Co zrobić, gdy PDF jest za duży, by wysłać go mailem

Usługi pocztowe ustawiają maksymalny rozmiar załącznika, a limit zależy od dostawcy i może się zmieniać. W chwili pisania tego tekstu Gmail przyjmuje do 25 MB w jednej wiadomości, więc przed wysyłką sprawdź aktualne zasady swojego dostawcy. Gdy PDF jest za duży, możesz skompresować go, podzielić na części, złożyć ponownie z mniejszych obrazów albo zamiast załącznika udostępnić link. Poniższe sposoby zaczynamy od najszybszego.

Kompresja PDFPDF za duży do maila lub wysyłkiZrób to za darmo

Dlaczego plik przekracza limit

Poczta przesyła załączniki jako zakodowany tekst, a kodowanie to powoduje, że załącznik jest około jedną trzecią większy od pliku. PDF o wielkości 20 MB może więc trafić jako około 27 MB danych poczty, co może przekroczyć limit, mimo że sam plik wyglądał w porządku.

Największy udział zwykle mają obrazy. PDF ze zeskanowanymi stronami zapisuje każdą stronę jako obraz, często w wysokiej rozdzielczości, dlatego kilkadziesiąt skanów może ważyć sporo. PDF zawierający wyłącznie tekst jest zwykle mały. Najpierw sprawdź rozmiar pliku, a potem wybierz rozwiązanie pasujące do zawartości.

Opcja 1: podziel na części

Użyj narzędzia do dzielenia, aby utworzyć mniejsze PDF-y, każdy poniżej limitu. Nazwij je numerami części, np. raport-czesc-1-z-3.pdf, i w mailu napisz, ile jest części, żeby odbiorca wiedział, czy ma wszystko. Sprawdza się to dobrze przy wielostronicowych dokumentach tekstowych. Wadą jest to, że odbiorca musi zebrać wszystkie części.

Opcja 2: złóż z mniejszych obrazów

Jeśli PDF powstał ze zdjęć lub skanów, wróć do oryginalnych obrazów i zmniejsz je. Skompresuj każdy obraz do rozmiaru, w którym tekst nadal jest czytelny przy powiększeniu 100 procent, a potem połącz je w jeden PDF. Wynik bywa znacznie mniejszy od oryginału, bo obrazy są teraz dopasowane do strony. Przed wysyłką sprawdź czytelność, bo najdrobniejszy tekst rozmywa się najpierw.

Opcja 3: udostępnij link

Wyślij plik do dysku w chmurze lub usługi do udostępniania plików i przekaż link zamiast załącznika. Link całkowicie omija limity załączników. Ostrożnie wybierz ustawienia udostępniania. Jeśli link jest dostępny dla każdego, kto go ma, każdy, kto go dostanie, może otworzyć plik, więc dopasuj uprawnienia do poufności dokumentu.

Opcja	Najlepsza, gdy	Kompromis
Podział na części	Dokumenty tekstowe, wielostronicowe	Odbiorca potrzebuje wszystkich części
Złożenie z mniejszych obrazów	Skany lub PDF-y oparte na zdjęciach	Obrazy są ponownie kodowane w niższej jakości
Udostępnienie linku	Duże pliki i znany odbiorca	Odbiorca musi otworzyć link, a uprawnienia mają znaczenie

Co zmienia Kompresja PDF

fixmint działa w przeglądarce i nie wysyła ani nie przechowuje plików, więc wysyłanie i udostępnianie odbywa się w aplikacji pocztowej lub dysku. Kompresja PDF zmniejsza gotowy plik, rysując każdą stronę jako zwarty obraz. Sprawdza się to przy skanach i plikach z dużą liczbą zdjęć; tekst w wyniku nie będzie można już zaznaczać, więc zachowaj oryginał, jeśli to potrzebne. Dlaczego mój PDF jest taki duży? wyjaśnia ten kompromis.

Sprawdź limit po stronie odbiorcy

Wiadomość może zostać odrzucona przez dostawcę odbiorcy, nawet gdy Twój własny limit wysyłki na to pozwala. Jeśli nie masz pewności, trzymaj się mniejszego z znanych Ci limitów albo zapytaj odbiorcę, co akceptuje jego dostawca.

Następnym razem zaplanuj skan

Skanując dokumenty do wysyłki, wybierz umiarkowaną rozdzielczość zamiast najwyższej, jaką oferuje skaner. Dokumenty tekstowe nie wymagają detali zdjęciowych, by być czytelne, a niższe ustawienie od początku utrzymuje mały rozmiar pliku. Mimo to przed wysyłką sprawdź czytelność przy powiększeniu 100 procent. Obliczenia stojące za wyborem rozdzielczości znajdziesz w artykule co ustawienie DPI robi z Twoimi stronami.

Uważaj na powtarzające się załączniki

Odpowiedź lub przekazanie wiadomości może dołączyć załącznik ponownie, a ta kopia może przepchnąć wiadomość ponad limit, nawet gdy oryginał się mieści. Jeśli plik jest już w wcześniejszej wiadomości w wątku, odwołaj się do tej kopii zamiast dołączać go ponownie.

Zachowaj czystą kopię

Zachowaj mniejszą, czytelną wersję do poczty i pełnowymiarową do archiwum. Nazwij je wyraźnie, żebyś następnym razem nie wysłał złej.

Oszacuj rozmiar przed dołączeniem

Sprawdź rozmiar każdej części, którą planujesz wysłać, i dolicz około jedną trzecią na kodowanie używane przez pocztę. Część, która wygląda na tuż poniżej limitu, po dołączeniu może go przekroczyć. Zostaw spory zapas albo podziel plik na jedną część więcej, niż Ci się wydaje potrzebne.

Jak to zrobić w fixmint

1. Przeciągnij PDF do Kompresji PDF. W wierszu pliku zobaczysz jego rozmiar i liczbę stron.
2. Wybierz Mocna i naciśnij Pobierz przy mniejszym pliku. Jeśli wynik nie jest mniejszy, narzędzie zaproponuje ponowne przywrócenie oryginału. Sprawdź drobny tekst przy powiększeniu 100 procent.
3. Jeśli plik nadal przekracza limit, użyj Podziel PDF, wybierz Podziel co N stron, ustaw strony w każdym PDF i pobierz archiwum ZIP z częściami.
4. Przed dołączeniem sprawdź rozmiar każdej części i dolicz około jedną trzecią na kodowanie poczty.

Szybkie odpowiedzi

Dlaczego mój PDF jest większy, niż się spodziewałem? Zeskanowane strony i zdjęcia są zapisywane jako obrazy, a obrazy o wysokiej rozdzielczości powodują duży rozmiar pliku. Złóż PDF ponownie z mniejszych wersji tych obrazów.

Czy podział PDF-a spowoduje utratę danych? Podział zachowuje zawartość każdej strony. Każda część zawiera tylko swoje strony, więc nic nie przepada, o ile zachowasz wszystkie części.

Czy spakowanie PDF-a do ZIP-a pomoże? Zwykle bardzo niewiele. PDF-y już przechowują zawartość w postaci skompresowanej, więc ZIP zazwyczaj oszczędza tylko niewielką ilość miejsca.