Hva du gjør når en PDF er for stor til å sende på e-post

E-posttjenester setter en største tillatte størrelse på vedlegg, og grensen varierer mellom leverandørene og kan endre seg over tid. Da denne artikkelen ble skrevet, tok Gmail imot opptil 25 MB per melding, så sjekk leverandørens gjeldende regler før du prøver. Når en PDF er for stor, kan du komprimere den, dele den i flere deler, lage den på nytt av mindre bilder, eller dele en lenke i stedet for å sende filen som vedlegg. Løsningene under starter med den raskeste.

Komprimer PDFPDF for stor til e-post/opplastingGjør det gratis

Hvorfor filen blir for stor

E-post sender vedlegg som kodet tekst, og kodingen gjør vedlegget omtrent en tredjedel større enn filen selv. En PDF på 20 MB kan dermed havne som rundt 27 MB med e-postdata, og det kan være over grensen selv om filen virket helt grei.

Mesteparten kommer som regel fra bilder. En PDF med skannede sider lagrer hver side som et bilde, ofte i høy oppløsning, så noen få dusin skanninger kan bli store. En PDF med bare tekst er vanligvis liten. Sjekk filstørrelsen først, og velg deretter løsningen som passer til innholdet.

Alternativ 1: del den i flere deler

Bruk delingsverktøyet til å lage mindre PDF-er, der hver er under grensen. Gi dem nummererte navn, for eksempel report-part-1-of-3.pdf, og skriv i e-posten hvor mange deler det er, slik at mottakeren vet om de har alt. Dette fungerer godt for tekstdokumenter med mange sider. Ulempen er at mottakeren må samle alle delene.

Alternativ 2: lag den på nytt av mindre bilder

Hvis PDF-en er laget av bilder eller skanninger, gå tilbake til kildebildene og gjør dem mindre. Komprimer hvert bilde til en størrelse der teksten fortsatt er lesbar ved 100 prosent zoom, og slå dem sammen til én PDF. Resultatet blir ofte mye mindre enn originalen, fordi bildene nå er tilpasset siden. Sjekk at det er lesbart før du sender, for den minste teksten blir uskarp først.

Alternativ 3: del en lenke

Last filen opp til en skytjeneste eller en tjeneste for fildeling, og send en lenke i stedet for et vedlegg. En lenke unngår vedleggsgrenser helt. Velg delingsinnstillingen med omtanke. Hvis lenken er åpen for alle som har den, kan hvem som helst som får den åpne filen, så tilpass tillatelsene til hvor sensitivt dokumentet er.

Alternativ	Best når	Avveining
Del i flere deler	Tekstbaserte dokumenter med mange sider	Mottakeren trenger alle delene
Lag på nytt av mindre bilder	Skanninger eller PDF-er basert på bilder	Bildene kodes på nytt med lavere kvalitet
Del en lenke	Store filer og en kjent mottaker	Mottakeren må åpne lenken, og tillatelsene betyr noe

Hva Komprimer PDF endrer

fixmint fungerer i nettleseren din og sender eller lagrer ikke filer, så sending og deling skjer i e-postprogrammet eller skyappen din. Komprimer PDF gjør en ferdig PDF mindre ved å tegne hver side på nytt som et kompakt bilde. Det passer for skanninger og filer med mye bilder. Teksten i resultatet kan ikke lenger markeres, så behold originalen når du trenger det. Hvorfor er PDF-en min så stor? forklarer avveiningen.

Sjekk grensen hos mottakeren

En melding kan bli avvist av mottakerens leverandør, selv om din egen grense for sending tillater den. Er du usikker, hold deg under den laveste av grensene du kjenner til, eller spør mottakeren hva leverandøren deres tar imot.

Planlegg skanningen neste gang

Når du skanner dokumenter som skal sendes, bruk en moderat oppløsning i stedet for den høyeste skanneren tilbyr. Tekstdokumenter trenger ikke fotokvalitet for å være tydelige, og en lavere innstilling holder filen liten fra starten. Sjekk likevel at det er lesbart ved 100 prosent zoom før du sender. For regnestykket bak valget av oppløsning, se hva DPI-innstillingen gjør med sidene dine.

Pass på gjentatte vedlegg

Et svar eller et videresendt e-brev kan ta med vedlegget på nytt, og den kopien kan gjøre meldingen for stor selv om originalen går inn under grensen. Hvis filen allerede ligger i en tidligere melding i tråden, henvis til den kopien i stedet for å legge ved filen igjen.

Behold en ryddig kopi

Behold en mindre, lesbar versjon til e-post og den fulle versjonen til arkivet. Gi dem tydelige navn, slik at du ikke sender feil fil neste gang.

Anslå størrelsen før du legger ved

Sjekk størrelsen på hver del du planlegger å sende, og legg til omtrent en tredjedel for kodingen e-post bruker. En del som ser ut til å ligge like under grensen, kan være over den når den er lagt ved. Ha god margin, eller del i én ekstra del i forhold til det du tror du trenger.

Slik gjør du det med fixmint

1. Dra PDF-en inn i Komprimer PDF. Fillinjen viser størrelsen og antall sider.
2. Velg Sterk og trykk på Last ned for den mindre filen. Hvis resultatet ikke er mindre, tilbyr verktøyet originalen igjen. Sjekk liten tekst ved 100 prosent zoom.
3. Hvis filen fortsatt er for stor, bruk Del opp PDF, velg Del for hver N-te side, angi sidene i hver PDF, og last ned ZIP-filen med delene.
4. Sjekk størrelsen på hver del, og legg til omtrent en tredjedel til for e-postkodingen, før du legger ved.

Raske svar

Hvorfor er PDF-en min større enn jeg forventet? Skannede sider og bilder lagres som bilder, og bilder i høy oppløsning gjør filen stor. Lag den på nytt av mindre versjoner av disse bildene.

Mister jeg noe hvis jeg deler en PDF? Delingen beholder innholdet på hver side. Hver del inneholder bare sidene sine, så ingenting går tapt så lenge du beholder alle delene.

Hjelper det å pakke PDF-en i en zip-fil? Vanligvis svært lite. PDF-er lagrer innholdet sitt komprimert fra før, så zipping sparer vanligvis bare en liten mengde.