O que fazer quando um PDF é grande demais para enviar por e-mail

Os serviços de e-mail definem um tamanho máximo para anexos, e esse limite varia entre provedores e pode mudar com o tempo. No momento em que escrevemos, o Gmail aceita até 25 MB por mensagem, então confira a regra atual do seu provedor antes de tentar enviar. Quando um PDF é grande demais, você pode comprimi-lo, dividi-lo em partes, refazê-lo a partir de imagens menores ou compartilhar um link em vez de anexar o arquivo. As soluções abaixo começam pela mais rápida.

Comprimir PDFPDF grande demais para enviar por e-mailUse de graça

Por que o arquivo passa do limite

O e-mail transporta anexos como texto codificado, e essa codificação deixa o anexo cerca de um terço maior que o arquivo original. Um PDF de 20 MB pode, portanto, chegar como uns 27 MB de dados de e-mail, o que pode ultrapassar o limite mesmo que o arquivo pareça normal.

O maior peso costuma vir das imagens. Um PDF de páginas digitalizadas guarda cada página como uma figura, muitas vezes em alta resolução, então algumas dezenas de digitalizações podem somar muito. Um PDF só com texto geralmente é pequeno. Verifique primeiro o tamanho do arquivo e depois escolha a solução adequada ao que há dentro dele.

Opção 1: dividir em partes

Use a ferramenta de divisão para criar PDFs menores, cada um abaixo do limite. Nomeie-os com números de parte, como relatorio-parte-1-de-3.pdf, e informe no e-mail quantas partes existem, para que o destinatário saiba se recebeu tudo. Isso funciona bem para documentos de texto com várias páginas. A desvantagem é que o destinatário precisa juntar todas as partes.

Opção 2: refazer com imagens menores

Se o PDF foi feito a partir de fotos ou digitalizações, volte às imagens originais e reduza-as. Comprima cada imagem até um tamanho em que o texto ainda seja legível com zoom de 100%, e depois junte-as em um único PDF. O resultado costuma ficar bem menor que o original, porque as imagens agora estão dimensionadas para a página. Verifique a legibilidade antes de enviar, já que o texto menor é o primeiro a ficar borrado.

Opção 3: compartilhar um link

Envie o arquivo para um serviço de nuvem ou de compartilhamento de arquivos e mande o link em vez de um anexo. O link evita por completo os limites de anexo. Escolha a configuração de compartilhamento com cuidado. Se o link estiver aberto para qualquer pessoa com o endereço, quem o receber poderá abrir o arquivo, então ajuste a permissão ao grau de sensibilidade do documento.

Opção	Melhor quando	Contrapartida
Dividir em partes	Documentos de texto com muitas páginas	O destinatário precisa de todas as partes
Refazer com imagens menores	Digitalizações ou PDFs baseados em fotos	As imagens são recodificadas com qualidade menor
Compartilhar um link	Arquivos grandes e um destinatário conhecido	O destinatário precisa abrir o link, e as permissões importam

O que o Comprimir PDF altera

O fixmint funciona no seu navegador e não envia nem hospeda arquivos, então as etapas de envio e compartilhamento acontecem no seu app de e-mail ou de nuvem. O Comprimir PDF reduz um PDF pronto redesenhando cada página como uma imagem compacta. Isso funciona bem para digitalizações e arquivos cheios de fotos; o texto do resultado deixa de poder ser selecionado, então guarde o original quando precisar disso. Por que meu PDF é tão grande? explica essa troca.

Confira o limite do lado do destinatário

Uma mensagem pode ser recusada pelo provedor do destinatário mesmo quando o limite de envio da sua conta permite. Se tiver dúvidas, fique abaixo do menor dos limites que você conhece ou pergunte ao destinatário o que o provedor dele aceita.

Planeje a digitalização da próxima vez

Ao digitalizar documentos para enviar, use uma resolução moderada em vez da mais alta que o scanner oferece. Documentos de texto não precisam de detalhe de nível fotográfico para ficar legíveis, e uma configuração mais baixa mantém o arquivo pequeno desde o início. Mesmo assim, confira a legibilidade com zoom de 100% antes de enviar. Para a conta por trás da escolha da resolução, veja o que a configuração de DPI faz com suas páginas.

Fique atento a anexos repetidos

Uma resposta ou um encaminhamento pode levar o anexo de novo, e essa cópia pode fazer uma mensagem ultrapassar o limite mesmo quando o original cabe. Se o arquivo já estiver em uma mensagem anterior da conversa, mencione essa cópia em vez de anexá-lo outra vez.

Mantenha uma cópia limpa

Guarde uma versão menor e legível para o e-mail e a versão em tamanho completo para o seu arquivo. Dê nomes claros a elas, para não enviar a errada na próxima vez.

Estime o tamanho antes de anexar

Verifique o tamanho de cada parte que pretende enviar e some cerca de um terço para a codificação usada pelo e-mail. Uma parte que parece logo abaixo do limite pode ultrapassá-lo depois de anexada. Deixe uma margem confortável ou divida em mais uma parte do que você acha que precisa.

Como fazer com o fixmint

1. Arraste o PDF para o Comprimir PDF. A linha do arquivo mostra o tamanho e o número de páginas.
2. Escolha Forte e clique em Baixar no arquivo menor. Se o resultado não ficar menor, a ferramenta oferece o original de volta. Confira o texto pequeno com zoom de 100%.
3. Se ainda passar do limite, use o Dividir PDF, escolha Dividir a cada N páginas, defina as páginas de cada PDF e baixe o ZIP com as partes.
4. Confira o tamanho de cada parte e acrescente cerca de um terço para a codificação do e-mail antes de anexar.

Respostas rápidas

Por que meu PDF ficou maior do que eu esperava? Páginas digitalizadas e fotos são guardadas como imagens, e imagens em alta resolução deixam o arquivo grande. Refaça o PDF com versões menores dessas imagens.

Dividir um PDF faz perder alguma coisa? Dividir mantém o conteúdo de cada página. Cada parte contém apenas as suas próprias páginas, então nada se perde desde que você guarde todas as partes.

Compactar o PDF em um ZIP ajuda? Normalmente muito pouco. Os PDFs já guardam o conteúdo comprimido, então zipá-los costuma economizar apenas uma pequena quantidade de espaço.