Cosa fare quando un PDF è troppo grande per l'email

I servizi di posta fissano una dimensione massima per gli allegati, e il limite cambia da un provider all'altro e può modificarsi nel tempo. Al momento della stesura, Gmail accetta fino a 25 MB per messaggio, quindi controlla la regola aggiornata del tuo provider prima di provare. Quando un PDF è troppo pesante, puoi comprimerlo, dividerlo in parti, ricostruirlo da immagini più piccole oppure condividere un link invece di allegare il file. Le soluzioni qui sotto partono da quella più rapida.

Comprimi PDFPDF troppo grande per email o uploadUsalo gratis

Perché il file supera il limite

L'email trasporta gli allegati come testo codificato, e questa codifica fa sì che un allegato pesi circa un terzo in più del file originale. Un PDF da 20 MB può quindi arrivare come circa 27 MB di dati di posta, che potrebbero superare il limite anche se il file sembrava a posto.

Il grosso del peso di solito dipende dalle immagini. Un PDF di pagine scansionate salva ogni pagina come una foto, spesso ad alta risoluzione, quindi qualche decina di scansioni può occupare molto spazio. Un PDF composto solo di testo è di solito leggero. Controlla prima la dimensione del file, poi scegli la soluzione adatta a ciò che contiene.

Opzione 1: dividilo in parti

Usa lo strumento di divisione per creare PDF più piccoli, ciascuno sotto il limite. Dai loro nomi con il numero della parte, per esempio report-parte-1-di-3.pdf, e indica nell'email quante parti ci sono, così il destinatario sa se ha ricevuto tutto. Funziona bene per documenti di testo su più pagine. Lo svantaggio è che il destinatario deve raccogliere tutte le parti.

Opzione 2: ricostruiscilo da immagini più piccole

Se il PDF è stato creato da foto o scansioni, torna alle immagini originali e rimpicciolle. Comprimi ogni immagine a una dimensione in cui il testo resti leggibile al 100 percento di zoom, poi unisci le immagini in un unico PDF. Il risultato è spesso molto più leggero dell'originale, perché le immagini ora sono dimensionate per la pagina. Controlla la leggibilità prima di inviare, perché il testo più piccolo è la prima cosa a sfocarsi.

Opzione 3: condividi un link

Carica il file su un servizio di cloud o di condivisione file e invia un link invece di un allegato. Il link evita del tutto i limiti degli allegati. Scegli con attenzione l'impostazione di condivisione. Se il link è accessibile a chiunque lo abbia, chiunque lo riceva può aprire il file, quindi adatta i permessi a quanto il documento è riservato.

Opzione	Ideale quando	Compromesso
Dividi in parti	Documenti di testo su più pagine	Il destinatario ha bisogno di tutte le parti
Ricostruisci da immagini più piccole	Scansioni o PDF basati su foto	Le immagini vengono ricodificate con una qualità inferiore
Condividi un link	File grandi e destinatario noto	Il destinatario deve aprire il link, e i permessi contano

Cosa cambia con Comprimi PDF

fixmint funziona nel tuo browser e non invia né ospita i file, quindi i passaggi di invio e condivisione avvengono nell'app di posta o di archiviazione. Comprimi PDF riduce un PDF già pronto ridisegnando ogni pagina come un'immagine compatta. È adatto a scansioni e file ricchi di foto; il testo del risultato non può più essere selezionato, quindi conserva l'originale quando ti serve. Perché il mio PDF è così pesante? spiega il compromesso.

Controlla il limite dal lato del destinatario

Un messaggio può essere respinto dal provider del destinatario anche quando il limite del tuo invio lo consente. Se non sei sicuro, resta sotto il più basso dei limiti che conosci, oppure chiedi al destinatario cosa accetta il suo provider.

Pianifica la scansione la prossima volta

Quando scansioni documenti da inviare, usa una risoluzione moderata invece della più alta che lo scanner offre. I documenti di testo non hanno bisogno di un dettaglio da fotografia per essere letti chiaramente, e un'impostazione più bassa mantiene il file leggero fin dall'inizio. Controlla comunque la leggibilità al 100 percento di zoom prima di inviare. Per i calcoli dietro la scelta della risoluzione, vedi cosa fa l'impostazione DPI alle tue pagine.

Attenzione agli allegati ripetuti

Una risposta o un inoltro può trascinare di nuovo l'allegato, e quella copia può far superare il limite a un messaggio anche quando l'originale rientra. Se il file è già presente in un messaggio precedente della conversazione, rimanda a quella copia invece di allegarlo di nuovo.

Conserva una copia pulita

Tieni una versione più piccola e leggibile per l'email e la versione a piena dimensione per il tuo archivio. Dai loro nomi chiari, così la prossima volta non invii quella sbagliata.

Stima la dimensione prima di allegare

Controlla la dimensione di ogni parte che vuoi inviare, e aggiungi circa un terzo per la codifica usata dall'email. Una parte che sembra appena sotto il limite potrebbe superarlo una volta allegata. Lascia un margine sicuro, oppure dividi in una parte in più rispetto a quanto pensi serva.

Come farlo con fixmint

1. Trascina il PDF in Comprimi PDF. La riga del file mostra la sua dimensione e il numero di pagine.
2. Scegli Forte e premi Scarica sul file più piccolo. Se il risultato non è più leggero, lo strumento ti propone di recuperare l'originale. Controlla il testo piccolo al 100 percento di zoom.
3. Se è ancora sopra il limite, usa Dividi PDF, scegli Dividi ogni N pagine, imposta le pagine di ciascun PDF e scarica lo ZIP con le parti.
4. Controlla la dimensione di ogni parte e aggiungi circa un terzo in più per la codifica dell'email, prima di allegare.

Risposte rapide

Perché il mio PDF è più grande di quanto mi aspettassi? Le pagine scansionate e le foto sono salvate come immagini, e le immagini ad alta risoluzione rendono il file pesante. Ricostruiscilo da versioni più piccole di quelle immagini.

Dividere un PDF fa perdere qualcosa? Dividere mantiene il contenuto di ogni pagina. Ogni parte contiene solo le proprie pagine, quindi non si perde nulla finché conservi tutte le parti.

Comprimere il PDF in uno ZIP aiuta? Di solito molto poco. I PDF memorizzano già i propri contenuti in forma compressa, quindi lo ZIP di solito fa risparmiare solo una piccola quantità.