開立發票要注意什麼？讓客戶準時付款的完整清單

能準時收到款項的發票，要清楚說明誰向誰收費、收費項目、金額，以及何時、如何付款：您的名稱與聯絡資料、客戶名稱、唯一的發票編號、開立日期、逐項列出的品項說明與數量和單價、含稅的總額、付款到期日，以及付款資訊。在英國，已完成增值稅登記的企業還必須標示增值稅相關資料。美國沒有統一的聯邦發票格式，但上述項目是常見的做法。

請款單產生器五分鐘內做好一份請款單免費使用

英國：法律要求什麼

英國稅務海關總署（HMRC）的增值稅通知 700/21（VAT Notice 700/21）規定了增值稅發票應載明的內容。完整的增值稅發票需要包含：

• 可唯一識別該文件的連續編號
• 供應時間；若與開立日期不同，還需標示開立日期
• 您的名稱、地址與增值稅登記號碼
• 客戶的名稱與地址
• 商品或服務的說明，以及數量
• 單價、增值稅稅率，以及未含增值稅的應付金額
• 未含增值稅的應付總額、任何現金折扣率，以及以英鎊計價的增值稅總額

若含增值稅的銷售金額在 250 英鎊（含）以下，可以開立簡式發票。簡式發票需包含您的名稱、地址與增值稅號碼、商品說明，以及各稅率下含增值稅的總額與適用稅率。免稅的供應項目則不列入。超過 250 英鎊的交易，則需開立完整的增值稅發票，或標示含增值稅金額的修正發票。

若您未登記增值稅，就不能收取增值稅，也不能標示增值稅號碼。發票仍應載明您的資料、商品說明、總額與付款條件。

英國增值稅標準稅率為 20%，部分商品與服務適用 5% 與 0% 的稅率。開立發票前，請先到 GOV.UK 查詢最新稅率。

美國：沒有統一格式

美國沒有聯邦層級的發票表格。美國國稅局（IRS）要求納稅人保存能證明收入的紀錄，而發票正是其在第 583 號出版品（Publication 583）中列出的佐證文件之一。銷售稅由各州自行訂定，因此稅額欄位取決於交易地點與客戶所在地。

實務上，美國的自由工作者通常會列出與英國相同的項目：事業名稱與地址、客戶名稱、有編號的發票、日期、服務項目與金額、另列一行的銷售稅（如有）、總額，以及到期日與付款資訊。

編號方式

所有發票使用同一套編號，例如 INV-0001、INV-0002，依此類推。不要重複使用編號。若取消發票，請保留其編號並標示為已取消。英國的連續編號規定是為了讓每張發票都能追溯，編號中斷或重複都會增加查核的困難。

含增值稅的計算實例

假設您為客戶設計一個網站，收費 800 英鎊，另提供為期 12 個月的主機服務，收費 200 英鎊。兩項皆適用 20% 的標準稅率。

項目	金額（英鎊）
網站設計	800.00
主機服務，12 個月	200.00
未稅小計	1,000.00
20% 增值稅	200.00
應付總額	1,200.00

增值稅為 1,000 × 0.20 = 200，總額為 1,200。您可以使用增值稅計算機，在兩個方向上進行相同的計算，檢查已含增值稅的價格是否正確。

付款條件

請直接在發票上寫明到期日，不要只寫「淨 30 天」之類的條件。「開立日後 30 天，即 2026 年 12 月 9 日前付款」會比單寫「淨 30 天」更清楚。淨 14 天與淨 30 天都很常見，若與客戶達成共識，期限可由雙方決定。

在英國，1998年《商業債務逾期付款（利息）法》（Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998）適用於企業之間的付款。若未約定付款日，付款會在客戶收到發票後 30 天，或您交付商品或服務後 30 天逾期，以較晚者為準。GOV.UK 表示，企業間交易的約定付款期限通常應在 60 天內，較長的期限則須對雙方都公平。

英國的逾期利息與補償（英國）

依同一法案，逾期的企業債務須按英格蘭銀行基準利率加 8 個百分點計算法定利息，另加一筆固定的催收費用。固定費用方面，1,000 英鎊以下的債務為 40 英鎊，1,000 至 9,999.99 英鎊的債務為 70 英鎊，10,000 英鎊（含）以上的債務為 100 英鎊。由於基準利率會變動，請在依據這些數字行事前，先查詢最新基準利率與 GOV.UK 的相關頁面。

舉例說明：假設一張 2,000 英鎊的發票逾期 60 天，綜合利率為 12%（此例假設基準利率為 4%，加上 8 個百分點）。利息為 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = 39.45 英鎊，再加上 70 英鎊固定費用，合計 109.45 英鎊。此法案不適用於消費者，屬於企業對企業（B2B）的規定。

依照時程追蹤催款

請以 PDF 格式寄送發票，並在電子郵件主旨中附上發票編號。檔案名稱請使用清楚的格式，例如「INV-0042 客戶名稱」，方便日後搜尋。接著：

1. 使用行事曆活動，在到期日前幾天設定提醒，並寄一封簡短的通知信。
2. 到期當天，確認款項是否已入帳。若尚未入帳，寄出提醒信，註明發票編號與金額。
3. 到期後一週，寄出措辭更堅定的訊息，載明付款日期，以及您有權主張的任何利息。

常見問題

可以用英鎊以外的貨幣開發票嗎？ 可以，但英國的增值稅發票必須以英鎊標示增值稅總額，因此請將增值稅金額換算成英鎊。

發票需要簽名嗎？ 以上規定並未要求簽名。請先確認客戶的會計部門有什麼要求。

合約中寫明逾期費用就足夠了嗎？ 合約可以自行約定逾期付款的救濟方式，以取代法定利息，但象徵性的低費率未必被視為有效。依賴前請先確認條文的措辭。