Een document scannen met je telefoon en een nette pdf maken

Om een document met je telefoon te scannen, leg je de pagina vlak op een effen, contrasterend oppervlak in gelijkmatig daglicht. Fotografeer hem recht van boven, zodat de pagina het hele beeld vult. Recht daarna de afbeelding, zet hem om naar zwart-wit en sla hem op als pdf. De kwaliteit hangt vooral af van licht en vlakheid, niet van het aantal megapixels van de camera.

Document scannenTelefoonfoto van pagina oogt slechtGratis doen

Waarom scans met de telefoon er slecht uitzien

Slechte scans met de telefoon hebben meestal een van vier fouten. Er valt een schaduw over één kant van de pagina, meestal van de telefoon of je hand. De pagina is schuin gefotografeerd, waardoor de tekstregels naar elkaar toe lopen en de pagina een trapezium wordt. Het papier krult, vooral bij de rug van een boek of een geniete hoek, en die krul zie je als schaduw. Of de foto is wazig door handbeweging bij weinig licht.

Los eerst het licht en de hoek op. Filters komen als laatste.

Licht, ondergrond en hoek

Gebruik daglicht van een raam en zorg dat het licht gelijkmatig is. Zet de flits uit: die laat glanzend papier schitteren en geeft een heldere vlek over de tekst.

Leg de pagina op een ondergrond die contrasteert met het papier. Een wit blad op een donkere tafel is ideaal, want de randen van het papier zijn dan makkelijk te zien. Houd de pagina glad en vlak, en houd de telefoon boven het midden van de pagina. Houd je vingers en de schaduw van je hand buiten beeld.

De scantool zoekt de vier hoeken van de pagina voor je. Zet je een hoek op de verkeerde plek, sleep hem dan naar de juiste plek. Als de hoeken kloppen, maakt de tool van de pagina een rechthoek. Zo wordt het trapezium gecorrigeerd.

Resolutie: wat 300 dpi betekent

De resolutie van een scan is het aantal pixels per inch op het papier. De Amerikaanse richtlijnen voor digitalisering (FADGI) gebruiken 300 pixels per inch als basis voor gedrukte tekst, en OCR-software werkt het best bij dat niveau of hoger. Bij 300 dpi heeft een US Letter-pagina van 8,5 × 11 inch 2.550 × 3.300 pixels. Een A4-pagina van 210 × 297 mm heeft 2.480 × 3.508 pixels.

Een telefoonfoto van een volledige pagina heeft meestal meer pixels dan dat. Belangrijk is hoeveel pixels de tekst bedekt. Als de pagina maar een klein deel van een brede foto is, heeft de tekst mogelijk minder pixels dan je denkt. Vul daarom het beeld met de pagina.

Zwart-wit, grijstinten of kleur

De drie filters ruilen detail tegen bestandsgrootte:

• Zwart-wit maakt elke pixel zwart of wit. Dat levert scherpe tekst en het kleinste bestand op. Het kan lichte potlood, zwakke stempels en fijne schaduw verliezen.
• Grijstinten bewaren grijze tinten. Dat past bij pagina's met foto's, logo's, zwakke druk of een handtekening met pen.
• Kleur is nodig als kleur betekenis heeft, zoals een gekleurd stempel, een gemarkeerde clausule of een grafiek.

Het verschil in bestandsgrootte is makkelijk uit te rekenen. Een Letter-pagina van 2.550 × 3.300 pixels heeft 8.415.000 pixels. Ongecomprimeerd opgeslagen met één bit per pixel, dat is alleen zwart of wit, is dat 8.415.000 ÷ 8 = 1.051.875 bytes, ongeveer 1,05 MB. Met acht bits per pixel, dat is grijstinten, is het ongeveer 8,4 MB vóór compressie. Compressie verkleint beide, maar zwart-wit begint veel kleiner.

Kies zwart-wit voor een gewone brief. Controleer daarna de zwakke delen: een lichte handtekening, een kleine voetnoot of een potlood­aantekening. Als er één verdwijnt, scan je opnieuw met grijstinten.

Meerdere pagina's, in de juiste volgorde

Scan de pagina's in leesvolgorde en voeg ze toe aan één pdf. Controleer de volgorde wanneer je het klare bestand opent, en let ook op de laatste pagina, want die raak je snel kwijt. Staat een pagina op de verkeerde plek, gebruik dan de tool voor PDF-pagina's opnieuw ordenen in plaats van het hele document opnieuw te scannen. Heb je al foto's van de pagina's en wil je de scanstap overslaan, dan voegt Afbeeldingen naar PDF ze in volgorde samen.

Limieten voor e-mail en uploaden

De helppagina van Gmail vermeldt voor persoonlijke accounts een limiet van 25 MB voor bijlagen. Die limiet geldt voor het totaal van alle bijlagen in één bericht. Is het totaal groter, dan zet Gmail de bestanden in Google Drive en plaatst een link in de e-mail. Andere providers en uploadformulieren hanteren eigen limieten, dus controleer de limiet van jouw dienst.

Is de pdf te groot, probeer dan eerst een zwart-wit filter, omdat dat het bestand veel meer verkleint dan een kleine formaatwijziging. Gebruik daarna PDF comprimeren. Open na het comprimeren de pdf op volledig formaat en controleer of kleine tekst nog scherp is.

Een gescande pdf is een foto van de pagina, dus de tekst is niet te selecteren of te doorzoeken. Heb je de tekst zelf nodig, haal die dan eerst uit de pagina met de tool Afbeelding naar tekst.

Voordat je verstuurt

1. Controleer of de hoeken zijn gevonden en de pagina recht is.
2. Controleer de zwakste tekst, de handtekening en eventuele stempels.
3. Controleer het aantal pagina's en de volgorde.
4. Geef het bestand een naam die zegt wat het is en wanneer het is gemaakt, en bewaar de originele scans.

Korte antwoorden

Waarom wordt mijn scan grijs? De papierkleur en eventuele schaduw worden allebei grijs wanneer je fotografeert. Een zwart-wit filter verwijdert die tint.

Is een scan met de telefoon net zo goed als een flatbedscanner? Voor tekst op een vlakke pagina in goed licht is een zorgvuldige scan met de telefoon goed leesbaar. Een flatbedscanner geeft gelijkmatigere resultaten bij foto's en fijne details.

Waarom is de pdf zo groot? Meestal omdat de pagina's in kleur of grijstinten zijn. Schakel voor pagina's met alleen tekst over naar zwart-wit en comprimeer daarna als het bestand nog te groot is.