Hóa đơn cần có những gì để được thanh toán đúng hạn

Một hóa đơn được thanh toán đúng hạn cho biết ai đang thu tiền của ai, thu cho việc gì, bao nhiêu tiền, và thanh toán khi nào, bằng cách nào: tên và thông tin liên hệ của bạn, tên khách hàng, số hóa đơn duy nhất, ngày lập, mô tả chi tiết từng mục kèm số lượng và đơn giá, tổng cộng gồm thuế (nếu có), hạn thanh toán và thông tin chuyển khoản. Tại Anh, doanh nghiệp đã đăng ký VAT còn phải ghi thông tin VAT. Tại Mỹ không có mẫu hóa đơn thống nhất ở cấp liên bang, nhưng danh sách trên là cách làm phổ biến.

Trình tạo hóa đơnCần hóa đơn trong năm phútDùng miễn phí

Anh: pháp luật yêu cầu gì

VAT Notice 700/21 của HMRC quy định hóa đơn VAT phải thể hiện những gì. Một hóa đơn VAT đầy đủ cần có:

• số thứ tự liên tục để xác định duy nhất chứng từ
• thời điểm cung ứng, và ngày lập nếu khác với thời điểm đó
• tên, địa chỉ và mã số đăng ký VAT của bạn
• tên và địa chỉ của khách hàng
• mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, và số lượng
• đơn giá, thuế suất VAT, và số tiền phải trả chưa gồm VAT
• tổng số tiền phải trả chưa gồm VAT, tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nếu có), và tổng VAT bằng bảng Anh

Với giao dịch từ 250 bảng Anh trở xuống (đã gồm VAT), được phép dùng hóa đơn đơn giản. Hóa đơn này cần có tên, địa chỉ và mã số VAT của bạn, mô tả hàng hóa, và với mỗi thuế suất VAT thì ghi tổng số tiền đã gồm VAT cùng thuế suất áp dụng. Hàng hóa, dịch vụ thuộc diện không chịu thuế thì không ghi. Trên 250 bảng Anh, bạn cần hóa đơn VAT đầy đủ hoặc hóa đơn điều chỉnh thể hiện giá đã gồm VAT.

Nếu bạn chưa đăng ký VAT, bạn không được thu VAT hay ghi mã số VAT. Hóa đơn vẫn phải có thông tin của bạn, mô tả, tổng tiền và điều khoản thanh toán.

Thuế suất VAT tiêu chuẩn tại Anh là 20%, với mức 5% và 0% áp dụng cho một số hàng hóa và dịch vụ. Hãy kiểm tra mức thuế hiện hành trên GOV.UK trước khi xuất hóa đơn.

Mỹ: không có mẫu thống nhất

Hoa Kỳ không có mẫu hóa đơn chung ở cấp liên bang. IRS yêu cầu bạn lưu hồ sơ chứng minh thu nhập, và hóa đơn là một trong những chứng từ hỗ trợ được liệt kê trong Publication 583. Thuế bán hàng do từng bang quy định, nên dòng thuế phụ thuộc vào nơi giao dịch diễn ra và nơi khách hàng ở.

Trên thực tế, freelancer tại Mỹ ghi các trường giống danh sách của Anh: tên và địa chỉ doanh nghiệp, tên khách hàng, hóa đơn có đánh số, ngày, dịch vụ và số tiền, thuế bán hàng (nếu có) ghi thành dòng riêng, tổng cộng, cùng hạn thanh toán và thông tin chuyển khoản.

Cách đánh số

Dùng một dãy số chung cho mọi hóa đơn, ví dụ INV-0001, INV-0002, và cứ thế tiếp tục. Không dùng lại số đã có. Nếu hủy một hóa đơn, hãy giữ số đó và đánh dấu là đã hủy. Quy tắc số thứ tự liên tục của Anh nhằm đảm bảo mọi hóa đơn đều có thể truy vết, và số bị bỏ trống hoặc trùng lặp sẽ khiến việc kiểm tra khó hơn.

Ví dụ có tính VAT

Giả sử bạn thiết kế một trang web với giá 800 bảng Anh và cung cấp hosting 12 tháng với giá 200 bảng Anh. Cả hai đều chịu thuế suất tiêu chuẩn 20%.

Hạng mục	Số tiền (£)
Thiết kế website	800.00
Hosting, 12 tháng	200.00
Tạm tính, chưa gồm VAT	1,000.00
VAT 20%	200.00
Tổng phải thanh toán	1,200.00

VAT là 1,000 × 0.20 = 200, và tổng cộng là 1,200. Máy tính thuế VAT thực hiện phép tính này theo cả hai chiều, nên bạn có thể kiểm tra một mức giá đã gồm VAT.

Điều khoản thanh toán

Ghi ngày đến hạn lên hóa đơn, đừng chỉ ghi điều khoản như "net 30". "Đến hạn sau 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn, trước ngày 9 tháng 12 năm 2026" rõ ràng hơn so với chỉ "net 30". Net 14 và net 30 là các mức phổ biến, và bạn có thể chọn theo thỏa thuận với khách hàng.

Tại Anh, Đạo luật Lãi suất và Bồi thường cho Nợ thương mại trả chậm (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) áp dụng cho các khoản thanh toán giữa các doanh nghiệp. Nếu không thỏa thuận ngày thanh toán, khoản thanh toán bị coi là chậm sau 30 ngày kể từ khi khách hàng nhận hóa đơn, hoặc sau 30 ngày kể từ khi bạn giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, tùy ngày nào muộn hơn. GOV.UK cho biết thời hạn thanh toán đã thỏa thuận thường phải trong vòng 60 ngày đối với giao dịch giữa các doanh nghiệp, và thời hạn dài hơn phải công bằng với cả hai bên.

Lãi chậm trả và bồi thường (Anh)

Theo cùng đạo luật, nợ thương mại quá hạn chịu lãi theo luật định bằng lãi suất cơ bản của Ngân hàng Anh cộng thêm 8 điểm phần trăm, cộng thêm một khoản phí cố định để thu hồi nợ. Khoản phí cố định là 40 bảng Anh với khoản nợ dưới 1,000 bảng, 70 bảng Anh với khoản nợ từ 1,000 đến 9,999.99 bảng, và 100 bảng Anh với khoản nợ từ 10,000 bảng trở lên. Hãy kiểm tra lãi suất cơ bản hiện hành và các trang của GOV.UK trước khi dựa vào những con số này, vì lãi suất cơ bản thay đổi theo thời gian.

Ví dụ minh họa: giả sử hóa đơn 2,000 bảng Anh quá hạn 60 ngày và tổng lãi suất là 12% (lãi suất cơ bản 4% cộng 8 điểm, cả hai đều là giả định cho ví dụ này). Tiền lãi là 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = 39.45 bảng Anh, cộng khoản phí cố định 70 bảng Anh, tổng cộng là 109.45 bảng Anh. Đạo luật này không áp dụng cho người tiêu dùng, nên đây là quy định dành cho giao dịch giữa các doanh nghiệp.

Nhắc nợ theo lịch

Gửi hóa đơn dưới dạng PDF, ghi số hóa đơn vào tiêu đề email. Đặt tên tệp rõ ràng, ví dụ INV-0042 tên khách hàng, để dễ tìm. Sau đó:

1. Đặt nhắc nhở trên lịch vài ngày trước hạn thanh toán bằng công cụ tạo sự kiện lịch, và gửi một tin nhắn ngắn.
2. Vào ngày đến hạn, kiểm tra xem tiền đã về chưa. Nếu chưa, gửi nhắc nợ có ghi số hóa đơn và số tiền.
3. Một tuần sau ngày đến hạn, gửi tin nhắn cứng rắn hơn, nêu rõ ngày thanh toán và khoản lãi mà bạn có quyền đòi.

Trả lời nhanh

Tôi có thể lập hóa đơn bằng đồng tiền khác bảng Anh không? Được, nhưng hóa đơn VAT của Anh phải ghi tổng VAT bằng bảng Anh, nên hãy quy đổi số tiền VAT.

Hóa đơn có cần chữ ký không? Các quy định trên không bắt buộc chữ ký. Hãy kiểm tra những gì bộ phận kế toán của khách hàng yêu cầu.

Có phí phạt trễ hạn trong hợp đồng là đủ chưa? Hợp đồng có thể đặt biện pháp xử lý trả chậm riêng thay cho lãi theo luật định, nhưng mức phí quá nhỏ có thể không được công nhận. Hãy kiểm tra kỹ cách diễn đạt trước khi dựa vào nó.