PDF lưu gì về bạn: siêu dữ liệu và cách xóa

Siêu dữ liệu PDF là phần mô tả được lưu bên trong file PDF: tiêu đề, tên tác giả, chương trình tạo file, cùng ngày tạo và ngày sửa. Hầu hết trình đọc hiển thị nó trong File → Properties, và nó thường có tên bạn dù bạn chưa từng gõ. Công cụ xóa siêu dữ liệu có thể cho bạn một bản sao không có các trường này chỉ trong vài giây. Công cụ không thay đổi nội dung các trang, và cũng không làm tài liệu trở nên ẩn danh.

Xóa siêu dữ liệu PDFPDF hiện tên tôi là tác giảDùng miễn phí

Siêu dữ liệu là gì

Một file PDF có một bộ thuộc tính tài liệu chuẩn:

Title và Subject: tài liệu nói rằng nó là về điều gì.
Author: người được ghi là người tạo.
Keywords: các từ được chọn để tìm kiếm.
Creator: ứng dụng tạo tài liệu gốc, chẳng hạn một trình soạn thảo văn bản.
Producer: phần mềm ghi file PDF, có thể khác với creator.
Creation date và modification date.

Nó được lưu ở đâu

Hầu hết các trường này nằm trong document information dictionary, một tập nhỏ các cặp tên và giá trị bên trong file. Nhiều PDF còn chứa một luồng siêu dữ liệu XMP: một khối XML lưu thông tin tương tự ở dạng có cấu trúc hơn, và các phần mềm khác cũng đọc được. Cùng một giá trị có thể xuất hiện ở cả hai nơi, nên sau khi xóa hãy kiểm tra lại file.

Tên tác giả lấy từ đâu

Trường tác giả thường được điền từ tên người dùng đặt trong chương trình văn phòng hoặc hệ điều hành. Nó thường được thêm tự động khi file được tạo, nên một PDF làm trên laptop công ty có thể mang tên tài khoản hoặc tên công ty, mà không ai chủ động thêm vào. Mỗi phần mềm một khác. Có chương trình điền trường này, có chương trình để trống.

Cách xem

Mở PDF trong một trình đọc và tìm File → Properties hoặc Document properties. Hầu hết trình đọc trên máy tính đều có bảng như vậy, và nhiều trình xem trên trình duyệt cũng vậy. Công cụ xóa hiển thị trực tiếp các trường tương tự, nên bạn có thể đọc trước khi lưu bất cứ thứ gì.

Khi nào nó quan trọng

Siêu dữ liệu quan trọng khi file rời khỏi tay bạn. Các trường hợp phổ biến là CV hoặc hồ sơ năng lực gửi cho nhà tuyển dụng, báo giá hoặc hóa đơn gửi cho khách hàng, báo cáo đăng công khai trên mạng, và bản nháp chia sẻ cho những người không nên biết ai đã viết hoặc viết ở đâu. Tên tác giả và ngày tháng ghép lại có thể cho biết nhiều hơn cả nội dung trang.

Xóa siêu dữ liệu không làm được gì

Việc xóa các trường này chỉ có phạm vi hẹp. Nó không xóa:

chữ hoặc hình ảnh trên các trang;
bình luận và chú thích;
nội dung trong các ô của biểu mẫu;
file đính kèm bên trong PDF;
nội dung bạn ẩn trong lớp hoặc làm tàng hình.

Nó cũng không làm tài liệu trở nên ẩn danh. Phong cách viết của bạn, nội dung, tên file bạn gửi và các file khác của bạn đều có thể nhận ra bạn.

Che lại không phải là xóa

Một hộp đen vẽ đè lên một câu chỉ là một hình nằm trên trang. Chữ bên dưới có thể vẫn còn trong file, và người đọc vẫn có thể chọn, sao chép hoặc tìm kiếm nó. Để kiểm tra một file, hãy mở nó, thử chọn phần chữ đã che và tìm một từ bạn đã giấu. Nếu tìm thấy từ đó, chữ vẫn còn đó.

Để xóa nội dung thay vì che, hãy dùng công cụ xóa thông tin, được làm để gỡ bỏ phần nằm dưới dấu che. Xóa siêu dữ liệu và xóa thông tin làm hai việc khác nhau: dùng cái đầu cho các thuộc tính, và cái sau cho chữ và hình ảnh.

Ảnh cũng mang dữ liệu riêng

Ảnh có siêu dữ liệu riêng, gọi là EXIF. Nó có thể gồm mẫu máy ảnh, ngày chụp và, khi đã bật vị trí, tọa độ GPS. Ảnh đặt trong PDF có thể vẫn giữ dữ liệu này, và việc xóa thuộc tính của PDF không nhất thiết xóa được nó. Hãy xóa vị trí khỏi ảnh trước khi chèn vào, bằng công cụ xóa vị trí trong ảnh.

Các bước

Mở PDF và kiểm tra thuộc tính trong trình đọc.
Chạy công cụ xóa siêu dữ liệu và đọc các trường nó hiển thị.
Lưu bản sao nó trả về, và giữ bản gốc ở nơi tách biệt nếu bạn cần.
Mở bản sao và kiểm tra lại thuộc tính.
Kiểm tra riêng các trang xem có chữ đã che, và làm sạch ảnh trước khi đưa vào.

Các trường hợp đặc biệt

PDF đã ký. Mọi thay đổi sau khi ký sẽ làm hỏng chữ ký số. Hãy xóa siêu dữ liệu trước khi ký, không phải sau.
Trang đã quét. Bản quét không có lớp chữ để xóa, nhưng phần mềm của máy quét vẫn có thể thêm thuộc tính. Hãy kiểm tra như trên.
Mẫu của công ty. Một file tạo từ mẫu thường giữ lại tác giả và creator của mẫu. Hãy kiểm tra từng file bạn gửi.