 583 में दी गई है। बिक्री कर (sales tax) हर राज्य तय करता है, इसलिए टैक्स वाली लाइन इस पर निर्भर करती है कि बिक्री कहाँ हुई और ग्राहक कहाँ है।
व्यवहार में US के फ़्रीलांसर भी वही फ़ील्ड रखते हैं जो ऊपर UK की सूची में हैं: कारोबार का नाम और पता, ग्राहक का नाम, क्रमांकित इनवॉइस, तारीख, सेवा और रकम, बिक्री कर अलग लाइन में, कुल रकम, और देय तारीख व पेमेंट का विवरण।
नंबरिंग
सभी इनवॉइस के लिए एक ही क्रम रखें, जैसे INV-0001, INV-0002, और आगे इसी तरह। कोई नंबर दोबारा इस्तेमाल न करें। अगर इनवॉइस रद्द करना पड़े, तो उसका नंबर रखें और उसे रद्द के रूप में चिह्नित करें। UK का क्रमिक-नंबर नियम इसलिए है कि हर इनवॉइस का पता लगाया जा सके, और बीच में गैप या दोहराया गया नंबर जांच को मुश्किल बना देता है।
VAT के साथ एक उदाहरण
मान लीजिए आप £800 में एक वेबसाइट डिज़ाइन करते हैं और 12 महीने की होस्टिंग £200 में देते हैं। दोनों पर 20% की मानक दर लगती है।
| मद | राशि (£) |
|---|---|
| वेबसाइट डिज़ाइन | 800.00 |
| होस्टिंग, 12 महीने | 200.00 |
| VAT छोड़कर उप-योग | 1,000.00 |
| 20% पर VAT | 200.00 |
| कुल देय | 1,200.00 |
VAT है 1,000 × 0.20 = 200, और कुल है 1,200। VAT कैलकुलेटर दोनों दिशाओं में यही हिसाब करता है, इसलिए जो दाम पहले से VAT सहित है, उसे भी आप जांच सकते हैं।
पेमेंट की शर्तें
देय तारीख इनवॉइस पर सीधे लिखें, सिर्फ़ "net 30" जैसी शर्त काफ़ी नहीं है। "Due 30 days after the invoice date, by 9 December 2026" "net 30" अकेले से ज़्यादा साफ़ है। Net 14 और net 30 आम हैं, और ग्राहक से सहमति हो तो चुनाव आपका है।
UK में Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 कारोबारों के बीच के भुगतानों पर लागू होता है। अगर भुगतान की तारीख तय नहीं है, तो भुगतान उस दिन से 30 दिन बाद देर माना जाएगा जब ग्राहक को इनवॉइस मिला, या जब आपने माल या सेवा दी, इनमें से जो बाद में हो। GOV.UK कहता है कि कारोबारी लेन-देन में सहमत भुगतान अवधि आम तौर पर 60 दिन के भीतर होनी चाहिए, और लंबी अवधि दोनों कारोबारों के लिए उचित होनी चाहिए।
देर से भुगतान पर ब्याज और मुआवज़ा (UK)
उसी Act के तहत बकाया कारोबारी कर्ज़ पर Bank of England की बेस रेट से 8 प्रतिशत अंक ऊपर का वैधानिक ब्याज लगता है, साथ में वसूली खर्च के लिए एक तय रकम भी। यह तय रकम £1,000 से कम के कर्ज़ पर £40, £1,000 से £9,999.99 के कर्ज़ पर £70, और £10,000 या उससे ज़्यादा के कर्ज़ पर £100 है। इन आंकड़ों पर भरोसा करने से पहले मौजूदा बेस रेट और GOV.UK के पन्ने ज़रूर देखें, क्योंकि बेस रेट बदलती रहती है।
उदाहरण के लिए मान लीजिए £2,000 का इनवॉइस 60 दिन से बकाया है और कुल दर 12% है (4% बेस रेट और 8 अंक, यह उदाहरण के लिए माना गया है)। ब्याज है 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = £39.45, साथ में £70 की तय रकम, यानी कुल £109.45। यह Act उपभोक्ताओं पर लागू नहीं होता, यानी यह कारोबार से कारोबार के बीच का नियम है।
एक तय क्रम में बकाया याद दिलाएं
इनवॉइस PDF में भेजें, और ईमेल के विषय में इनवॉइस नंबर लिखें। फ़ाइल का नाम साफ़ रखें, जैसे INV-0042 client name, ताकि आसानी से मिल जाए। फिर:
- कैलेंडर इवेंट मेकर से देय तारीख से कुछ दिन पहले का कैलेंडर रिमाइंडर लगाएं, और एक छोटा संदेश भेजें।
- देय तारीख पर जांचें कि पेमेंट आया या नहीं। न आया हो तो इनवॉइस नंबर और रकम लिखकर याद दिलाने वाला संदेश भेजें।
- देय तारीख के एक हफ़्ते बाद एक सख़्त संदेश भेजें, जिसमें भुगतान की तारीख और वह ब्याज लिखा हो जिसे आप माँगने का हक रखते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मैं पाउंड के अलावा किसी और मुद्रा में इनवॉइस बना सकता हूँ? हाँ, लेकिन UK का VAT इनवॉइस स्टर्लिंग में कुल VAT दिखाना ज़रूरी है, इसलिए VAT की रकम को स्टर्लिंग में बदलकर लिखें।
क्या इनवॉइस पर हस्ताक्षर ज़रूरी है? ऊपर के नियमों में इसकी ज़रूरत नहीं है। पर देख लें कि आपके ग्राहक की अकाउंट्स टीम क्या माँगती है।
क्या कॉन्ट्रैक्ट में देर से भुगतान का शुल्क लिखा होना काफ़ी है? कॉन्ट्रैक्ट वैधानिक ब्याज की जगह अपना उपाय तय कर सकता है, पर बहुत मामूली दर को शायद मान्य न माना जाए। भरोसा करने से पहले शब्दों को ध्यान से जांच लें।
अंग्रेज़ी मूल से AI की मदद से अनुवादित।
टिप्पणियाँ
अभी कोई टिप्पणी नहीं। पहली टिप्पणी आप करें।
