Dokument mit dem Handy scannen: So wird ein sauberes PDF daraus

Um ein Dokument mit dem Handy zu scannen, legst du die Seite flach auf eine einfarbige, kontrastreiche Unterlage, nimmst sie bei gleichmäßigem Tageslicht direkt von oben auf, sodass die Seite das ganze Bild füllt, und richtest das Bild dann gerade aus, wandelst es in Schwarzweiß um und speicherst es als PDF. Die Qualität hängt vor allem von Licht und einer flachen Auflage ab, nicht von der Megapixel-Zahl der Kamera.

Dokument scannenFoto vom Blatt sieht schlecht ausKostenlos loslegen

Warum Handy-Scans schlecht aussehen

Die meisten schlechten Handy-Scans haben einen von vier Fehlern. Ein Schatten fällt auf eine Seite der Vorlage, meist vom Handy oder von deiner Hand. Die Seite wird schräg fotografiert, sodass die Textzeilen auseinanderlaufen und die Seite wie ein Trapez wirkt. Das Papier wellt sich, besonders an der Bindung eines Buchs oder an einer getackerten Ecke, und die Wölbung zeigt sich als Schattierung. Oder das Foto ist bei schwachem Licht durch Verwackeln unscharf.

Korrigiere zuerst Licht und Winkel. Filter kommen ganz am Schluss.

Licht, Untergrund und Winkel

Nutze Tageslicht vom Fenster und achte auf gleichmäßiges Licht. Schalte den Blitz aus: Er lässt glänzendes Papier blenden und hinterlässt einen hellen Fleck über dem Text.

Lege die Seite auf eine Fläche, die sich davon abhebt. Eine weiße Seite auf einem dunklen Tisch ist ideal, weil die Papierkanten gut zu erkennen sind. Halte die Seite flach und glatt und das Handy darüber, sodass das Objektiv ungefähr über der Mitte der Seite liegt. Halte deine Finger und den Schatten deiner Hand aus dem Bild.

Das Scan-Tool findet die vier Ecken der Seite automatisch. Wenn eine Ecke an der falschen Stelle liegt, ziehst du sie an die richtige Position. Sobald die Ecken stimmen, richtet das Tool die Seite zu einem Rechteck aus. Genau so wird das Trapez korrigiert.

Auflösung: was 300 dpi bedeutet

Die Auflösung eines Scans ist die Anzahl der Pixel pro Zoll auf dem Papier. Die Digitalisierungsrichtlinien der US-Bundesbehörden (FADGI) nutzen 300 Pixel pro Zoll als Richtwert für gedruckten Text, und OCR-Software arbeitet bei dieser Stufe oder höher am besten. Bei 300 dpi hat eine US-Letter-Seite mit 8,5 × 11 Zoll 2.550 × 3.300 Pixel. Eine A4-Seite mit 210 × 297 mm hat 2.480 × 3.508 Pixel.

Ein Handyfoto einer ganzen Seite hat meist mehr Pixel als das. Entscheidend ist, wie viele Pixel auf den Text kommen. Wenn die Seite nur einen kleinen Teil eines weiten Fotos ausmacht, hat der Text vielleicht weniger Pixel als gedacht. Fülle das Bild daher mit der Seite.

Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe

Die drei Filter tauschen Detailtreue gegen Dateigröße:

• Schwarzweiß macht jeden Pixel entweder schwarz oder weiß. Das ergibt scharfen Text und die kleinste Datei. Dabei können schwache Bleistiftstriche, helle Stempel und feine Schattierungen verloren gehen.
• Graustufen behalten Grauabstufungen. Das passt für Seiten mit Fotos, Logos, blassem Druck oder einer Unterschrift mit Kugelschreiber.
• Farbe brauchst du, wenn Farbe eine Bedeutung trägt, etwa ein farbiger Stempel, eine markierte Klausel oder ein Diagramm.

Den Unterschied bei der Dateigröße kannst du leicht nachrechnen. Eine Letter-Seite mit 2.550 × 3.300 Pixeln hat 8.415.000 Pixel. Unkomprimiert mit einem Bit pro Pixel, also nur Schwarz oder Weiß, ergibt das 8.415.000 ÷ 8 = 1.051.875 Byte, etwa 1,05 MB. Mit acht Bit pro Pixel, also in Graustufen, sind es vor der Komprimierung etwa 8,4 MB. Komprimierung verkleinert beides, aber Schwarzweiß startet deutlich kleiner.

Wähle für einen einfachen Brief Schwarzweiß. Prüfe danach die feinen Stellen: eine helle Unterschrift, eine kleine Fußnote oder eine Bleistiftnotiz. Ist eine davon verschwunden, scanne neu in Graustufen.

Mehrere Seiten, in der richtigen Reihenfolge

Scanne die Seiten in Lesereihenfolge und füge sie einem PDF hinzu. Prüfe die Seitenreihenfolge, wenn du die fertige Datei öffnest, und kontrolliere auch die letzte Seite, denn die geht leicht verloren. Liegt eine Seite an der falschen Stelle, nutze lieber PDF-Seiten sortieren, statt das ganze Dokument noch einmal zu scannen. Hast du schon Fotos der Seiten und willst den Scan-Schritt überspringen, fügt Bilder zu einem PDF sie in der richtigen Reihenfolge zusammen.

E-Mail- und Upload-Limits

Die Hilfeseite von Gmail nennt für private Konten ein Limit von 25 MB für Anhänge, und dieses Limit gilt für die Summe aller Anhänge einer Nachricht. Überschreitet die Summe das Limit, legt Gmail die Dateien in Google Drive ab und fügt stattdessen einen Link in die E-Mail ein. Andere Anbieter und Upload-Formulare setzen eigene Grenzen, prüfe also die für dich geltende.

Ist das PDF zu groß, probiere vor allem anderen den Schwarzweiß-Filter aus, denn der verändert die Datei weit stärker als ein kleines Verkleinern. Danach nutzt du PDF komprimieren. Öffne das komprimierte PDF in voller Größe und prüfe, ob kleiner Text noch scharf ist.

Ein gescanntes PDF ist ein Bild der Seite, deshalb lässt sich der Text darin nicht markieren oder durchsuchen. Brauchst du den Text selbst, schick die Seite vorher durch Bild zu Text (OCR).

Vor dem Versenden

1. Prüfe, ob die Ecken erkannt wurden und die Seite gerade ist.
2. Prüfe den blassesten Text, die Unterschrift und alle Stempel.
3. Prüfe Seitenzahl und Reihenfolge.
4. Benenne die Datei so, dass man sieht, worum es geht und wann sie entstanden ist, und bewahre die Originalscans auf.

Kurze Antworten

Warum wird mein Scan grau? Die Papierfarbe und ein etwaiger Schatten werden beim Fotografieren beide grau. Ein Schwarzweiß-Filter entfernt die Tönung.

Ist ein Handy-Scan so gut wie ein Flachbettscanner? Für Text auf einer flachen Seite bei gutem Licht ist ein sorgfältiger Handy-Scan gut lesbar. Ein Flachbettscanner liefert gleichmäßigere Ergebnisse bei Fotos und feinen Details.

Warum ist das PDF so groß? Meist liegt es daran, dass die Seiten in Farbe oder Graustufen vorliegen. Wechsle bei reinen Textseiten auf Schwarzweiß und komprimiere danach, wenn die Datei immer noch zu groß ist.