Chữ ký dạng ảnh hay chữ ký điện tử: bạn cần loại nào?

Ảnh chụp chữ ký viết tay phù hợp với nhiều việc thường ngày, chẳng hạn một lá thư cá nhân hay một bản sao chỉ dùng để xác nhận. Nó chứng minh được rất ít, vì bất kỳ ai có ảnh đó đều có thể dán lên tài liệu khác. Dịch vụ chữ ký điện tử ghi lại ai đã ký, lúc nào và qua những bước nào. Chữ ký số thêm một dấu niêm phong mật mã, cho thấy tệp không bị thay đổi kể từ khi được ký. Bạn cần loại nào tùy thuộc vào việc ai sẽ dựa vào tài liệu đó, và quy định khác nhau theo từng quốc gia và loại tài liệu.

Tạo chữ kýCần chữ ký của tôi dưới dạng ảnhDùng miễn phí

Ba loại chữ ký

Loại	Đó là gì	Chứng minh được điều gì	Thường dùng cho
Ảnh chữ ký	Ảnh PNG trong suốt chứa nét chữ viết tay của bạn	Rất ít, vì ảnh có thể bị sao chép	Thư từ, biểu mẫu cá nhân, bản nháp
Chữ ký điện tử	Dịch vụ ghi lại người ký, thời điểm và các bước ký	Một tài khoản đã đi qua các bước ký, và vào lúc nào	Thỏa thuận giữa các bên
Chữ ký số	Dấu niêm phong mật mã dựa trên chứng thư số nằm trong tệp	Tệp không đổi kể từ khi ký, và chứng thư nào đã ký	PDF chính thức cần chữ ký có thể kiểm chứng

Ba loại này không thể thay thế cho nhau, và chọn nhầm là lỗi thường gặp nhất.

Khi nào ảnh chữ ký là đủ

Hãy dùng ảnh khi không ai cần dựa vào chữ ký đó làm bằng chứng. Ảnh phù hợp với một lá thư gửi bạn bè, một biểu mẫu mà hướng dẫn chỉ yêu cầu "chữ ký", hoặc một bản sao bạn giữ để lưu hồ sơ riêng. Nó cũng hợp để đặt chữ ký mang tính hình ảnh lên thiết kế hay mẫu thư.

Để tạo ảnh, hãy vẽ chữ ký bằng chuột, ngón tay hoặc bút trong công cụ tạo chữ ký. Công cụ lưu nét vẽ thành ảnh PNG trong suốt, được cắt sát nét mực với lề nhỏ, nên đặt lên trang nào cũng gọn gàng.

Khi ảnh là chưa đủ

Ảnh rất yếu khi ai đó cần bằng chứng rằng bạn đã đồng ý: hợp đồng với bên khác, hồ sơ xin việc hoặc vay vốn, biểu mẫu yêu cầu người ký phải ký, hay bất kỳ tài liệu nào mà sau này bạn có thể cần chứng minh mình đã ký. Trong ảnh không có gì ghi lại khi nào hay ở đâu nó được đặt vào, và mọi bản sao đều giống hệt bản gốc. Nếu biểu mẫu là PDF, ký PDF đặt chữ ký vẽ hoặc gõ lên trang bạn chọn, ngay trong trình duyệt, nhưng bản thân nó không ghi lại các bước ký.

Cũng hãy lưu ý những gì khác có trên trang đã quét. Trang đã ký thường có số tài khoản, số giấy tờ tùy thân hoặc địa chỉ mà người nhận không cần. Trước khi chia sẻ tệp, hãy che chúng bằng công cụ che ảnh, rồi mở tệp đã lưu để xác nhận phần bị che thật sự đã mất, chứ không chỉ bị ẩn trong bản xem trước. Hướng dẫn che thông tin giải thích chi tiết hơn.

Dịch vụ chữ ký điện tử

Dịch vụ chữ ký điện tử gửi tài liệu tới từng người ký qua liên kết. Tùy cách thiết lập, dịch vụ có thể yêu cầu người ký xác nhận địa chỉ email hoặc mã, rồi ghi lại các sự kiện: đã gửi, đã xem và đã ký, kèm dấu thời gian và thường là địa chỉ IP. Khi xong, dịch vụ thường tạo một chứng nhận hoàn tất liệt kê các sự kiện đó. Bản ghi này là bằng chứng mạnh hơn nhiều so với một bức ảnh, cho thấy một tài khoản cụ thể đã đồng ý với một phiên bản cụ thể. Với thỏa thuận kinh doanh, đây thường là lựa chọn phổ biến.

Chữ ký số

Chữ ký số dùng một khóa riêng chỉ người ký nắm giữ, cùng một chứng thư do cơ quan tin cậy cấp để liên kết khóa đó với một danh tính. Phần mềm tính một dấu vân tay của tài liệu, gọi là băm (hash), rồi ký lên đó bằng khóa. Bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra chữ ký dựa trên chứng thư. Nếu dù chỉ một byte của tệp thay đổi sau khi ký, việc kiểm tra sẽ thất bại, đó chính là ý nghĩa của "phát hiện được chỉnh sửa". Trong các trình đọc PDF, kết quả thường hiện dưới dạng một bảng thông tin chữ ký.

Một số quốc gia công nhận trong luật các loại chữ ký điện tử có chứng nhận hoặc đủ điều kiện nhất định, và một số biểu mẫu bắt buộc phải dùng loại này. Một chữ ký cụ thể có được chấp nhận hay không là câu hỏi pháp lý. Trước khi ký, hãy hỏi tổ chức đã yêu cầu tài liệu xem họ chấp nhận loại nào.

Quyết định nhanh

1. Có ai sẽ dựa vào tài liệu này để chứng minh bạn đã đồng ý không? Nếu không, ảnh chữ ký là đủ.
2. Nếu có, bên kia có chấp nhận chữ ký điện tử không? Nếu có, hãy dùng dịch vụ có lưu nhật ký kiểm toán.
3. Nếu họ cần chữ ký có chứng nhận hoặc phát hiện được chỉnh sửa, hãy hỏi yêu cầu chính xác trước khi ký, vì một bức ảnh sẽ không đáp ứng được.

Cách làm với fixmint

1. Vẽ chữ ký trong ô bằng chuột, ngón tay hoặc bút. Dùng Hoàn tác để xóa nét vừa vẽ, hoặc Xóa để làm lại từ đầu.
2. Chọn Đen hoặc Xanh dương, hoặc chọn màu khác bằng Màu khác, rồi đặt Độ dày để các nét rõ ràng ở kích thước bạn sẽ đặt.
3. Nhấn Tải PNG hoặc Sao chép ảnh, rồi đặt tệp PNG lên tài liệu hoặc mẫu mà bạn đã chọn theo các bước ở trên.

Trả lời nhanh

Ảnh chữ ký có giá trị pháp lý không?

Tùy thuộc vào tài liệu và quốc gia. Riêng một bức ảnh thường là bằng chứng yếu, nên hãy hỏi người nhận xem họ chấp nhận loại nào.

Có ai sao chép được ảnh chữ ký của tôi không?

Có. Đó là lý do nó chỉ chứng minh được rất ít, ngoài việc ảnh đã được đặt lên trang.

Chữ ký điện tử có giống chữ ký số không?

Không. Chữ ký điện tử là một thỏa thuận được dịch vụ ký ghi lại, còn chữ ký số là một dấu niêm phong mật mã nằm trong tệp.