Cách đối chiếu CV với mô tả công việc (một cách trung thực)

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là phần mềm mà nhà tuyển dụng dùng để thu nhận hồ sơ ứng tuyển, lưu trữ và tìm kiếm, lọc hồ sơ. Nhà tuyển dụng thường tìm trong kho dữ liệu đó bằng các thuật ngữ có trong tin tuyển dụng, nên một CV dùng đúng từ ngữ của tin đăng cho những kỹ năng bạn thật sự có sẽ dễ được tìm thấy hơn. Cách đối chiếu mô tả công việc một cách trung thực là tìm những thuật ngữ tin đăng lặp lại, rồi chỉ dùng chúng ở những chỗ mô tả đúng công việc bạn đã làm.

Kiểm tra từ khóa CVCV không được nhà tuyển dụng phản hồiDùng miễn phí

Hệ thống theo dõi ứng viên làm gì

Phần mềm tuyển dụng khác nhau rất nhiều. Một số hệ thống đọc tệp rồi tách thành các trường như họ tên, chức danh và thời gian làm việc. Số khác lưu tệp nguyên bản và để người tìm kiếm tự xử lý. Nhiều hệ thống làm cả hai việc. Không ai ngoài công ty biết chính xác cấu hình họ dùng, nên không công cụ nào, kể cả công cụ này, có thể cam đoan CV của bạn sẽ qua vòng lọc. Điều bạn có thể kiểm soát là CV có nói rõ bạn làm gì hay không, bằng những từ mà người đọc và công cụ tìm kiếm có khả năng dùng.

Hãy hình dung một nhà tuyển dụng tìm "data analyst" với "SQL" và "dashboard". Họ sẽ gõ đúng những từ đó. Nếu CV của bạn mô tả cùng công việc bằng cụm "báo cáo từ các truy vấn cơ sở dữ liệu", một lượt tìm kiếm thông thường có thể bỏ qua bạn, dù bạn hoàn toàn đủ năng lực. Khoảng cách đó chính là nội dung của bài viết này.

Đọc tin tuyển dụng để tìm thuật ngữ lặp lại

Sao chép toàn bộ tin tuyển dụng vào một tệp văn bản, rồi tìm ba loại từ:

Chức danh: tên công việc và các biến thể gần nghĩa, chẳng hạn "analyst" và "data analyst".
Công cụ và phương pháp: phần mềm, ngôn ngữ, tiêu chuẩn và phương pháp được nêu đích danh trong tin.
Bằng cấp và kỹ năng: văn bằng, chứng chỉ, ngoại ngữ, và các kỹ năng như "báo cáo cho bên liên quan" hay "lập kế hoạch ngân sách".

Những từ xuất hiện nhiều lần, hoặc nằm ở phần mở đầu và danh sách yêu cầu, là quan trọng nhất. Hãy lập một danh sách ngắn gồm mười đến mười lăm thuật ngữ. Có những thuật ngữ là công cụ bạn dùng hằng ngày, cũng có những cụm từ bạn chưa bao giờ dùng. Chỉ nhóm đầu tiên mới nên đưa thẳng vào CV.

Khi cách gọi kỹ năng của bạn khác với tin tuyển dụng, hãy dùng thuật ngữ của tin ở chỗ nó đúng với thực tế. Nếu bạn từng làm "hỗ trợ khách hàng" còn tin ghi "customer success", bạn có thể viết "customer success (hỗ trợ khách hàng)" một lần, vì người đọc hoặc công cụ tìm kiếm có thể dùng một trong hai cách. Đừng bịa ra chức danh mà bạn chưa từng giữ.

Hãy đối chiếu danh sách với CV bằng công cụ kiểm tra từ khóa. Công cụ sẽ hiển thị các từ và cụm từ thường gặp trong tin mà CV của bạn còn thiếu, cùng những từ đã có, kèm tỷ lệ khớp. Tỷ lệ khớp cho biết CV của bạn đã dùng bao nhiêu phần trăm từ ngữ của tin. Đó chỉ là chỉ dẫn về cách diễn đạt, không phải thang điểm đánh giá năng lực của bạn.

Đặt thuật ngữ ở đâu

Đặt mỗi thuật ngữ vào chỗ mô tả công việc thực tế:

Tóm tắt: một hoặc hai câu ở đầu, nêu chức danh và những kỹ năng phù hợp nhất của bạn.
Kỹ năng: danh sách ngắn các công cụ và kỹ năng, dùng cách viết của tin tuyển dụng, chỉ gồm những gì bạn thật sự sử dụng được.
Gạch đầu dòng kinh nghiệm: đây là chỗ tốt nhất để đặt thuật ngữ. "Xây dựng dashboard doanh số hằng tháng trên Excel cho ba quản lý" vừa chứa "dashboard" và "Excel", vừa cho thấy bạn đã làm gì. Một từ đơn lẻ trong ô kỹ năng thì không làm được việc đó.
Học vấn và chứng chỉ: tên chính xác của văn bằng, viết đúng như đơn vị cấp đã ghi.

Viết đầy đủ thuật ngữ kèm chữ viết tắt một lần, chẳng hạn "tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)". Có hệ thống tìm theo dạng viết tắt, có hệ thống tìm theo cụm đầy đủ, nên cặp này bao quát cả hai. Sau đó, hãy dùng dạng mà tin tuyển dụng đang dùng.

Những điều không nên làm

Lỗi phổ biến nhất là nhồi từ khóa. Lặp một thuật ngữ mười lần, hoặc thêm một khối từ không có ngữ cảnh, không làm bạn trở thành ứng viên tốt hơn, và người mở tệp sau đó sẽ thấy khó chịu. Công cụ tìm kiếm có thể đưa CV của bạn lên đầu, nhưng sau đó vẫn có người đọc trang, và một danh sách từ rời rạc sẽ lộ rõ bản chất của nó.

Đừng đặt chữ màu trắng hay cỡ chữ nhỏ xíu để giấu từ khóa. Làm vậy là không trung thực, và người đọc nếu phát hiện khối chữ ẩn có thể loại bạn vì điều đó. Đừng khai một kỹ năng bạn không có. Buổi phỏng vấn sẽ kiểm tra điều đó.

Đừng dán nguyên tin tuyển dụng vào CV. Chép nguyên văn các câu của tin sẽ khiến tài liệu đọc giống như bản tin, và chẳng nói lên điều gì về bạn.

Dùng thuật ngữ, rồi kiểm tra tệp

Sau khi đã đặt thuật ngữ vào đúng chỗ, hãy đọc CV thành tiếng. Nếu một dòng nghe như danh sách từ ngữ, hãy viết lại gạch đầu dòng xoay quanh việc bạn đã làm và kết quả nhờ đó. Sau đó kiểm tra bố cục. Một CV mà bộ phân tích đọc sai thứ tự sẽ làm mất một số thuật ngữ bạn vừa thêm. Trình tạo CV tạo bố cục một cột với các tiêu đề chuẩn và lưu thành PDF có văn bản có thể chọn, giúp các từ giữ đúng thứ tự dễ đọc.

Các trường hợp đặc biệt

Công việc khác nhau, CV khác nhau. Hãy giữ một tệp gốc chứa toàn bộ kinh nghiệm, rồi sao chép phần liên quan vào bản dành cho từng tin tuyển dụng. Gửi cùng một tệp cho mọi nơi sẽ khiến thuật ngữ khớp với một số tin và bỏ lỡ những tin khác.
Người chuyển ngành. Thuật ngữ trong tin có thể mô tả những kỹ năng bạn có dưới một tên khác. Hãy dùng thuật ngữ của tin ở chỗ nó đúng, và giải thích phần còn lại trong phần tóm tắt.
Ngôn ngữ. Nếu tin tuyển dụng viết bằng một ngôn ngữ còn CV viết bằng ngôn ngữ khác, hãy dùng thuật ngữ của tin bằng ngôn ngữ mà nhà tuyển dụng đã đăng.
Thông lệ khác nhau. Có nhà tuyển dụng yêu cầu điền biểu mẫu, có nơi yêu cầu nộp tệp, có nơi dùng cổng thông tin tự động chép dữ liệu của bạn vào các ô. Hãy làm theo hướng dẫn, và đừng thêm mẹo vặt vào biểu mẫu không có chỗ cho chúng.

Cách thực hiện

Dán mô tả công việc vào ô mô tả công việc của công cụ kiểm tra từ khóa.
Dán CV của bạn dưới dạng văn bản vào ô thứ hai.
Với mỗi thuật ngữ còn thiếu, hãy tự hỏi bạn có kỹ năng đó không. Nếu có, hãy thêm vào đúng chỗ. Nếu không, hãy bỏ qua.
Chạy kiểm tra lại và xác nhận các thuật ngữ đã xuất hiện trong danh sách khớp.
Lưu tệp cuối cùng dưới dạng PDF từ Trình tạo CV, hoặc từ trình soạn thảo văn bản của bạn, rồi kiểm tra xem có thể chọn văn bản hay không.