Wat moet er op een factuur staan zodat je op tijd betaald wordt

Een factuur die op tijd wordt betaald laat zien wie wat aan wie factureert, waarvoor, hoeveel, en wanneer en hoe er betaald moet worden: je naam en contactgegevens, de naam van je klant, een uniek factuurnummer, de datum, een uitgesplitste omschrijving met aantallen en prijzen, het totaal met eventuele belasting, de vervaldatum en de betaalgegevens. In het Verenigd Koninkrijk moet een bedrijf dat is geregistreerd voor BTW ook de BTW-gegevens vermelden. In de VS bestaat geen vast federaal factuurformulier, maar bovenstaande lijst is gangbare praktijk.

FactuurgeneratorSnel een factuur makenGratis doen

Het VK: wat de wet vraagt

In VAT Notice 700/21 van HMRC staat wat een BTW-factuur moet bevatten. Een volledige BTW-factuur heeft nodig:

• een opeenvolgend nummer dat het document uniek identificeert
• het tijdstip van levering, en de datum van uitgifte als die anders is
• je naam, adres en btw-identificatienummer
• de naam en het adres van je klant
• een omschrijving van de goederen of diensten, en de hoeveelheid
• de eenheidsprijs, het btw-tarief en het bedrag excl. btw
• het totaal excl. btw, het eventuele contantkortingspercentage, en het totale btw-bedrag in pond sterling

Voor een verkoop van £250 of minder inclusief btw is een vereenvoudigde factuur toegestaan. Die moet je naam, adres en btw-nummer bevatten, een omschrijving, en per btw-tarief het totaal inclusief btw en het toegepaste tarief. Vrijgestelde leveringen worden weggelaten. Boven de £250 heb je een volledige BTW-factuur nodig, of een gewijzigde factuur met bedragen inclusief btw.

Als je niet bent geregistreerd voor btw, mag je geen btw in rekening brengen of een btw-nummer vermelden. De factuur moet wel je gegevens, de omschrijving, het totaal en de betalingsvoorwaarden bevatten.

Het standaard btw-tarief in het VK is 20%, met tarieven van 5% en 0% voor sommige goederen en diensten. Controleer de actuele tarieven op GOV.UK voordat je factureert.

De VS: geen vast formaat

De Verenigde Staten hebben geen federaal factuurformulier. De IRS verwacht dat je administratie bijhoudt die je inkomsten onderbouwt, en facturen staan in Publication 583 op de lijst met ondersteunende documenten. Sales tax wordt per staat vastgesteld, dus de regel voor belasting hangt af van waar de verkoop plaatsvindt en waar de klant zit.

In de praktijk nemen zzp'ers in de VS dezelfde velden op als in de lijst voor het VK: de naam en het adres van hun bedrijf, de naam van de klant, een genummerde factuur, de datum, de dienst en het bedrag, eventuele sales tax als aparte regel, het totaal, en de vervaldatum en betaalgegevens.

Nummering

Gebruik één reeks voor alle facturen, zoals INV-0001, INV-0002, enzovoort. Gebruik een nummer nooit dubbel. Als je een factuur annuleert, bewaar dan het nummer en markeer de factuur als geannuleerd. De regel over opeenvolgende nummers in het VK bestaat zodat elke factuur te herleiden is, en een gat of dubbel nummer maakt die controle moeilijker.

Een uitgewerkt voorbeeld met BTW

Stel dat je een website ontwerpt voor £800 en 12 maanden hosting levert voor £200. Beide vallen onder het standaardtarief van 20%.

Post	Bedrag (£)
Websiteontwerp	800.00
Hosting, 12 maanden	200.00
Subtotaal, excl. btw	1,000.00
BTW 20%	200.00
Totaal te betalen	1,200.00

De btw is 1,000 × 0.20 = 200, en het totaal is 1,200. De BTW-calculator rekent dezelfde som in beide richtingen, zodat je een prijs die al btw bevat kunt controleren.

Betaaltermijnen

Zet de vervaldatum op de factuur, niet alleen een termijn zoals "netto 30". "Te betalen binnen 30 dagen na factuurdatum, uiterlijk 9 december 2026" is duidelijker dan alleen "netto 30". Netto 14 en netto 30 komen vaak voor, en de keuze is aan jou als je dat met de klant afspreekt.

In het VK dekt de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 betalingen tussen bedrijven. Als er geen betaaldatum is afgesproken, is een betaling 30 dagen na ontvangst van de factuur te laat, of 30 dagen na levering van de goederen of dienst, afhankelijk van wat later is. GOV.UK zegt dat overeengekomen betaaltermijnen bij zakelijke transacties doorgaans binnen 60 dagen moeten liggen, en dat langere termijnen redelijk moeten zijn voor beide bedrijven.

Wettelijke rente en vergoeding bij late betaling (VK)

Onder dezelfde wet geldt voor achterstallige zakelijke schulden een wettelijke rente van 8 procentpunt boven de Bank of England base rate, plus een vast bedrag voor invorderingskosten. Het vaste bedrag is £40 voor schulden onder £1,000, £70 voor schulden van £1,000 tot £9,999.99, en £100 voor schulden van £10,000 of meer. Controleer het actuele base rate en de pagina's op GOV.UK voordat je op deze bedragen vertrouwt, want het base rate verandert.

Ter illustratie: stel dat een factuur van £2,000 60 dagen achterstallig is en het totale tarief 12% is (een base rate van 4% plus 8 punten, beide aangenomen voor dit voorbeeld). De rente is 2,000 × 0.12 × 60 ÷ 365 = £39.45, plus het vaste bedrag van £70, dus in totaal £109.45. De wet geldt niet voor consumenten, dit is een regel tussen bedrijven.

Volg op volgens een schema

Stuur de factuur als pdf, met het factuurnummer in het onderwerp van de e-mail. Gebruik een duidelijke bestandsnaam, zoals INV-0042 naam klant, zodat hij makkelijk te vinden is. Daarna:

1. Zet een agenda-herinnering een paar dagen voor de vervaldatum met de Agenda-afspraak-tool, en stuur een korte notitie.
2. Controleer op de vervaldatum of de betaling binnen is. Zo niet, stuur dan een herinnering met het factuurnummer en het bedrag.
3. Een week na de vervaldatum stuur je een steviger bericht waarin je de betaaldatum noemt en de rente die je mag vorderen.

Snelle antwoorden

Kan ik factureren in een andere valuta dan pond? Ja, maar een BTW-factuur in het VK moet het totale btw-bedrag in pond sterling tonen, dus reken het btw-bedrag om.

Heb ik een handtekening nodig op een factuur? De regels hierboven vereisen dat niet. Vraag na wat de administratie van je klant wil.

Is een boete voor te late betaling in het contract voldoende? Een contract kan een eigen oplossing voor late betaling vastleggen in plaats van de wettelijke rente, maar een symbolisch tarief telt misschien niet. Controleer de bewoording voordat je erop vertrouwt.