Τι να κάνετε όταν ένα PDF είναι πολύ μεγάλο για email

Οι υπηρεσίες email ορίζουν μέγιστο μέγεθος συνημμένου, και το όριο διαφέρει μεταξύ παρόχων και μπορεί να αλλάξει με τον χρόνο. Τη στιγμή που γράφεται αυτό, το Gmail δέχεται έως 25 MB ανά μήνυμα, γι' αυτό ελέγξτε τον τρέχοντα κανόνα του παρόχου σας πριν δοκιμάσετε. Όταν ένα PDF είναι πολύ μεγάλο, μπορείτε να το συμπιέσετε, να το χωρίσετε σε μέρη, να το ξαναφτιάξετε από μικρότερες εικόνες ή να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο αντί να επισυνάψετε το αρχείο. Οι λύσεις παρακάτω ξεκινούν από την πιο γρήγορη.

Συμπίεση PDFPDF πολύ μεγάλο για email ή μεταφόρτωσηΚάντε το δωρεάν

Γιατί το αρχείο ξεπερνά το όριο

Το email μεταφέρει τα συνημμένα ως κωδικοποιημένο κείμενο, και αυτή η κωδικοποίηση κάνει ένα συνημμένο περίπου κατά ένα τρίτο μεγαλύτερο από το αρχικό αρχείο. Ένα PDF των 20 MB μπορεί έτσι να φτάσει ως περίπου 27 MB δεδομένων αλληλογραφίας, κάτι που μπορεί να ξεπερνά το όριο, παρόλο που το αρχείο φαινόταν εντάξει.

Το μεγαλύτερο μέρος του όγκου προέρχεται συνήθως από εικόνες. Ένα PDF με σκαναρισμένες σελίδες αποθηκεύει κάθε σελίδα ως εικόνα, συχνά σε υψηλή ανάλυση, οπότε λίγες δεκάδες σκανάρισμα μπορεί να βγάλουν μεγάλο αρχείο. Ένα PDF μόνο με κείμενο είναι συνήθως μικρό. Ελέγξτε πρώτα το μέγεθος του αρχείου και μετά επιλέξτε τη λύση που ταιριάζει σε αυτό που περιέχει.

Επιλογή 1: χωρίστε το σε μέρη

Χρησιμοποιήστε το εργαλείο διαχωρισμού για να δημιουργήσετε μικρότερα PDF, καθένα κάτω από το όριο. Ονομάστε τα με αριθμούς μέρους, όπως αναφορά-μέρος-1-από-3.pdf, και γράψτε στο email πόσα μέρη είναι, ώστε ο παραλήπτης να ξέρει αν τα έχει όλα. Αυτό λειτουργεί καλά για πολυσέλιδα έγγραφα με κείμενο. Το μειονέκτημα είναι ότι ο παραλήπτης πρέπει να συγκεντρώσει κάθε μέρος.

Επιλογή 2: ξαναφτιάξτε το από μικρότερες εικόνες

Αν το PDF δημιουργήθηκε από φωτογραφίες ή σκανάρισματα, επιστρέψτε στις αρχικές εικόνες και μειώστε το μέγεθός τους. Συμπιέστε κάθε εικόνα σε μέγεθος όπου το κείμενο εξακολουθεί να διαβάζεται με ζουμ 100 τοις εκατό, και μετά ενώστε τις σε ένα PDF. Το αποτέλεσμα είναι συχνά πολύ μικρότερο από το αρχικό, επειδή οι εικόνες είναι πλέον προσαρμοσμένες στη σελίδα. Ελέγξτε την αναγνωσιμότητα πριν στείλετε, γιατί το μικρότερο κείμενο είναι το πρώτο που θολώνει.

Επιλογή 3: μοιραστείτε έναν σύνδεσμο

Ανεβάστε το αρχείο σε έναν υπηρεσία cloud ή κοινής χρήσης αρχείων και στείλτε έναν σύνδεσμο αντί για συνημμένο. Ο σύνδεσμος παρακάμπτει εντελώς τα όρια συνημμένων. Επιλέξτε προσεκτικά τη ρύθμιση κοινής χρήσης. Αν ο σύνδεσμος είναι προσβάσιμος σε όποιον τον έχει, όποιος τον λάβει μπορεί να ανοίξει το αρχείο, γι' αυτό προσαρμόστε τα δικαιώματα στο πόσο ευαίσθητο είναι το έγγραφο.

Επιλογή	Καλύτερη όταν	Αντάλλαγμα
Διαχωρισμός σε μέρη	Πολυσέλιδα έγγραφα με κείμενο	Ο παραλήπτης χρειάζεται όλα τα μέρη
Ανασύνθεση από μικρότερες εικόνες	Σκαναρίσματα ή PDF βασισμένα σε φωτογραφίες	Οι εικόνες κωδικοποιούνται ξανά σε χαμηλότερη ποιότητα
Κοινή χρήση συνδέσμου	Μεγάλα αρχεία και γνωστός παραλήπτης	Ο παραλήπτης πρέπει να ανοίξει τον σύνδεσμο, και τα δικαιώματα έχουν σημασία

Τι αλλάζει η Συμπίεση PDF

Το fixmint λειτουργεί στον browser σας και δεν στέλνει ούτε φιλοξενεί αρχεία, οπότε τα βήματα αποστολής και κοινής χρήσης γίνονται στην εφαρμογή αλληλογραφίας ή αποθήκευσης σας. Η Συμπίεση PDF μειώνει ένα έτοιμο PDF σχεδιάζοντας ξανά κάθε σελίδα ως συμπαγή εικόνα. Αυτό ταιριάζει σε σκαναρίσματα και αρχεία με πολλές φωτογραφίες· το κείμενο του αποτελέσματος όμως δεν μπορεί πια να επιλεγεί, γι' αυτό κρατήστε το αρχικό όταν το χρειάζεστε. Το Γιατί το PDF μου είναι τόσο μεγάλο; εξηγεί τον συμβιβασμό.

Ελέγξτε το όριο και από την πλευρά του παραλήπτη

Ένα μήνυμα μπορεί να απορριφθεί από τον πάροχο του παραλήπτη, ακόμη κι όταν το δικό σας όριο αποστολής το επιτρέπει. Αν δεν είστε σίγουροι, μείνετε κάτω από το μικρότερο από τα όρια που γνωρίζετε, ή ρωτήστε τον παραλήπτη τι δέχεται ο πάροχός του.

Σχεδιάστε το σκανάρισμα την επόμενη φορά

Όταν σκανάρετε έγγραφα για αποστολή, χρησιμοποιήστε μέτρια ανάλυση αντί για τη μέγιστη που προσφέρει ο σαρωτής. Τα κείμενα δεν χρειάζονται λεπτομέρεια φωτογραφίας για να διαβάζονται καθαρά, και μια χαμηλότερη ρύθμιση κρατά το αρχείο μικρό από την αρχή. Παρ' όλα αυτά, ελέγξτε την αναγνωσιμότητα με ζουμ 100 τοις εκατό πριν στείλετε. Για τα μαθηματικά πίσω από την επιλογή ανάλυσης, δείτε τι κάνει η ρύθμιση DPI στις σελίδες σας.

Προσέξτε τα επαναλαμβανόμενα συνημμένα

Μια απάντηση ή μια προώθηση μπορεί να μεταφέρει ξανά το συνημμένο, και αυτό το αντίγραφο μπορεί να ωθήσει ένα μήνυμα πάνω από το όριο, ακόμη κι όταν το αρχικό χωράει. Αν το αρχείο υπάρχει ήδη σε προηγούμενο μήνυμα της συζήτησης, αναφερθείτε σε εκείνο το αντίγραφο αντί να το επισυνάψετε ξανά.

Κρατήστε ένα καθαρό αντίγραφο

Κρατήστε μια μικρότερη, αναγνώσιμη έκδοση για το email και την πλήρους μεγέθους έκδοση για το αρχείο σας. Ονομάστε τις καθαρά, ώστε την επόμενη φορά να μην στείλετε τη λάθος.

Εκτιμήστε το μέγεθος πριν επισυνάψετε

Ελέγξτε το μέγεθος κάθε μέρους που σκοπεύετε να στείλετε και προσθέστε περίπου ένα τρίτο για την κωδικοποίηση που χρησιμοποιεί το email. Ένα μέρος που φαίνεται λίγο κάτω από το όριο μπορεί να το ξεπερνά μόλις επισυναφθεί. Αφήστε άνετο περιθώριο, ή χωρίστε σε ένα μέρος περισσότερο από όσα νομίζετε ότι χρειάζονται.

Πώς να το κάνετε με το fixmint

1. Σύρετε το PDF στη Συμπίεση PDF. Η γραμμή του αρχείου δείχνει το μέγεθος και τον αριθμό σελίδων του.
2. Επιλέξτε Strong και πατήστε Download στο μικρότερο αρχείο. Αν το αποτέλεσμα δεν είναι μικρότερο, το εργαλείο σας προσφέρει πίσω το αρχικό. Ελέγξτε το μικρό κείμενο με ζουμ 100 τοις εκατό.
3. Αν εξακολουθεί να ξεπερνά το όριο, χρησιμοποιήστε τον Διαχωρισμό PDF, επιλέξτε Split every N pages, ορίστε τις σελίδες σε κάθε PDF και κατεβάστε το ZIP με τα μέρη.
4. Ελέγξτε το μέγεθος κάθε μέρους, προσθέτοντας περίπου ένα τρίτο για την κωδικοποίηση του email, πριν επισυνάψετε.

Γρήγορες απαντήσεις

Γιατί το PDF μου είναι μεγαλύτερο από ό,τι περίμενα; Οι σκαναρισμένες σελίδες και οι φωτογραφίες αποθηκεύονται ως εικόνες, και οι εικόνες υψηλής ανάλυσης κάνουν το αρχείο μεγάλο. Ξαναφτιάξτε το από μικρότερες εκδόσεις εκείνων των εικόνων.

Θα χαθεί κάτι αν χωρίσω ένα PDF; Ο διαχωρισμός κρατά το περιεχόμενο κάθε σελίδας. Κάθε μέρος περιέχει μόνο τις δικές του σελίδες, οπότε δεν χάνεται τίποτα, αρκεί να κρατήσετε όλα τα μέρη.

Βοηθά το να συμπιέσω το PDF σε ZIP; Συνήθως πολύ λίγο. Τα PDF αποθηκεύουν ήδη το περιεχόμενό τους συμπιεσμένο, οπότε το ZIP συνήθως εξοικονομεί μόνο ένα μικρό ποσό.