Unterschrift als Bild oder E-Signatur: Was brauchst du?

Ein Foto deiner handschriftlichen Unterschrift reicht für viele alltägliche Zwecke, etwa für einen persönlichen Brief oder eine Kopie, die du nur bestätigst. Es beweist aber sehr wenig, denn wer das Bild hat, kann es auf jedes andere Dokument kopieren. Ein E-Signatur-Dienst hält fest, wer wann und über welche Schritte unterschrieben hat. Eine digitale Signatur fügt ein kryptografisches Siegel hinzu, das zeigt, dass die Datei seit dem Signieren nicht verändert wurde. Welche Variante du brauchst, hängt davon ab, wer sich auf das Dokument verlässt. Die Regeln unterscheiden sich außerdem je nach Land und Dokumentart.

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Drei Arten von Unterschriften

Art	Was es ist	Was es beweist	Typische Verwendung
Unterschriftenbild	Ein transparentes PNG deiner Handschrift	Sehr wenig, weil das Bild kopiert werden kann	Briefe, persönliche Formulare, Entwürfe
Elektronische Signatur	Ein Dienst erfasst Unterzeichner, Zeitpunkt und Schritte	Dass ein Konto die Schritte zur Unterschrift durchlaufen hat, und wann	Vereinbarungen zwischen Parteien
Digitale Signatur	Ein zertifikatbasiertes kryptografisches Siegel in der Datei	Dass die Datei seit der Unterschrift unverändert ist und welches Zertifikat sie gesetzt hat	Formelle PDFs, die eine überprüfbare Unterschrift brauchen

Die drei sind nicht austauschbar. Die falsche Variante zu wählen, ist der häufigste Fehler.

Wann ein Unterschriftenbild reicht

Nimm ein Bild, wenn niemand die Unterschrift als Nachweis braucht. Es eignet sich für einen Brief an einen Freund, ein Formular, dessen Hinweis nur „eine Unterschrift“ verlangt, oder eine Kopie für deine eigenen Unterlagen. Auch für eine optische Unterschrift auf einer Gestaltung oder einer Briefvorlage ist es passend.

Um eine zu erstellen, zeichnest du sie mit der Maus, dem Finger oder einem Stift im Tool Unterschrift erstellen. Das Tool speichert die Zeichnung als transparentes PNG, das auf die Tinte zugeschnitten ist und einen kleinen Rand hat, sodass es auf jeder Seite sauber sitzt.

Wann ein Bild nicht genügt

Ein Bild ist schwach, wenn jemand einen Nachweis braucht, dass du zugestimmt hast: ein Vertrag mit einer anderen Partei, eine Bewerbung oder ein Kreditantrag, ein Formular, das eine Unterschrift der Person verlangt, oder jedes Dokument, bei dem du später beweisen musst, dass du unterschrieben hast. Das Bild hält nicht fest, wann oder wo es platziert wurde, und jede Kopie sieht wie das Original aus. Wenn das Formular ein PDF ist, signierst du das PDF mit dem Tool PDF signieren: Eine gezeichnete oder getippte Unterschrift landet an der Stelle deiner Wahl auf der Seite, und das geschieht direkt in deinem Browser. Allein protokolliert es aber keine Unterschriftenschritte.

Achte auch darauf, was sonst auf einer eingescannten Seite zu sehen ist. Eine unterschriebene Seite enthält oft Kontonummern, Ausweisnummern oder Adressen, die der Empfänger nicht braucht. Schwärze sie mit Bild schwärzen, bevor du die Datei teilst. Öffne danach die gespeicherte Datei und prüfe, ob der geschwärzte Text wirklich entfernt ist und nicht nur in der Vorschau verdeckt wird. Die Einzelheiten erklärt der Leitfaden zum sicheren Schwärzen von Screenshots.

Elektronische Signaturdienste

Ein E-Signatur-Dienst schickt das Dokument per Link an jeden Unterzeichner. Je nach Einrichtung bittet er den Unterzeichner, eine E-Mail-Adresse oder einen Code zu bestätigen, und protokolliert dann die Ereignisse: versendet, angesehen und unterschrieben, jeweils mit Zeitstempel und oft mit der IP-Adresse. Am Ende erstellt er meist eine Abschlussbescheinigung, die diese Ereignisse auflistet. Dieser Nachweis ist deutlich stärker als ein Bild, wenn es darum geht, dass ein bestimmtes Konto einer bestimmten Fassung zugestimmt hat. Für geschäftliche Vereinbarungen ist er in der Regel die übliche Wahl.

Digitale Signaturen

Eine digitale Signatur nutzt einen privaten Schlüssel, den nur der Unterzeichner besitzt, sowie ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Stelle, das den Schlüssel einer Identität zuordnet. Die Software berechnet einen Fingerabdruck des Dokuments, einen sogenannten Hash, und signiert ihn mit dem Schlüssel. Jeder kann die Signatur anhand des Zertifikats prüfen. Ändert sich nach dem Signieren auch nur ein Byte der Datei, schlägt die Prüfung fehl. Genau das bedeutet „manipulationssicher“. In PDF-Readern erscheint das Ergebnis meist als Signaturfeld.

Manche Länder erkennen bestimmte Arten zertifizierter oder qualifizierter elektronischer Signaturen gesetzlich an, und manche Formulare verlangen eine davon. Ob eine bestimmte Signatur akzeptiert wird, ist eine rechtliche Frage. Frag vor dem Unterschreiben bei der Stelle nach, die das Dokument verlangt, welche Form sie annimmt.

Eine schnelle Entscheidung

1. Wird sich jemand auf dieses Dokument verlassen, um zu beweisen, dass du zugestimmt hast? Wenn nein, reicht ein Bild.
2. Wenn ja: Akzeptiert die Gegenseite eine E-Signatur? Dann nutze einen Dienst, der ein Prüfprotokoll führt.
3. Wenn eine beglaubigte oder manipulationssichere Signatur gefordert ist, kläre die genaue Anforderung, bevor du unterschreibst. Ein Bild erfüllt sie nicht.

So geht es mit fixmint

1. Zeichne deine Unterschrift im Feld mit der Maus, dem Finger oder einem Stift. Mit Rückgängig entfernst du den letzten Strich, mit Leeren fängst du von vorne an.
2. Wähle Schwarz oder Blau oder eine andere Farbe über Andere Farbe, und stelle die Strichstärke so ein, dass die Striche bei der Größe, in der du sie platzierst, gut lesbar sind.
3. Klicke auf PNG herunterladen oder Bild kopieren und platziere das PNG auf dem Dokument oder der Vorlage, die du nach den Schritten oben gewählt hast.

Kurze Antworten

Ist ein Unterschriftenbild rechtlich gültig?

Das hängt vom Dokument und vom Land ab. Ein Bild allein ist oft ein schwacher Nachweis, deshalb frag den Empfänger, was er akzeptiert.

Kann jemand mein Unterschriftenbild kopieren?

Ja. Deshalb beweist es außer der Tatsache, dass das Bild auf der Seite platziert wurde, nur wenig.

Ist eine E-Signatur dasselbe wie eine digitale Signatur?

Nein. Eine E-Signatur ist eine Vereinbarung, die ein Signaturdienst protokolliert, während eine digitale Signatur ein kryptografisches Siegel in der Datei ist.