PDFが大きすぎてメールに添付できない時の対処法

メールサービスには添付ファイルの最大サイズが設定されており、その上限はサービスごとに異なり、変更されることもあります。執筆時点で Gmail は1通あたり最大25 MBまで添付できますが、送信前に必ずご利用のサービスの現在の上限をご確認ください。PDFが大きすぎる場合は、PDFを圧縮する、複数に分割する、小さい画像から作り直す、ファイルを添付せずにリンクを共有するといった方法があります。以下では手軽な方法から順に紹介します。

PDF圧縮メールやアップロードできないほど大きいPDF無料で使う

ファイルがサイズ上限を超える理由

メールでは添付ファイルを文字データにエンコードして送るため、エンコードによって添付ファイルが元のファイルより約3割大きくなります。たとえば20 MBのPDFは、メール上では約27 MBのデータとして扱われ、上限を超えてしまうことがあります。

容量の大半は画像によるものがほとんどです。スキャンしたページのPDFは、各ページを高解像度の画像として保存していることが多いため、数十ページでも大きくなりがちです。文字だけのPDFは通常それほど大きくなりません。まずファイルサイズを確認し、中身に合った方法を選びましょう。

方法1：複数のファイルに分割する

分割ツールを使うと、それぞれが上限以内に収まる小さなPDFに分けられます。「report-part-1-of-3.pdf」のように通し番号を付け、メール本文に全部で何分割されているかを書いておくと、相手が全ファイルそろっているか確認できます。文字が中心の複数ページの文書に向いています。ただし、受け取る側がすべてのファイルを集める手間がかかる点が難点です。

方法2：小さい画像から作り直す

PDFが写真やスキャン画像から作られている場合は、元の画像を小さくして作り直しましょう。文字が100%の表示倍率でも読める程度まで各画像を圧縮してから、1つのPDFにまとめます。画像はページに合ったサイズになるため、元のファイルより大幅に小さくなることがよくあります。送信前に読みやすさを確認してください。最も小さい文字からぼやけ始めます。

方法3：リンクを共有する

ファイルをクラウドストレージやファイル共有サービスにアップロードし、添付ファイルの代わりにリンクを送ります。リンクを送れば添付容量の上限に関係なく共有できます。共有設定は慎重に選んでください。リンクを知っている全員が閲覧できる設定にすると、リンクを受け取った人は誰でもファイルを開けてしまうため、文書の機密性に合わせて権限を決めましょう。

方法	向いている場合	注意点
複数に分割する	文字中心の複数ページの文書	受け取る側がすべてのファイルを集める必要がある
小さい画像から作り直す	スキャンや写真ベースのPDF	画像が低い画質で再エンコードされる
リンクを共有する	大きなファイルで、相手が決まっている場合	相手がリンクを開く必要があり、権限の設定が重要になる

PDF圧縮で変わること

fixmint はブラウザ上で動作し、ファイルを送信したり保存したりしないため、送信や共有の作業はメールやストレージのアプリで行います。PDF圧縮は、完成したPDFの各ページをコンパクトな画像として描き直すことで容量を減らします。スキャンや写真が多いファイル向きの方法です。ただし結果のPDFでは文字を選択できなくなるため、文字のコピーが必要な場合は元のファイルを残しておいてください。PDFが大きいのはなぜ？では、このトレードオフを詳しく説明しています。

相手側のサービスの上限も確認する

ご自身の送信上限が問題なくても、相手のメールサービスで受信を拒否されることがあります。確信が持てない場合は、自分が把握している中で最も小さい上限を下回るように調整するか、相手のサービスが受け付けるサイズを尋ねてください。

次回のスキャン設定を見直す

書類を送るためにスキャンする場合は、スキャナーで設定できる最高解像度ではなく、適度な解像度を選びましょう。文字の文書は写真ほどの細かさがなくても十分読めます。低めの設定にすれば、最初からファイルを小さく保てます。送信前には、100%の表示倍率で読みやすさを確認することをお忘れなく。解像度の選び方の仕組みについては、DPI設定がページにどう影響するかをご覧ください。

添付ファイルの重複に注意する

返信や転送のたびに添付ファイルが再度付いてしまい、元のファイルは上限内でも、そのメールが上限を超えてしまうことがあります。ファイルがスレッド内の前のメールにすでに含まれている場合は、再度添付せず、そのメールの添付を参照するようにしましょう。

読みやすい控えを残しておく

メール送信用には小さくても読みやすいバージョンを、アーカイブ用には元のサイズのバージョンを残しておきましょう。次回間違ったファイルを送らないように、わかりやすく名前を付けておくのがおすすめです。

添付する前にサイズを見積もる

送信する各ファイルのサイズを確認し、メールのエンコードによる約3割の増加を見込んでください。上限のすぐ下に見えるファイルも、添付するとオーバーすることがあります。余裕を持たせるか、必要と思う分割数よりも1つ多く分割しておくと安心です。

fixmintでの手順

1. PDFをPDF圧縮にドロップします。ファイルの行に、サイズとページ数が表示されます。
2. 「強」を選び、小さくなったファイルの「ダウンロード」を押します。結果が小さくならない場合は、元のファイルに戻すことができます。小さい文字は100%の表示倍率で確認してください。
3. それでも上限を超える場合は、PDFを分割を使い、「N ページごとに分割」を選んで各PDFのページを設定し、分割したファイルをまとめたZIPをダウンロードします。
4. 添付する前に、各ファイルのサイズを確認し、メールのエンコードによる約3割の増加を見込んでください。

よくある質問

PDFが思ったより大きいのはなぜですか？ スキャンしたページや写真は画像として保存されており、高解像度の画像はファイルを大きくします。それらの画像を小さくしたバージョンから作り直してください。

PDFを分割すると内容が失われますか？ 分割しても各ページの内容は保たれます。各ファイルには担当するページだけが含まれるため、すべてのファイルを保管している限り内容は失われません。

PDFをZIPに圧縮すると効果はありますか？ 通常はほとんど効果がありません。PDFはもともと内容が圧縮された状態で保存されているため、ZIPにしても削減できるのはわずかなことが多いです。