Vì sao file PDF của tôi nặng? Thứ gì chiếm dung lượng và cách làm nhỏ lại

Một file PDF nặng vì nó lưu mọi thứ nó vẽ ra: chữ, font, hình ảnh và mọi dữ liệu đính kèm trên trang. Phần lớn dung lượng thường đến từ hình ảnh, nhất là các trang quét và ảnh chụp từ điện thoại ở độ phân giải gốc. Để làm nhỏ file, hãy tìm xem phần nào đang chiếm dung lượng, rồi vẽ lại các trang ở độ phân giải thấp hơn bằng [[tool:compress-pdf]] (Nén PDF) hoặc chỉ gửi những trang bạn cần. Nén PDF biến mỗi trang thành một ảnh, nên hãy kiểm tra xem kết quả vẫn dùng được trước khi gửi đi.

Thứ gì chiếm dung lượng trong PDF

• Trang quét. Mỗi trang quét là một ảnh toàn trang, và độ phân giải quyết định kích thước của nó. Một trang A4 ở 300 DPI có kích thước 2480 × 3508 điểm ảnh, khoảng 8,7 triệu điểm ảnh. Cùng trang đó ở 150 DPI là 1240 × 1754, khoảng 2,2 triệu điểm ảnh. Trang quét chủ yếu là trắng vẫn lưu từng điểm ảnh.
• Ảnh ở độ phân giải máy ảnh. Một ảnh chụp từ điện thoại có thể rộng vài nghìn điểm ảnh. Dù đặt nhỏ trên trang, nó vẫn mang theo toàn bộ điểm ảnh đó. Hãy đổi kích thước ảnh trước khi đưa vào tài liệu.
• Font nhúng. File mang theo font mà nó dùng, để trang trông giống nhau trên mọi thiết bị. Một bộ font đầy đủ lớn hơn một bộ font con chỉ chứa các ký tự có trong tài liệu. Hầu hết chương trình có dùng font con, nhưng không phải tất cả.
• Đối tượng lặp lại. Một logo, ảnh hay font có thể được lưu lại cho mỗi trang, hoặc cho mỗi file được gộp vào. Một file gộp có thể giữ nhiều bản sao của cùng một ảnh.
• Dữ liệu thừa. Một số trình soạn thảo lưu thay đổi bằng cách nối thêm vào cuối file, nên các phiên bản cũ và chú thích đã xóa vẫn có thể nằm bên trong. Lưu qua một công cụ tạo bản sao mới thường sẽ loại bỏ chúng.

Bạn có thể xem phần nào đang nặng. Tách PDF ở chế độ "Mỗi trang thành một PDF riêng" sẽ tạo một file cho mỗi trang, gói trong một file ZIP. Mở ZIP và sắp xếp theo kích thước. Nếu một hoặc hai trang lớn hơn hẳn các trang còn lại, thì chính những trang đó chiếm phần lớn dung lượng, và thường là trang quét hoặc ảnh.

Thử các cách đơn giản trước

Một số cách không cần nén gì cả. Nếu người nhận chỉ cần vài trang, hãy xóa phần còn lại bằng Xóa trang PDF hoặc Tách PDF, rồi chỉ gửi phần đó. Nếu bạn vẫn kiểm soát được các file gốc, hãy đổi kích thước ảnh trước khi đặt vào tài liệu bằng Đổi kích thước ảnh, để trang không bao giờ lưu nhiều điểm ảnh hơn mức nó hiển thị. Với máy quét, cài đặt độ phân giải thấp hơn cũng giúp giảm dung lượng ảnh tương tự, miễn là chữ vẫn đọc rõ ở mức zoom 100%.

Nén là bước phù hợp khi các trang đã hoàn chỉnh và bạn không thể quay lại file gốc. Công cụ xử lý toàn bộ file, nên hãy dùng nó cho tài liệu bạn thực sự cần gửi, đừng dùng cho cả một thư mục bản nháp.

Nén PDF hoạt động thế nào

1. Kéo PDF vào ô tải lên. Dòng trạng thái sẽ đếm từng trang khi mỗi trang được vẽ lại.
2. Chọn Nhẹ, Vừa hoặc Mạnh. Nhẹ giữ được nhiều chi tiết nhất, còn Mạnh cho file nhỏ nhất. Mặc định là Vừa.
3. Chọn Đen trắng với tài liệu văn bản mà màu sắc không quan trọng. Mỗi trang sẽ được chuyển sang thang xám trước khi lưu.
4. Xem kết quả. Công cụ hiển thị file nhỏ đi bao nhiêu. Nếu bản vẽ lại không nhỏ hơn, công cụ sẽ thông báo và đề nghị trả lại file gốc thay vì một file lớn hơn.
5. Mở file tải về và kiểm tra chữ nhỏ ở mức zoom 100%.

Ở phía sau, mỗi trang được vẽ ở độ phân giải bạn chọn, lưu thành JPEG, rồi đặt vào một trang có cùng kích thước trong PDF mới. Các trang rất lớn được giới hạn kích thước để trình duyệt không bị hết bộ nhớ.

Cái giá phải trả: chữ không còn là chữ

Vì mỗi trang giờ là một ảnh, file mới không còn chữ để chọn, tìm kiếm, sao chép hay điền vào. Liên kết và ô nhập biểu mẫu cũng ngừng hoạt động. Chữ nhỏ có thể bị mờ ở mức Mạnh. Lớp văn bản gốc không được giữ lại, nên Ctrl+F sẽ không tìm thấy gì. Đó là cái giá của việc file nhỏ hơn.

Không nên nén khi:

• Bạn cần tìm kiếm, sao chép hoặc trích dẫn nội dung tài liệu.
• Tài liệu có các ô biểu mẫu cần điền.
• Ai đó cần đọc bằng trình đọc màn hình, vì nó không đọc được chữ nằm trong ảnh.
• File là bản lưu trữ hoặc bản làm bằng chứng. Hãy giữ bản gốc và chỉ gửi bản nhỏ hơn khi kích thước là yếu tố quan trọng.
• PDF chủ yếu là chữ và hình vector. Nó vốn đã gọn, và đổi thành ảnh có thể làm file lớn hơn.

Các cách khác để làm nhỏ file

Cách làm	Giữ được chữ?	Phù hợp khi
Nén PDF	Không	File quét và nhiều ảnh, bạn chỉ cần đọc hoặc gửi
Tách PDF	Có	Bạn chỉ cần một số trang, nên có thể bỏ phần còn lại
Xuất lại từ chương trình đã tạo ra file	Có	Chương trình nguồn có tùy chọn xuất file nhỏ hơn hoặc dung lượng tối thiểu
PDF sang JPG, rồi Ảnh sang PDF	Không	Bạn muốn tự chọn độ phân giải

Tách file chỉ hữu ích khi bạn bỏ bớt trang, vì các trang giữ lại vẫn giữ nguyên kích thước. Nếu file quá lớn để đính kèm email, hướng dẫn về giới hạn dung lượng đính kèm liệt kê các lựa chọn. Để chọn độ phân giải, hãy đọc cài đặt DPI ảnh hưởng thế nào đến trang của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Sau khi nén, tôi có lấy lại được chữ không?

Không lấy lại được từ file đã nén, vì vậy hãy giữ bản gốc. Nếu bạn chỉ còn bản nén, bạn có thể xuất các trang thành ảnh rồi chạy OCR trên chúng, nhưng kết quả sẽ kém chính xác hơn văn bản gốc.

Vì sao file của tôi lại lớn hơn?

Nén PDF so sánh kích thước trước và sau. Nếu bản gốc đã gọn, một file chủ yếu là chữ và hình vector có thể tăng dung lượng khi các trang bị đổi thành ảnh. Trong trường hợp đó, hãy giữ bản gốc.

Nén có xóa chữ ẩn hoặc thông tin ẩn trong tài liệu không?

File mới chỉ chứa ảnh của các trang, nên lớp văn bản gốc và thuộc tính của tài liệu không được giữ lại. Đó chỉ là tác dụng phụ, không phải cách che thông tin. Bất cứ thứ gì hiển thị trong ảnh vẫn còn đó.