Ce trebuie să conții pe o factură ca să fii plătit la timp

O factură care se plătește la timp arată cine cui datorează, pentru ce, cât și când și cum se plătește: numele și datele tale de contact, numele clientului, un număr unic de factură, data, descrierea pe poziții cu cantități și prețuri, totalul cu eventualele taxe, data scadentă și datele de plată. În Regatul Unit, o firmă înregistrată în scopuri de TVA trebuie să afișeze și datele de TVA. În SUA nu există un singur format federal de factură, dar lista de mai sus este practica obișnuită.

Generator de facturiAm nevoie de o factură în cinci minuteÎncearcă gratuit

Regatul Unit: ce cere legea

Notificarea HMRC VAT Notice 700/21 stabilește ce trebuie să arate o factură de TVA. O factură completă de TVA trebuie să conțină:

• un număr secvențial care identifică unic documentul
• momentul livrării și data emiterii, dacă sunt diferite
• numele, adresa și numărul de înregistrare în scopuri de TVA ale tale
• numele și adresa clientului
• descrierea bunurilor sau serviciilor și cantitatea
• prețul unitar, cota de TVA și suma de plată fără TVA
• totalul de plată fără TVA, rata oricărui scont și totalul TVA în lire sterline

Pentru o vânzare de până la 250 de lire sterline inclusiv TVA, este permisă o factură simplificată. Aceasta trebuie să conțină numele, adresa și numărul de TVA ale tale, o descriere și, pentru fiecare cotă de TVA, totalul inclusiv TVA și cota aplicată. Livrările scutite nu se trec. Peste 250 de lire sterline ai nevoie de o factură completă de TVA sau de o factură modificată care arată valorile inclusiv TVA.

Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, nu poți percepe TVA și nu poți afișa un număr de TVA. Factura trebuie totuși să arate datele tale, descrierea, totalul și termenele de plată.

Cota standard de TVA în Regatul Unit este de 20%, cu cote de 5% și 0% pentru unele bunuri și servicii. Verifică cotele actuale pe GOV.UK înainte de a emite factura.

SUA: fără format unic

Statele Unite nu au un formular federal de factură. IRS se așteaptă să păstrezi evidențe care susțin veniturile tale, iar facturile sunt printre documentele de susținere enumerate în Publicația 583. Taxa pe vânzări este stabilită de fiecare stat, deci rândul de taxă depinde de locul unde are loc vânzarea și de unde se află clientul.

În practică, freelancerii din SUA includ aceleași câmpuri ca lista din Regatul Unit: numele firmei și adresa, numele clientului, factura numerotată, data, serviciul și suma, orice taxă pe vânzări pe un rând separat, totalul, data scadentă și datele de plată.

Numerotarea

Folosește o singură secvență pentru toate facturile, de exemplu INV-0001, INV-0002, și așa mai departe. Nu refolosi un număr. Dacă anulezi o factură, păstrează-i numărul și marcheaz-o ca anulată. Regula secvențialității din Regatul Unit există ca fiecare factură să poată fi urmărită, iar un gol sau un duplicat îngreunează verificarea.

Un exemplu de calcul cu TVA

Să presupunem că proiectezi un site web pentru 800 de lire sterline și oferi găzduire pe 12 luni, la 200 de lire sterline. Ambele sunt impozitate cu cota standard de 20%.

Poziție	Sumă (£)
Proiectare site web	800.00
Găzduire, 12 luni	200.00
Subtotal, fără TVA	1,000.00
TVA 20%	200.00
Total de plată	1,200.00

TVA este 1.000 × 0,20 = 200, iar totalul este 1.200. Calculatorul TVA face același calcul în ambele sensuri, astfel că poți verifica un preț care include deja TVA.

Termene de plată

Scrie data scadentă pe factură, nu doar un termen precum „net 30". „Scadentă în 30 de zile de la data facturii, până la 9 decembrie 2026" este mai clar decât „net 30" singur. Net 14 și net 30 sunt frecvente, iar alegerea îți aparține dacă o convii cu clientul.

În Regatul Unit, Legea privind întârzierea plăților datoriilor comerciale (dobânzi) din 1998 acoperă plățile între firme. Dacă nu s-a convenit o dată de plată, plata întârzie cu 30 de zile de la primirea facturii de către client sau cu 30 de zile de la livrarea bunurilor ori a serviciului, în funcție de care dată este mai târzie. GOV.UK arată că termenele de plată convenite trebuie de regulă să fie de cel mult 60 de zile pentru tranzacțiile între firme, iar termenele mai lungi trebuie să fie corecte pentru ambele firme.

Dobânda pentru întârziere și compensația (Regatul Unit)

Potrivit aceleiași legi, datoriile comerciale restante poartă o dobândă legală de 8 puncte procentuale peste rata de bază a Băncii Angliei, plus o sumă fixă pentru costurile de recuperare. Suma fixă este de 40 de lire sterline pentru datorii sub 1.000 de lire, 70 de lire pentru datorii între 1.000 și 9.999,99 de lire și 100 de lire pentru datorii de 10.000 de lire sau mai mult. Verifică rata de bază actuală și paginile GOV.UK înainte să te bazezi pe aceste cifre, deoarece rata de bază se modifică.

Ca ilustrare, să presupunem că o factură de 2.000 de lire este restantă de 60 de zile, iar rata totală este de 12% (o rată de bază de 4% plus 8 puncte, ambele presupuse pentru acest exemplu). Dobânda este 2.000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = 39,45 lire, plus suma fixă de 70 de lire, adică un total de 109,45 lire. Legea nu se aplică consumatorilor, deci este o regulă între firme.

Urmărește plata după un program

Trimite factura în format PDF, cu numărul facturii în subiectul emailului. Folosește un nume de fișier clar, de exemplu INV-0042 nume client, ca să o găsești ușor. Apoi:

1. Setează un memento în calendar cu câteva zile înainte de data scadentă, folosind generatorul de evenimente de calendar, și trimite o scurtă notă.
2. În ziua scadentă, verifică dacă plata a intrat. Dacă nu a intrat, trimite un memento care menționează numărul facturii și suma.
3. La o săptămână după data scadentă, trimite un mesaj mai ferm care indică data de plată și dobânda pe care ai dreptul s-o soliciți.

Răspunsuri rapide

Pot emite factura într-o altă monedă decât lira sterlină? Da, dar o factură de TVA din Regatul Unit trebuie să arate totalul TVA în lire sterline, deci convertește suma TVA.

Am nevoie de semnătură pe factură? Regulile de mai sus nu cer una. Verifică ce cere echipa de contabilitate a clientului tău.

Ajunge o penalitate pentru întârziere în contract? Un contract poate stabili propria soluție pentru plata întârziată în locul dobânzii legale, dar o cotă simbolică poate să nu conteze. Verifică formularea înainte să te bazezi pe ea.