Làm gì khi file PDF quá lớn để gửi email

Các dịch vụ email đều có giới hạn dung lượng tệp đính kèm tối đa, và mức giới hạn này khác nhau giữa các nhà cung cấp, có thể thay đổi theo thời gian. Tại thời điểm viết bài, Gmail cho phép tối đa 25 MB mỗi thư, nên bạn hãy kiểm tra quy định hiện hành của nhà cung cấp trước khi thử gửi. Khi file PDF quá lớn, bạn có thể nén file, tách thành nhiều phần, ghép lại từ các ảnh nhỏ hơn, hoặc gửi một liên kết thay vì đính kèm file. Dưới đây là các cách, bắt đầu từ cách nhanh nhất.

Nén PDFFile PDF quá nặng để gửi emailDùng miễn phí

Vì sao file vượt quá giới hạn

Email gửi tệp đính kèm dưới dạng văn bản đã mã hóa, và việc mã hóa này làm tệp đính kèm lớn hơn khoảng một phần ba so với file gốc. Vì vậy, một file PDF 20 MB có thể thành khoảng 27 MB dữ liệu thư, và có thể vượt giới hạn dù file nhìn có vẻ bình thường.

Phần lớn dung lượng thường đến từ hình ảnh. Một file PDF gồm các trang quét lưu mỗi trang dưới dạng một bức ảnh, thường với độ phân giải cao, nên vài chục trang quét cũng có thể rất nặng. File PDF chỉ có chữ thường nhỏ. Hãy kiểm tra dung lượng trước, rồi chọn cách xử lý phù hợp với nội dung bên trong.

Cách 1: tách thành nhiều phần

Dùng công cụ tách file để tạo các file PDF nhỏ hơn, mỗi file dưới giới hạn. Đặt tên theo số thứ tự phần, chẳng hạn bao-cao-phan-1-trong-3.pdf, và ghi rõ trong email có bao nhiêu phần để người nhận biết đã nhận đủ hay chưa. Cách này phù hợp với tài liệu chữ nhiều trang. Nhược điểm là người nhận phải nhận đủ tất cả các phần.

Cách 2: ghép lại từ ảnh nhỏ hơn

Nếu file PDF được tạo từ ảnh chụp hoặc trang quét, hãy quay lại các ảnh gốc và làm chúng nhỏ hơn. Nén từng ảnh đến mức chữ vẫn đọc rõ ở mức thu phóng 100%, rồi ghép chúng thành một file PDF. Kết quả thường nhỏ hơn đáng kể so với file gốc, vì các ảnh giờ đã được điều chỉnh theo kích thước trang. Trước khi gửi, hãy kiểm tra khả năng đọc, vì chữ nhỏ nhất thường là phần bị mờ đầu tiên.

Cách 3: gửi liên kết

Tải file lên dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc chia sẻ tệp, rồi gửi liên kết thay vì tệp đính kèm. Cách này tránh hoàn toàn giới hạn đính kèm. Hãy chọn cài đặt chia sẻ cẩn thận. Nếu liên kết được đặt ở chế độ bất kỳ ai có liên kết đều có thể mở, thì ai nhận được liên kết cũng mở được file, vì vậy hãy chọn quyền truy cập phù hợp với mức độ nhạy cảm của tài liệu.

Cách làm	Phù hợp khi	Đánh đổi
Tách thành nhiều phần	Tài liệu nhiều trang, chủ yếu là chữ	Người nhận phải có đủ mọi phần
Ghép lại từ ảnh nhỏ hơn	File PDF từ bản quét hoặc ảnh chụp	Ảnh được mã hóa lại với chất lượng thấp hơn
Gửi liên kết	File lớn và người nhận đã biết	Người nhận phải mở liên kết, và quyền truy cập rất quan trọng

Nén PDF thay đổi gì

fixmint chạy trên trình duyệt của bạn và không gửi hay lưu trữ file, nên bước gửi và chia sẻ diễn ra trong ứng dụng email hoặc ứng dụng lưu trữ của bạn. Nén PDF làm nhỏ một file PDF đã hoàn thiện bằng cách vẽ lại từng trang thành một ảnh gọn hơn. Cách này phù hợp với bản quét và file nhiều ảnh; phần chữ trong kết quả sẽ không còn chọn và sao chép được, nên hãy giữ bản gốc nếu bạn cần điều đó. Tại sao file PDF của tôi lớn vậy? giải thích rõ sự đánh đổi này.

Kiểm tra giới hạn ở phía người nhận

Một email vẫn có thể bị nhà cung cấp của người nhận từ chối, ngay cả khi giới hạn gửi của bạn cho phép. Nếu không chắc, hãy giữ dung lượng dưới mức giới hạn thấp hơn mà bạn biết, hoặc hỏi người nhận nhà cung cấp của họ chấp nhận dung lượng tối đa là bao nhiêu.

Lần sau, hãy cân nhắc khi quét tài liệu

Khi quét tài liệu để gửi, hãy chọn độ phân giải vừa phải thay vì mức cao nhất mà máy quét hỗ trợ. Tài liệu chữ không cần chi tiết như ảnh để đọc rõ, và cài đặt thấp hơn giúp file nhỏ ngay từ đầu. Dù vậy, trước khi gửi vẫn nên kiểm tra khả năng đọc ở mức thu phóng 100%. Để hiểu phép tính đằng sau việc chọn độ phân giải, xem cài đặt DPI ảnh hưởng thế nào đến các trang của bạn.

Coi chừng tệp đính kèm bị lặp lại

Khi trả lời hoặc chuyển tiếp thư, tệp đính kèm có thể được gửi kèm lại, và bản sao này có thể làm thư vượt giới hạn dù bản gốc vẫn nằm trong giới hạn. Nếu file đã có trong một thư trước đó của cuộc trò chuyện, hãy dẫn chiếu đến bản đó thay vì đính kèm lại.

Giữ một bản sao gọn gàng

Hãy giữ một bản nhỏ, dễ đọc để gửi qua email, và một bản đầy đủ kích thước để lưu trữ. Đặt tên rõ ràng để lần sau bạn không gửi nhầm bản.

Ước tính dung lượng trước khi đính kèm

Kiểm tra dung lượng của từng phần bạn định gửi, rồi cộng thêm khoảng một phần ba cho việc mã hóa mà email sử dụng. Một phần trông chỉ dưới giới hạn có thể vượt quá khi đính kèm. Hãy để dư một khoảng an toàn, hoặc tách thêm một phần so với những gì bạn nghĩ là cần.

Cách làm với fixmint

1. Kéo file PDF vào Nén PDF. Dòng thông tin file sẽ hiển thị dung lượng và số trang.
2. Chọn Mạnh rồi nhấn Tải xuống để lấy file nhỏ hơn. Nếu kết quả không nhỏ hơn, công cụ sẽ đưa lại file gốc. Kiểm tra chữ nhỏ ở mức thu phóng 100%.
3. Nếu file vẫn vượt giới hạn, dùng Tách PDF, chọn Tách mỗi N trang, đặt số trang cho từng file, rồi tải về tệp ZIP chứa các phần.
4. Trước khi đính kèm, kiểm tra dung lượng từng phần và cộng thêm khoảng một phần ba cho việc mã hóa của email.

Câu hỏi nhanh

Vì sao file PDF của tôi lớn hơn tôi nghĩ? Các trang quét và ảnh chụp được lưu dưới dạng hình ảnh, và ảnh độ phân giải cao làm file lớn lên. Hãy ghép lại file từ phiên bản nhỏ hơn của các ảnh đó.

Tách file PDF có làm mất nội dung không? Việc tách giữ nguyên nội dung của từng trang. Mỗi phần chỉ chứa các trang của riêng nó, nên không mất gì miễn là bạn giữ đủ tất cả các phần.

Nén file PDF thành ZIP có giúp ích không? Thường là rất ít. File PDF vốn đã lưu nội dung ở dạng nén, nên khi nén ZIP thường chỉ giảm được một lượng nhỏ.