Asiakirjan skannaaminen puhelimella ja siisti PDF

Asiakirjan skannaaminen puhelimella onnistuu asettamalla sivu tasaiselle, kontrastisen väriselle alustalle tasaisessa päivänvalossa, kuvaamalla sen suoraan ylhäältä niin, että sivu täyttää kuvan, suoristamalla kuvan, muuttamalla sen mustavalkoiseksi ja tallentamalla PDF-tiedostoksi. Suurin osa laadusta tulee valosta ja tasaisuudesta, ei kameran megapikselimäärästä.

Skannaa asiakirjaPuhelinkuva sivusta näyttää huonoltaTee se ilmaiseksi

Miksi puhelimella skannatut kuvat näyttävät huonoilta

Useimmissa huonoissa puhelinskannauksissa on jokin neljästä virheestä. Varjo osuu sivun toiselle puolelle, yleensä puhelimesta tai kädestä. Sivu on kuvattu vinosti, jolloin tekstirivit kapenevat ja sivusta tulee puolisuunnikas. Paperi kääntyy kiharaksi, varsinkin kirjan selkämyksen tai nidotun reunan lähellä, ja kihara näkyy varjostuksena. Tai kuva on sumea, koska kätesi liikkui hämärässä.

Korjaa ensin valo ja kulma. Suodattimet tulevat viimeisenä.

Valo, alusta ja kulma

Käytä ikkunasta tulevaa päivänvaloa ja pidä valo tasaisena. Sammuta salama: se saa kiiltävän paperin heijastamaan ja jättää tekstin päälle kirkkaan läiskän.

Aseta sivu alustalle, joka erottuu siitä. Valkoinen sivu tummalla pöydällä on ihanteellinen, koska paperin reunat erottuvat helposti. Pidä sivu tasaisena ja sileänä, ja pidä puhelinta sen yläpuolella niin, että linssi on suunnilleen sivun keskikohdan päällä. Pidä sormet ja kädenvarjo kuvan ulkopuolella.

Skannaustyökalu löytää sivun neljä kulmaa puolestasi. Jos se asettaa kulman väärään kohtaan, vedä kulma oikeaan paikkaan. Kun kulmat ovat kohdallaan, työkalu suoristaa sivun suorakulmioksi, ja juuri näin puolisuunnikas korjautuu.

Tarkkuus: mitä 300 dpi tarkoittaa

Skannauksen tarkkuus kertoo, kuinka monta pikseliä paperin tuumalle osuu. Yhdysvaltojen liittovaltion digitointiohjeet (FADGI) käyttävät painetun tekstin perustasona 300 pikseliä tuumalla, ja OCR-ohjelmat toimivat parhaiten tällä tasolla tai sitä korkeammalla. 300 dpi:llä Letter-kokoinen sivu, 8,5 × 11 tuumaa, on 2 550 × 3 300 pikseliä. A4-sivu, 210 × 297 mm, on 2 480 × 3 508 pikseliä.

Koko sivun puhelinkuvassa on yleensä enemmän pikseleitä kuin tämä. Ratkaisevaa on se, kuinka monta pikseliä peittää tekstin. Jos sivu on vain pieni osa laajasta kuvasta, tekstissä voi olla vähemmän pikseleitä kuin luulisit, joten täytä kuva sivulla.

Mustavalkoinen, harmaasävy vai väri

Kolme suodatinta vaihtavat yksityiskohdat tiedostokokoon:

• Mustavalkoinen muuttaa jokaisen pikselin mustaksi tai valkoiseksi. Se antaa terävän tekstin ja pienimmän tiedoston. Se voi hukata himmeät lyijykynämerkinnät, vaaleat leimat ja hienot varjostukset.
• Harmaasävy säilyttää harmaan eri sävyt. Se sopii sivuille, joilla on kuvia, logoja, heikkoa painatusta tai kynällä kirjoitettu allekirjoitus.
• Väri tarvitaan, kun väri kantaa merkitystä, kuten värillinen leima, korostettu kohta tai kaavio.

Tiedoston koon eron voi laskea helposti. Letter-sivulla, 2 550 × 3 300 pikseliä, on 8 415 000 pikseliä. Tallennettuna pakkaamattomana yhdellä bitillä pikselissä, eli vain mustana tai valkoisena, se on 8 415 000 ÷ 8 = 1 051 875 tavua, noin 1,05 MB. Tallennettuna kahdeksalla bitillä pikselissä, eli harmaasävynä, se on noin 8,4 MB ennen pakkausta. Pakkaus pienentää molempia, mutta mustavalkoinen lähtee paljon pienemmästä.

Valitse mustavalkoinen tavalliselle kirjeelle. Tarkista sitten himmeät kohdat: vaalea allekirjoitus, pieni alaviite tai lyijykynämerkintä. Jos jokin niistä katosi, skannaa uudelleen harmaasävynä.

Useita sivuja järjestyksessä

Skannaa sivut lukujärjestyksessä ja lisää ne yhteen PDF-tiedostoon. Tarkista sivujen järjestys, kun avaat valmiin tiedoston, ja tarkista myös viimeinen sivu, koska sen kadottaminen on helppoa. Jos sivu on väärässä kohdassa, käytä PDF-sivujen järjestäminen -työkalua sen sijaan, että skannaisit koko asiakirjan uudelleen. Jos sinulla on jo sivuista kuvia etkä halua skannata, Kuvat PDF:ksi yhdistää ne järjestyksessä.

Sähköpostin ja latausten rajat

Gmailin ohjesivun mukaan henkilökohtaisilla tileillä liitteiden raja on 25 MB, ja raja koskee yhdessä viestissä olevien liitteiden yhteismäärää. Jos yhteismäärä ylittää rajan, Gmail lisää tiedostot Google Driveen ja laittaa sähköpostiin linkin niihin. Muut palvelut ja lomakkeet asettavat omat rajansa, joten tarkista oman palvelusi raja.

Jos PDF on liian suuri, kokeile ensin mustavalkoista suodatinta, koska se muuttaa tiedostoa paljon enemmän kuin pieni kuvan koon pienennys. Aja sen jälkeen Pienennä PDF. Pakkauksen jälkeen avaa PDF täydessä koossa ja tarkista, että pieni teksti on yhä terävää.

Skannattu PDF on kuva sivusta, joten sen tekstiä ei voi valita eikä hakea. Jos tarvitset tekstin itsessään, aja sivu ensin Kuvasta tekstiksi -työkalun läpi.

Ennen lähettämistä

1. Tarkista, että kulmat löytyivät ja sivu on suorassa.
2. Tarkista himmein teksti, allekirjoitus ja mahdolliset leimat.
3. Tarkista sivumäärä ja järjestys.
4. Nimeä tiedosto niin, että siitä näkee, mitä se on ja milloin se tehtiin, ja säilytä alkuperäiset skannaukset.

Pikavastaukset

Miksi skannaukseni tulee harmaana? Paperin väri ja mahdollinen varjo muuttuvat molemmat harmaiksi kuvattaessa. Mustavalkoinen suodatin poistaa sävyn.

Onko puhelinskannaus yhtä hyvä kuin skanneri? Huolellisesti tehty puhelinskannaus on luettava tasaisella sivulla hyvässä valossa. Tasaskanneri antaa tasaisemman tuloksen kuvissa ja hienoissa yksityiskohdissa.

Miksi PDF on niin suuri? Yleensä siksi, että sivut ovat värillisiä tai harmaasävyisiä. Vaihda tekstisivuille mustavalkoiseen, ja pakkaa tiedosto, jos se on yhä liian suuri.