O que colocar na nota fiscal para receber em dia

Uma nota fiscal que é paga em dia mostra quem está cobrando de quem, por que motivo, quanto e quando e como pagar: seu nome e dados de contato, o nome do seu cliente, um número de fatura exclusivo, a data, a descrição detalhada dos itens com quantidades e preços, o total com os impostos, a data de vencimento e os dados de pagamento. No Reino Unido, uma empresa registrada para o IVA também precisa mostrar os dados do IVA. Nos EUA não existe um formato federal único de nota fiscal, mas a lista acima é a prática comum.

Gerador de faturasPreciso de uma fatura em cinco minutosUse de graça

Reino Unido: o que a lei exige

O VAT Notice 700/21 da HMRC define o que uma nota fiscal de IVA deve mostrar. Uma nota fiscal completa de IVA precisa de:

• um número sequencial que identifique o documento de forma única
• a data da operação e a data de emissão, se forem diferentes
• seu nome, endereço e número de registro no IVA
• o nome e o endereço do seu cliente
• a descrição dos produtos ou serviços e a quantidade
• o preço unitário, a alíquota do IVA e o valor a pagar sem IVA
• o total a pagar sem IVA, a taxa de desconto à vista, se houver, e o total do IVA em libras

Para uma venda de até £250 com IVA incluso, é permitida uma nota fiscal simplificada. Ela precisa de seu nome, endereço e número do IVA, uma descrição e, para cada alíquota de IVA, o total com IVA e a alíquota cobrada. Operações isentas ficam de fora. Acima de £250, você precisa de uma nota fiscal completa de IVA ou de uma nota modificada que mostre os valores com IVA incluso.

Se você não estiver registrado para o IVA, não pode cobrar IVA nem mostrar um número de IVA. A nota fiscal ainda deve trazer seus dados, a descrição, o total e as condições de pagamento.

A alíquota padrão do IVA no Reino Unido é de 20%, com alíquotas de 5% e 0% para alguns produtos e serviços. Consulte as alíquotas atuais no GOV.UK antes de emitir a nota.

EUA: sem formato único

Os Estados Unidos não têm um formulário federal de nota fiscal. O IRS espera que você guarde registros que comprovem sua renda, e as faturas estão entre os documentos de comprovação listados na Publicação 583. O imposto sobre vendas é definido por cada estado, então a linha de imposto depende de onde a venda é feita e de onde está o cliente.

Na prática, os freelancers nos EUA incluem os mesmos campos da lista do Reino Unido: nome e endereço da empresa, nome do cliente, uma fatura numerada, a data, o serviço e o valor, o imposto sobre vendas em linha separada, se houver, o total e a data de vencimento com os dados de pagamento.

Numeração

Use uma sequência única para todas as faturas, como INV-0001, INV-0002, e assim por diante. Nunca reutilize um número. Se cancelar uma fatura, mantenha o número e marque-a como cancelada. A regra de número sequencial do Reino Unido existe para que toda fatura possa ser rastreada, e uma lacuna ou um número duplicado dificulta essa conferência.

Exemplo prático com IVA

Digamos que você crie um site por £800 e ofereça hospedagem por 12 meses a £200. Os dois itens têm alíquota padrão de 20%.

Item	Valor (£)
Criação de site	800.00
Hospedagem, 12 meses	200.00
Subtotal, sem IVA	1,000.00
IVA de 20%	200.00
Total a pagar	1,200.00

O IVA é 1.000 × 0,20 = 200, e o total é 1.200. A Calculadora de IVA faz a mesma conta nos dois sentidos, para que você possa conferir um preço que já inclui o IVA.

Prazos de pagamento

Escreva a data de vencimento na nota fiscal, e não apenas um prazo como "net 30". "Vencimento em 30 dias após a data da fatura, até 9 de dezembro de 2026" é mais claro do que apenas "net 30". Net 14 e net 30 são comuns, e a escolha é sua, desde que combinada com o cliente.

No Reino Unido, o Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 cobre pagamentos entre empresas. Se nenhuma data de pagamento for acordada, o pagamento fica em atraso 30 dias após o cliente receber a fatura, ou 30 dias após a entrega do produto ou serviço, o que for mais tarde. O GOV.UK informa que os prazos de pagamento acordados normalmente devem ser de até 60 dias em operações entre empresas, e prazos mais longos precisam ser justos para ambas as partes.

Juros por atraso e indenização (Reino Unido)

Pela mesma lei, dívidas comerciais vencidas têm juros legais de 8 pontos percentuais acima da taxa base do Banco da Inglaterra, mais um valor fixo para custos de cobrança. O valor fixo é de £40 para dívidas abaixo de £1.000, de £70 para dívidas de £1.000 a £9.999,99, e de £100 para dívidas de £10.000 ou mais. Confira a taxa base atual e as páginas do GOV.UK antes de se basear nesses valores, porque a taxa base muda.

Como ilustração, suponha uma fatura de £2.000 com 60 dias de atraso e uma taxa total de 12% (uma taxa base de 4% mais 8 pontos, ambas presumidas para este exemplo). Os juros são 2.000 × 0,12 × 60 ÷ 365 = £39,45, mais o valor fixo de £70, totalizando £109,45. A lei não se aplica a consumidores, então trata-se de uma regra entre empresas.

Faça o acompanhamento com uma agenda

Envie a fatura em PDF, com o número da fatura no assunto do e-mail. Use um nome de arquivo claro, como INV-0042 nome do cliente, para que seja fácil de encontrar. Depois:

1. Crie um lembrete no calendário alguns dias antes do vencimento, usando o criador de evento de calendário, e envie uma mensagem curta.
2. No dia do vencimento, verifique se o pagamento foi feito. Se não foi, envie um lembrete que cite o número da fatura e o valor.
3. Uma semana após o vencimento, envie uma mensagem mais firme, informando a data do pagamento e os juros que você tem direito a cobrar.

Respostas rápidas

Posso emitir a fatura em uma moeda diferente de libras? Sim, mas uma nota fiscal de IVA do Reino Unido precisa mostrar o total do IVA em libras, então converta o valor do IVA.

Preciso de assinatura na nota fiscal? As regras acima não exigem. Verifique o que a equipe financeira do seu cliente pede.

Basta uma multa por atraso no contrato? Um contrato pode definir sua própria penalidade por atraso no lugar dos juros legais, mas uma taxa simbólica pode não valer. Verifique a redação antes de contar com ela.