Hva en faktura må inneholde for å bli betalt i tide

En faktura som blir betalt i tide viser hvem som krever betaling fra hvem, for hva, hvor mye, og når og hvordan du skal betale: ditt navn og kontaktopplysninger, kundens navn, et unikt fakturanummer, dato, en spesifisert beskrivelse med antall og priser, totalbeløpet med eventuell skatt, forfallsdato og betalingsopplysninger. I Storbritannia må en virksomhet som er registrert for MVA, også oppgi MVA-opplysninger. I USA finnes det ikke ett felles føderalt fakturaformat, men listen over er vanlig praksis.

FakturageneratorTrenger en faktura på fem minutterGjør det gratis

Storbritannia: hva loven krever

HMRCs VAT Notice 700/21 beskriver hva en MVA-faktura må vise. En full MVA-faktura må inneholde:

• et fortløpende nummer som entydig identifiserer dokumentet
• tidspunktet for levering, og utstedelsesdato hvis den er en annen
• ditt navn, din adresse og ditt MVA-registreringsnummer
• kundens navn og adresse
• en beskrivelse av varene eller tjenestene, og antallet
• enhetsprisen, MVA-satsen og beløpet som skal betales uten MVA
• totalbeløpet som skal betales uten MVA, eventuell kontantrabattsats og total MVA i pund sterling

For et salg på £250 eller mindre inkludert MVA, er en forenklet faktura tillatt. Den må inneholde ditt navn, din adresse og MVA-nummer, en beskrivelse, og for hver MVA-sats totalbeløpet inkludert MVA og satsen som er brukt. Unntatte leveranser utelates. Over £250 trenger du enten en full MVA-faktura eller en modifisert faktura som viser verdier inkludert MVA.

Hvis du ikke er registrert for MVA, kan du ikke beregne MVA eller oppgi et MVA-nummer. Fakturaen bør likevel vise dine opplysninger, beskrivelsen, totalbeløpet og betalingsvilkårene.

Standard MVA-sats i Storbritannia er 20 %, med satser på 5 % og 0 % for enkelte varer og tjenester. Sjekk gjeldende satser på GOV.UK før du sender fakturaen.

USA: ingen felles standard

USA har ingen føderal fakturamal. IRS forventer at du oppbevarer dokumentasjon som støtter inntekten din, og fakturaer er blant de støttedokumentene som står i Publication 583. Salgsavgift fastsettes av hver delstat, så avgiftslinjen avhenger av hvor salget skjer og hvor kunden er.

I praksis tar amerikanske frilansere med de samme feltene som i listen for Storbritannia: virksomhetens navn og adresse, kundens navn, et nummerert faktura, dato, tjeneste og beløp, eventuell salgsavgift som egen linje, totalbeløp, forfallsdato og betalingsopplysninger.

Nummerering

Bruk én nummerserie for alle fakturaer, for eksempel INV-0001, INV-0002 og så videre. Ikke bruk et nummer to ganger. Hvis du annullerer en faktura, beholder du nummeret og merker den som annullert. Regelen om fortløpende nummer i Storbritannia finnes for at alle fakturaer skal kunne spores, og et hull eller et dobbelt nummer gjør det vanskeligere å kontrollere.

Et regneeksempel med MVA

Si at du designer en nettside for £800 og leverer hosting i 12 måneder for £200. Begge deler er belagt med standardsatsen 20 %.

Linje	Beløp (£)
Nettsidedesign	800.00
Hosting, 12 måneder	200.00
Delsum, uten MVA	1,000.00
MVA 20 %	200.00
Til betaling	1,200.00

MVA er 1 000 × 0,20 = 200, og totalen er 1 200. MVA-kalkulator regner ut det samme i begge retninger, så du kan kontrollere en pris som allerede inkluderer MVA.

Betalingsvilkår

Skriv forfallsdatoen på fakturaen, ikke bare et vilkår som «netto 30». «Forfaller 30 dager etter fakturadato, innen 9. desember 2026» er tydeligere enn «netto 30» alene. Netto 14 og netto 30 er vanlige, og du velger selv, så lenge du er enig med kunden.

I Storbritannia gjelder Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 for betalinger mellom virksomheter. Hvis det ikke er avtalt en betalingsdato, er betalingen forsinket 30 dager etter at kunden har mottatt fakturaen, eller 30 dager etter at du leverte varene eller tjenesten, avhengig av hva som er senest. GOV.UK sier at avtalte betalingsfrister vanligvis må være innen 60 dager for forretningstransaksjoner, og lengre frister må være rimelige for begge virksomheter.

Renter og kompensasjon ved forsinket betaling (Storbritannia)

Etter samme lov har forfalte forretningsgjeld lovfestede renter på 8 prosentpoeng over Bank of Englands styringsrente, pluss et fast beløp for inkassokostnader. Det faste beløpet er £40 for gjeld under £1 000, £70 for gjeld fra £1 000 til £9 999,99, og £100 for gjeld på £10 000 eller mer. Sjekk gjeldende styringsrente og sidene på GOV.UK før du stoler på disse tallene, fordi styringsrenten endrer seg.

Som illustrasjon: anta at en faktura på £2 000 er 60 dager forfalt, og at samlet rente er 12 % (en styringsrente på 4 % pluss 8 prosentpoeng, begge antatt for dette eksemplet). Renten er 2 000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = £39,45, pluss det faste beløpet på £70, til sammen £109,45. Loven gjelder ikke forbrukere, så dette er en regel for handel mellom virksomheter.

Følg opp etter en plan

Send fakturaen som PDF, med fakturanummeret i emnefeltet i e-posten. Bruk et tydelig filnavn, for eksempel INV-0042 kundenavn, så er den lett å finne. Deretter:

1. Sett en kalenderpåminnelse noen dager før forfallsdatoen med Kalenderhendelse, og send en kort melding.
2. På forfallsdatoen sjekker du at betalingen har kommet inn. Hvis ikke, sender du en purring der du oppgir fakturanummeret og beløpet.
3. En uke etter forfallsdatoen sender du en mer bestemt melding der du oppgir betalingsfristen og eventuelle renter du har krav på.

Raske svar

Kan jeg fakturere i en annen valuta enn pund? Ja, men en britisk MVA-faktura må vise total MVA i pund sterling, så du må omregne MVA-beløpet.

Trenger jeg en signatur på fakturaen? Reglene over krever ikke det. Sjekk hva regnskapsavdelingen hos kunden ber om.

Er et forsinkelsesgebyr i kontrakten nok? En kontrakt kan fastsette egne sanksjoner for forsinket betaling i stedet for lovfestede renter, men et symbolsk beløp kan bli underkjent. Sjekk formuleringen før du stoler på den.