Cách quét tài liệu bằng điện thoại thành PDF rõ nét

Để quét tài liệu bằng điện thoại, hãy đặt trang giấy phẳng trên một mặt nền tương phản với giấy, dưới ánh sáng ban ngày đều, rồi chụp từ thẳng phía trên để trang giấy lấp đầy khung hình. Sau đó nắn thẳng ảnh, chuyển sang đen trắng và lưu thành PDF. Phần lớn chất lượng đến từ ánh sáng và độ phẳng của giấy, chứ không phụ thuộc vào số megapixel của camera.

Quét tài liệuẢnh chụp trang giấy trông xấuDùng miễn phí

Vì sao ảnh quét bằng điện thoại trông kém?

Hầu hết ảnh quét xấu mắc một trong bốn lỗi. Bóng đổ lên một phía trang giấy, thường do điện thoại hoặc bàn tay bạn. Trang giấy bị chụp nghiêng, khiến các dòng chữ chụm vào nhau và trang thành hình thang. Giấy bị cong, nhất là gần gáy sách hay góc bị ghim, và chỗ cong hiện ra thành vùng tối. Hoặc ảnh bị nhòe vì tay rung trong điều kiện thiếu sáng.

Hãy sửa ánh sáng và góc chụp trước. Bộ lọc để sau cùng.

Ánh sáng, mặt nền và góc chụp

Dùng ánh sáng ban ngày từ cửa sổ và giữ cho ánh sáng đều. Tắt đèn flash: đèn flash làm giấy bóng bị lóa và tạo một vệt sáng chói trên chữ.

Đặt trang giấy trên mặt nền tương phản với nó. Giấy trắng đặt trên bàn tối là lý tưởng, vì mép giấy dễ nhận ra. Giữ trang giấy phẳng và nhẵn, cầm điện thoại phía trên sao cho ống kính gần như nằm ngay giữa trang. Đừng để ngón tay và bóng bàn tay lọt vào khung hình.

Công cụ quét sẽ tự tìm bốn góc của trang giấy. Nếu nó đặt sai một góc, hãy kéo góc đó về đúng vị trí. Khi các góc đã chuẩn, công cụ sẽ nắn trang thành hình chữ nhật, và đó chính là cách sửa lỗi hình thang.

Độ phân giải: 300 dpi nghĩa là gì

Độ phân giải của ảnh quét là số pixel trên mỗi inch giấy. Hướng dẫn số hóa liên bang Hoa Kỳ (FADGI) lấy 300 pixel trên inch làm mức chuẩn cho chữ in, và phần mềm OCR hoạt động tốt nhất ở mức này trở lên. Ở 300 dpi, một trang US Letter 8,5 × 11 in có kích thước 2.550 × 3.300 pixel. Một trang A4 210 × 297 mm có kích thước 2.480 × 3.508 pixel.

Ảnh chụp cả trang bằng điện thoại thường có nhiều pixel hơn thế. Điều quan trọng là có bao nhiêu pixel phủ lên chữ. Nếu trang giấy chỉ chiếm một phần nhỏ trong bức ảnh rộng, chữ có thể có ít pixel hơn bạn nghĩ, vì vậy hãy để trang giấy lấp đầy khung hình.

Đen trắng, thang xám hay màu

Ba bộ lọc đánh đổi giữa chi tiết và dung lượng file:

• Đen trắng biến mỗi pixel thành đen hoặc trắng. Chữ sắc nét và file nhỏ nhất. Có thể làm mất nét bút chì mờ, dấu mộc nhạt và các chi tiết tô bóng nhỏ.
• Thang xám giữ các sắc độ xám. Phù hợp với trang có ảnh, logo, chữ in mờ hoặc chữ ký bằng bút.
• Màu cần thiết khi màu mang ý nghĩa, ví dụ dấu màu, điều khoản được tô sáng hoặc biểu đồ.

Chênh lệch dung lượng file dễ tính được. Một trang Letter 2.550 × 3.300 pixel có 8.415.000 pixel. Nếu lưu không nén ở 1 bit mỗi pixel, tức chỉ đen hoặc trắng, thì là 8.415.000 ÷ 8 = 1.051.875 byte, khoảng 1,05 MB. Lưu ở 8 bit mỗi pixel, tức thang xám, thì khoảng 8,4 MB trước khi nén. Nén làm cả hai nhỏ đi, nhưng bản đen trắng đã nhỏ hơn rất nhiều ngay từ đầu.

Với văn bản thông thường, hãy chọn đen trắng. Sau đó kiểm tra các phần mờ: chữ ký nhạt, chú thích nhỏ hoặc ghi chú bằng bút chì. Nếu mất một trong số đó, hãy quét lại bằng thang xám.

Nhiều trang, theo đúng thứ tự

Quét các trang theo thứ tự đọc và gộp vào một file PDF. Khi mở file đã hoàn thành, hãy kiểm tra thứ tự trang, và kiểm tra cả trang cuối vì rất dễ bỏ sót. Nếu một trang nằm sai chỗ, hãy dùng Sắp xếp lại trang PDF thay vì quét lại toàn bộ tài liệu. Nếu bạn đã có sẵn ảnh chụp các trang và muốn bỏ qua bước quét, Ghép ảnh thành PDF sẽ gộp chúng theo đúng thứ tự.

Giới hạn gửi email và tải lên

Trang trợ giúp của Gmail cho biết tài khoản cá nhân có giới hạn 25 MB cho tệp đính kèm, và giới hạn này tính tổng tất cả tệp đính kèm trong một thư. Nếu tổng vượt quá giới hạn, Gmail sẽ đưa các tệp lên Google Drive và chèn liên kết vào email. Các nhà cung cấp khác và biểu mẫu tải lên đặt giới hạn riêng, vì vậy hãy kiểm tra giới hạn của dịch vụ bạn đang dùng.

Nếu file PDF quá lớn, hãy thử bộ lọc đen trắng trước tiên, vì nó làm file thay đổi nhiều hơn so với việc thu nhỏ kích thước một chút. Sau đó dùng Nén PDF. Sau khi nén, mở PDF ở kích thước đầy đủ và kiểm tra xem chữ nhỏ có còn rõ nét không.

File PDF quét về bản chất là một bức ảnh của trang giấy, nên chữ trong đó không thể chọn hay tìm kiếm. Nếu bạn cần lấy nội dung chữ, hãy chạy trang qua Chuyển ảnh thành chữ trước.

Trước khi gửi

1. Kiểm tra xem các góc đã được nhận diện và trang giấy đã thẳng hàng chưa.
2. Kiểm tra chữ mờ nhất, chữ ký và mọi dấu mộc.
3. Kiểm tra số trang và thứ tự trang.
4. Đặt tên file sao cho thể hiện nội dung và thời điểm tạo, đồng thời giữ lại các ảnh quét gốc.

Trả lời nhanh

Vì sao ảnh quét của tôi bị xám? Màu nền giấy và bóng đổ đều biến thành màu xám khi chụp. Bộ lọc đen trắng sẽ loại bỏ phần ám màu.

Ảnh quét bằng điện thoại có tốt bằng máy quét phẳng không? Với chữ trên trang giấy phẳng và đủ sáng, ảnh quét bằng điện thoại làm cẩn thận vẫn đọc được. Máy quét phẳng cho kết quả đồng đều hơn với ảnh và chi tiết nhỏ.

Vì sao file PDF lại lớn thế? Thường là do các trang ở dạng màu hoặc thang xám. Với trang chỉ có chữ, hãy chuyển sang đen trắng, rồi nén nếu file vẫn còn quá lớn.