ईमेल पर भेजने के लिए PDF बहुत बड़ी है? यह करें

ईमेल सेवाओं में अटैचमेंट का अधिकतम साइज़ तय होता है, और यह सीमा अलग-अलग प्रदाताओं पर अलग होती है और समय के साथ बदल भी सकती है। इस लेख के लिखे जाने के समय, Gmail एक संदेश में अधिकतम 25 MB तक का अटैचमेंट स्वीकार करता है, इसलिए कोशिश करने से पहले अपने प्रदाता का मौजूदा नियम जाँच लें। जब PDF बहुत बड़ी हो, तो आप उसका साइज़ कम कर सकते हैं, उसे हिस्सों में बाँट सकते हैं, छोटी फ़ोटो से दोबारा बना सकते हैं, या फ़ाइल अटैच करने की जगह लिंक शेयर कर सकते हैं। नीचे के उपाय सबसे आसान से शुरू होते हैं।

PDF का साइज़ कम करेंईमेल या अपलोड के लिए PDF बहुत बड़ीमुफ़्त में करें

फ़ाइल सीमा से बड़ी क्यों हो जाती है

ईमेल अटैचमेंट को एन्कोडेड टेक्स्ट के रूप में भेजता है, और इस एन्कोडिंग से अटैचमेंट असली फ़ाइल से लगभग एक-तिहाई बड़ा हो जाता है। इसलिए 20 MB की PDF मेल में लगभग 27 MB डेटा बनकर पहुँच सकती है, जो सीमा से ऊपर हो सकता है, भले ही फ़ाइल देखने में ठीक लगे।

ज़्यादातर साइज़ फ़ोटो के कारण बढ़ता है। स्कैन किए गए पन्नों वाली PDF में हर पन्ना एक तस्वीर के रूप में सेव होता है, अक्सर उच्च रिज़ॉल्यूशन में, इसलिए कुछ दर्जन स्कैन भी काफ़ी बड़े हो जाते हैं। सिर्फ़ टेक्स्ट वाली PDF आम तौर पर छोटी होती है। पहले फ़ाइल का साइज़ देखें, फिर उसके अंदर की सामग्री के हिसाब से सही उपाय चुनें।

विकल्प 1: हिस्सों में बाँटें

छोटी PDF बनाने के लिए विभाजन टूल का उपयोग करें, जिसमें हर हिस्सा सीमा के अंदर हो। हिस्सों को क्रम संख्या के साथ नाम दें, जैसे report-part-1-of-3.pdf, और ईमेल में लिखें कि कुल कितने हिस्से हैं, ताकि प्राप्तकर्ता जान सके कि उसके पास सब कुछ है या नहीं। यह तरीका सिर्फ़ टेक्स्ट वाले, कई पन्नों के दस्तावेज़ों के लिए अच्छा काम करता है। कमी यह है कि प्राप्तकर्ता को सभी हिस्से इकट्ठे करने होते हैं।

विकल्प 2: छोटी फ़ोटो से दोबारा बनाएँ

अगर PDF फ़ोटो या स्कैन से बनी है, तो मूल फ़ोटो पर लौटें और उन्हें छोटा करें। हर फ़ोटो को कंप्रेस करें इतने साइज़ तक कि 100 प्रतिशत ज़ूम पर टेक्स्ट अब भी पढ़ा जा सके, फिर उन्हें एक PDF में जोड़ें। नतीजा अक्सर मूल से काफ़ी छोटा होता है, क्योंकि अब फ़ोटो पन्ने के हिसाब से साइज़ की होती हैं। भेजने से पहले पढ़ने की जाँच ज़रूर करें, क्योंकि सबसे छोटा टेक्स्ट ही सबसे पहले धुंधला होता है।

विकल्प 3: लिंक शेयर करें

फ़ाइल को किसी क्लाउड ड्राइव या फ़ाइल-शेयरिंग सेवा पर अपलोड करें और अटैचमेंट की जगह लिंक भेजें। लिंक से अटैचमेंट की सीमा की समस्या पूरी तरह खत्म हो जाती है। शेयरिंग सेटिंग सोच-समझकर चुनें। अगर लिंक "लिंक वाला कोई भी व्यक्ति" पर सेट है, तो उसे पाने वाला कोई भी फ़ाइल खोल सकता है, इसलिए अनुमति को दस्तावेज़ की संवेदनशीलता के अनुसार रखें।

विकल्प	सबसे उपयुक्त जब	ट्रेड-ऑफ़
हिस्सों में बाँटें	टेक्स्ट-भारी, कई पन्नों के दस्तावेज़	प्राप्तकर्ता को सभी हिस्से चाहिए
छोटी फ़ोटो से दोबारा बनाएँ	स्कैन या फ़ोटो-आधारित PDF	फ़ोटो कम गुणवत्ता पर दोबारा एन्कोड होती हैं
लिंक शेयर करें	बड़ी फ़ाइलें और ज्ञात प्राप्तकर्ता	प्राप्तकर्ता को लिंक खोलना होगा, और अनुमतियाँ मायने रखती हैं

PDF कंप्रेस करने से क्या बदलता है

fixmint आपके ब्राउज़र में काम करता है और फ़ाइलें न भेजता है, न होस्ट करता है, इसलिए भेजने और शेयर करने के चरण आपके मेल या ड्राइव ऐप में होते हैं। PDF कंप्रेस करने पर हर पन्ना एक छोटी तस्वीर के रूप में दोबारा बनता है, जिससे पूरी PDF छोटी हो जाती है। यह स्कैन और फ़ोटो-भारी फ़ाइलों के लिए ठीक है, पर नतीजे में टेक्स्ट को अब सिलेक्ट नहीं किया जा सकता, इसलिए जब वह ज़रूरी हो तो मूल फ़ाइल रखें। मेरी PDF इतनी बड़ी क्यों है? में यह ट्रेड-ऑफ़ समझाया गया है।

प्राप्तकर्ता की तरफ़ की सीमा जाँचें

आपकी अपनी भेजने की सीमा में फ़ाइल आ सकती है, फिर भी प्राप्तकर्ता का प्रदाता संदेश ठुकरा सकता है। अगर आप निश्चित नहीं हैं, तो अपनी जानी हुई सबसे छोटी सीमा के नीचे रहें, या प्राप्तकर्ता से पूछ लें कि उनका प्रदाता कितना साइज़ स्वीकार करता है।

अगली बार स्कैन की योजना बनाएँ

भेजने के लिए दस्तावेज़ स्कैन करते समय स्कैनर की सबसे ऊँची सेटिंग की जगह मध्यम रिज़ॉल्यूशन चुनें। टेक्स्ट वाले दस्तावेज़ों को साफ़ पढ़ने के लिए फ़ोटो जैसी बारीकी नहीं चाहिए, और कम सेटिंग शुरू से ही फ़ाइल छोटी रखती है। फिर भी भेजने से पहले 100 प्रतिशत ज़ूम पर पढ़ने की जाँच कर लें। रिज़ॉल्यूशन चुनने के पीछे का हिसाब जानने के लिए देखें DPI सेटिंग आपके पन्नों पर क्या असर डालती है।

दोहराए गए अटैचमेंट पर ध्यान दें

रिप्लाई या फ़ॉरवर्ड करने पर अटैचमेंट फिर से साथ जा सकता है, और वह दोबारा वाली कॉपी संदेश को सीमा से ऊपर ले जा सकती है, भले ही मूल फ़ाइल सीमा में हो। अगर फ़ाइल थ्रेड के किसी पिछले संदेश में पहले से है, तो उसे फिर से अटैच करने की जगह उसी कॉपी का हवाला दें।

एक साफ़ कॉपी रखें

ईमेल के लिए छोटा, पढ़ने लायक संस्करण रखें और पूरे साइज़ का संस्करण अपने रिकॉर्ड के लिए। दोनों के नाम साफ़ रखें, ताकि अगली बार गलत फ़ाइल न भेज दें।

अटैच करने से पहले साइज़ का अनुमान लगाएँ

भेजने की योजना वाले हर हिस्से का साइज़ जाँचें, और ईमेल की एन्कोडिंग के लिए लगभग एक-तिहाई जोड़ लें। जो हिस्सा सीमा से थोड़ा नीचे दिखता है, वह अटैच होने पर उससे ऊपर जा सकता है। पर्याप्त गुंजाइश रखें, या जितने हिस्से की ज़रूरत लगे उससे एक हिस्सा ज़्यादा बनाएँ।

fixmint से कैसे करें

1. PDF को PDF का साइज़ कम करें में डालें। फ़ाइल वाली पंक्ति में उसका साइज़ और पन्नों की संख्या दिखेगी।
2. "मज़बूत" चुनें और छोटी फ़ाइल पर डाउनलोड दबाएँ। अगर नतीजा छोटा नहीं है, तो टूल मूल फ़ाइल वापस देता है। छोटे टेक्स्ट को 100 प्रतिशत ज़ूम पर जाँचें।
3. अगर अब भी सीमा से ऊपर है, तो PDF विभाजित करें का उपयोग करें, "हर N पन्ने पर विभाजित करें" चुनें, हर PDF में पन्ने तय करें, और हिस्सों की ZIP डाउनलोड करें।
4. अटैच करने से पहले हर हिस्से का साइज़ जाँचें, और ईमेल एन्कोडिंग के लिए लगभग एक-तिहाई ज़्यादा गुंजाइश रखें।

त्वरित जवाब

मेरी PDF मेरी उम्मीद से बड़ी क्यों है? स्कैन किए गए पन्ने और फ़ोटो तस्वीरों के रूप में सेव होते हैं, और उच्च-रिज़ॉल्यूशन वाली तस्वीरें फ़ाइल को बड़ा कर देती हैं। उन तस्वीरों के छोटे संस्करणों से PDF दोबारा बनाएँ।

PDF बाँटने से कुछ खो जाएगा? बाँटने से हर पन्ने की सामग्री बनी रहती है। हर हिस्से में सिर्फ़ उसके अपने पन्ने होते हैं, इसलिए जब तक सारे हिस्से सुरक्षित हैं, कुछ नहीं खोता।

क्या PDF को ZIP करने से फ़ायदा होता है? आम तौर पर बहुत कम। PDF अपनी सामग्री पहले से कंप्रेस्ड रूप में सेव करती है, इसलिए ZIP करने से आम तौर पर बहुत थोड़ी बचत होती है।