Что делать, если PDF слишком большой для отправки по почте

Почтовые сервисы ограничивают максимальный размер вложения, и этот лимит отличается у разных провайдеров и может меняться со временем. На момент написания Gmail принимает до 25 МБ в одном письме, поэтому перед отправкой проверьте актуальное правило вашего провайдера. Если PDF слишком большой, вы можете сжать его, разделить на части, собрать заново из меньших изображений или отправить ссылку вместо файла. Ниже способы расположены от самого быстрого.

Сжать PDFPDF слишком большой для почты или загрузкиСделать бесплатно

Почему файл превышает лимит

Почта передаёт вложения как закодированный текст, и это кодирование делает вложение примерно на треть больше самого файла. PDF на 20 МБ может превратиться примерно в 27 МБ данных письма, и это может быть больше лимита, хотя сам файл выглядел нормально.

Основной объём обычно занимают изображения. PDF из отсканированных страниц хранит каждую страницу как картинку, часто в высоком разрешении, поэтому даже несколько десятков сканов могут весить много. PDF только с текстом обычно небольшой. Сначала проверьте размер файла, а затем выберите способ, который подходит к содержимому.

Способ 1: разделите на части

Воспользуйтесь инструментом разделения, чтобы создать несколько PDF меньшего размера, каждый из которых укладывается в лимит. Назовите их с номерами частей, например report-part-1-of-3.pdf, и укажите в письме, сколько всего частей, чтобы получатель понимал, всё ли он получил. Это хорошо работает для многостраничных текстовых документов. Недостаток в том, что получателю придётся собрать все части.

Способ 2: соберите заново из меньших изображений

Если PDF создан из фотографий или сканов, вернитесь к исходным изображениям и уменьшите их. Сожмите каждое изображение до размера, при котором текст всё ещё читается при масштабе 100 %, а затем объедините их в один PDF. Результат часто оказывается намного меньше оригинала, потому что изображения теперь подогнаны под размер страницы. Перед отправкой проверьте читаемость: мелкий текст первым становится размытым.

Способ 3: отправьте ссылку

Загрузите файл в облачный диск или сервис для обмена файлами и отправьте ссылку вместо вложения. Ссылка полностью обходит ограничения на вложения. Внимательно выбирайте настройки доступа. Если ссылка открыта для всех, у кого она есть, любой получатель сможет открыть файл, поэтому подбирайте уровень доступа в зависимости от того, насколько документ конфиденциален.

Способ	Когда подходит	Компромисс
Разделить на части	Текстовые многостраничные документы	Получателю нужны все части
Собрать из меньших изображений	Сканы или PDF на основе фотографий	Изображения перекодируются с более низким качеством
Отправить ссылку	Большие файлы и известный получатель	Получатель должен открыть ссылку, важны настройки доступа

Что меняет Сжать PDF

fixmint работает в вашем браузере и не отправляет и не хранит файлы, поэтому шаги отправки и публикации выполняются в вашей почте или приложении для дисков. «Сжать PDF» уменьшает готовый PDF, перерисовывая каждую страницу в виде компактного изображения. Это подходит для сканов и файлов с большим количеством фотографий. Текст в результате уже нельзя выделить, поэтому оставьте оригинал, если он вам понадобится. Почему мой PDF такой большой? объясняет этот компромисс.

Проверьте лимит на стороне получателя

Письмо может не пройти у провайдера получателя, даже если ваш лимит отправки это позволяет. Если вы не уверены, держитесь ниже меньшего из известных вам лимитов или спросите получателя, что принимает его провайдер.

Продумайте скан на будущее

Когда сканируете документы для отправки, выбирайте умеренное разрешение, а не максимальное, которое предлагает сканер. Текстовым документам не нужна детализация уровня фотографии, чтобы читаться чётко, а более низкая настройка сразу держит файл небольшим. Всё равно проверьте читаемость при масштабе 100 % перед отправкой. Математику выбора разрешения см. в статье что настройка DPI делает с вашими страницами.

Следите за повторными вложениями

Ответ или пересылка могут снова прикрепить вложение, и эта копия способна превысить лимит, даже если исходный файл в него укладывается. Если файл уже есть в одном из предыдущих писем цепочки, сошлитесь на эту копию, а не прикрепляйте её заново.

Храните чистую копию

Сохраняйте уменьшенную, читаемую версию для почты и полноразмерную версию в архиве. Назовите их понятно, чтобы в следующий раз не отправить не тот файл.

Оцените размер до прикрепления

Проверьте размер каждой части, которую собираетесь отправить, и добавьте примерно треть на кодирование, которое использует почта. Часть, которая выглядит чуть ниже лимита, может превысить его после прикрепления. Оставьте запас или разделите файл на одну часть больше, чем вам кажется нужным.

Как сделать это в fixmint

1. Перетащите PDF в Сжать PDF. В строке файла показан его размер и количество страниц.
2. Выберите «Сильное» и нажмите «Скачать» для меньшего файла. Если результат не стал меньше, инструмент предложит вернуть оригинал. Проверьте мелкий текст при масштабе 100 %.
3. Если файл всё ещё больше лимита, воспользуйтесь Разделить PDF, выберите «Разделять каждые N страниц», укажите страницы в каждом PDF и скачайте ZIP-архив с частями.
4. Перед прикреплением проверьте размер каждой части и добавьте примерно треть на кодирование для почты.

Короткие ответы

Почему мой PDF больше, чем я ожидал? Отсканированные страницы и фотографии хранятся как изображения, а изображения высокого разрешения делают файл большим. Соберите PDF заново из уменьшенных версий этих изображений.

Потеряю ли я что-нибудь при разделении PDF? Разделение сохраняет содержимое каждой страницы. Каждая часть содержит только свои страницы, поэтому ничего не теряется, если вы сохраните все части.

Поможет ли архивирование PDF в ZIP? Обычно почти нет. PDF уже хранит содержимое в сжатом виде, поэтому ZIP обычно экономит совсем немного.