Gambar tanda tangan atau tanda tangan elektronik: mana yang Anda butuhkan?

Gambar tanda tangan tulisan tangan Anda sudah cukup untuk banyak keperluan sehari-hari, misalnya surat pribadi atau salinan yang hanya perlu dikonfirmasi. Namun, gambar itu membuktikan sangat sedikit, karena siapa pun yang memegang gambarnya bisa menempelkannya ke dokumen lain. Layanan tanda tangan elektronik mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dan melalui langkah apa saja. Tanda tangan digital menambahkan segel kriptografis yang menunjukkan bahwa file tidak berubah sejak ditandatangani. Mana yang Anda butuhkan bergantung pada siapa yang mengandalkan dokumen tersebut, dan aturannya berbeda di setiap negara serta jenis dokumen.

Pembuat tanda tanganButuh tanda tangan saya dalam bentuk gambarPakai gratis

Tiga jenis tanda tangan

Jenis	Apa itu	Yang dibuktikan	Penggunaan umum
Gambar tanda tangan	PNG transparan dari tulisan tangan Anda	Sangat sedikit, karena gambar bisa disalin	Surat, formulir pribadi, draf
Tanda tangan elektronik	Layanan mencatat penandatangan, waktu, dan langkah-langkahnya	Bahwa suatu akun telah melalui langkah penandatanganan, dan kapan	Perjanjian antarpihak
Tanda tangan digital	Segel kriptografis berbasis sertifikat di dalam file	Bahwa file tidak berubah sejak ditandatangani, dan sertifikat mana yang menandatanganinya	PDF formal yang memerlukan tanda tangan yang dapat diverifikasi

Ketiganya tidak bisa saling menggantikan, dan kesalahan yang paling sering terjadi adalah memilih jenis yang keliru.

Kapan gambar tanda tangan sudah cukup

Gunakan gambar ketika tidak ada pihak yang perlu mengandalkan tanda tangan sebagai bukti. Gambar ini cocok untuk surat kepada teman, formulir yang instruksinya hanya meminta "tanda tangan", atau salinan yang Anda simpan untuk catatan sendiri. Gambar ini juga sesuai untuk tanda tangan visual pada desain atau templat surat.

Untuk membuatnya, gambar tanda tangan Anda di pembuat tanda tangan menggunakan mouse, jari, atau pena. Alat ini menyimpan gambar sebagai PNG transparan, dipangkas mengikuti tinta dengan sedikit margin, sehingga tampil rapi di halaman mana pun.

Kapan gambar saja tidak cukup

Gambar menjadi lemah ketika seseorang memerlukan bukti bahwa Anda menyetujui sesuatu: kontrak dengan pihak lain, lamaran kerja atau pinjaman, formulir yang mewajibkan penandatanganan, atau dokumen apa pun yang mungkin suatu saat harus Anda buktikan telah Anda tandatangani. Tidak ada yang tercatat di dalam gambar tentang kapan atau di mana tanda tangan itu dibubuhkan, dan setiap salinan terlihat sama dengan aslinya. Jika formulirnya berupa PDF, tanda tangani PDF menempatkan tanda tangan yang digambar atau diketik pada halaman pilihan Anda, di browser Anda, tetapi alat ini tidak mencatat langkah penandatanganan dengan sendirinya.

Perhatikan juga apa lagi yang tampak pada halaman hasil pindaian. Halaman yang sudah ditandatangani sering memuat nomor rekening, nomor identitas, atau alamat yang tidak diperlukan penerima. Tutupi data tersebut dengan alat sensor gambar sebelum Anda membagikan file, lalu buka file yang disimpan untuk memastikan teks yang ditutupi benar-benar hilang, bukan hanya tersembunyi di pratinjau. Panduan sensor menjelaskan detailnya.

Layanan tanda tangan elektronik

Layanan tanda tangan elektronik mengirimkan dokumen kepada setiap penandatangan melalui tautan. Tergantung pengaturannya, layanan itu meminta penandatangan mengonfirmasi alamat email atau kode, lalu mencatat setiap kejadian: terkirim, dilihat, dan ditandatangani, lengkap dengan cap waktu dan sering kali alamat IP. Di akhir proses, layanan biasanya menghasilkan sertifikat penyelesaian yang berisi daftar kejadian tersebut. Catatan itu jauh lebih kuat sebagai bukti bahwa akun tertentu menyetujui versi dokumen tertentu dibandingkan sebuah gambar. Untuk perjanjian bisnis, inilah pilihan yang lazim.

Tanda tangan digital

Tanda tangan digital menggunakan kunci privat yang hanya dimiliki penandatangan, dan sertifikat yang diterbitkan oleh otoritas tepercaya untuk mengaitkan kunci tersebut dengan identitas. Perangkat lunak menghitung sidik jari dokumen, yang disebut hash, lalu menandatanganinya dengan kunci tersebut. Siapa pun dapat memeriksa tanda tangan itu terhadap sertifikat. Jika satu byte saja pada file berubah setelah ditandatangani, pemeriksaan akan gagal, dan inilah arti "tahan perubahan" (tamper-evident). Di pembaca PDF, hasilnya biasanya tampil sebagai panel tanda tangan.

Beberapa negara mengakui jenis tanda tangan elektronik tersertifikasi atau berkualifikasi tertentu dalam hukum, dan sebagian formulir memang mewajibkannya. Apakah suatu tanda tangan diterima adalah pertanyaan hukum. Tanyakan kepada organisasi yang meminta dokumen tersebut tentang apa yang mereka terima sebelum Anda menandatangani.

Keputusan cepat

1. Apakah ada pihak yang akan mengandalkan dokumen ini sebagai bukti bahwa Anda menyetujuinya? Jika tidak, gambar sudah cukup.
2. Jika ya, apakah pihak lain menerima tanda tangan elektronik? Jika ya, gunakan layanan yang menyimpan jejak audit.
3. Jika mereka memerlukan tanda tangan tersertifikasi atau tahan perubahan, tanyakan persyaratan pastinya sebelum Anda menandatangani, karena gambar tidak akan memenuhinya.

Cara melakukannya dengan fixmint

1. Gambar tanda tangan Anda di kotak dengan mouse, jari, atau pena. Gunakan Undo untuk menghapus goresan terakhir, atau Clear untuk mulai dari awal.
2. Pilih Black atau Blue, atau pilih warna lain dengan Other colour, dan atur Thickness agar goresan terlihat jelas pada ukuran saat Anda menempatkannya.
3. Tekan Download PNG, atau Copy image, lalu tempatkan PNG pada dokumen atau templat yang sudah Anda pilih sesuai langkah di atas.

Jawaban singkat

Apakah gambar tanda tangan sah secara hukum?

Tergantung pada dokumen dan negaranya. Gambar saja sering kali merupakan bukti yang lemah, jadi tanyakan kepada penerima apa yang mereka terima.

Bisakah orang lain menyalin gambar tanda tangan saya?

Bisa. Itulah sebabnya gambar hanya membuktikan sedikit hal, yaitu bahwa gambar tersebut ditempatkan pada halaman itu.

Apakah tanda tangan elektronik sama dengan tanda tangan digital?

Tidak. Tanda tangan elektronik adalah persetujuan yang dicatat oleh layanan penandatanganan, sedangkan tanda tangan digital adalah segel kriptografis di dalam file.