Co dělat, když je PDF příliš velké na odeslání e-mailem

E-mailové služby nastavují maximální velikost příloh a limit se u jednotlivých poskytovatelů liší a může se v čase měnit. V době psaní tohoto článku přijímá Gmail až 25 MB na jednu zprávu, takže než začnete, ověřte si aktuální pravidla svého poskytovatele. Když je PDF příliš velké, můžete ho komprimovat, rozdělit na části, sestavit znovu z menších obrázků nebo místo přílohy poslat odkaz. Níže uvedená řešení jsou seřazená od nejrychlejšího.

Komprimovat PDFPDF je moc velké na posláníVyzkoušet zdarma

Proč soubor přesáhne limit

E-mail přenáší přílohy jako zakódovaný text a toto kódování dělá přílohu zhruba o třetinu větší, než je samotný soubor. PDF o velikosti 20 MB se tak může do pošty dostat jako přibližně 27 MB dat, což může být nad limitem, i když soubor sám vypadal v pořádku.

Největší podíl na velikosti obvykle mají obrázky. PDF s naskenovanými stránkami ukládá každou stránku jako obrázek, často ve vysokém rozlišení, takže několik desítek skenů může být velkých. PDF jen s textem bývá obvykle malé. Nejprve zkontrolujte velikost souboru a pak zvolte řešení, které odpovídá jeho obsahu.

Možnost 1: rozdělte ho na části

Pomocí nástroje pro rozdělení vytvořte menší PDF, z nichž každé je pod limitem. Pojmenujte je s čísly částí, například zprava-cast-1-z-3.pdf, a v e-mailu uveďte, kolik částí je, aby příjemce věděl, že má všechny. Dobře to funguje u vícestránkových textových dokumentů. Nevýhodou je, že příjemce musí všechny části shromáždit.

Možnost 2: sestavte ho znovu z menších obrázků

Pokud bylo PDF vytvořeno z fotek nebo skenů, vraťte se k původním obrázkům a zmenšete je. Komprimujte každý obrázek na velikost, při které je text stále čitelný při 100% zobrazení, a poté je spojte do jednoho PDF. Výsledek bývá mnohem menší než originál, protože obrázky jsou nyní přizpůsobeny velikosti stránky. Před odesláním zkontrolujte čitelnost, protože nejmenší písmo se rozmaže jako první.

Možnost 3: pošlete odkaz

Nahrajte soubor na cloudové úložiště nebo do služby pro sdílení souborů a pošlete odkaz místo přílohy. Odkaz obchází limity příloh úplně. Nastavení sdílení zvolte pečlivě. Pokud je odkaz přístupný komukoli, kdo ho dostane, může soubor otevřít kdokoli, takže oprávnění přizpůsobte citlivosti dokumentu.

Možnost	Nejlepší, když	Kompromis
Rozdělit na části	Textově náročné, vícestránkové dokumenty	Příjemce potřebuje všechny části
Sestavit z menších obrázků	Skeny nebo PDF založená na fotkách	Obrázky se znovu kódují v nižší kvalitě
Poslat odkaz	Velké soubory a známý příjemce	Příjemce musí odkaz otevřít a záleží na oprávněních

Co změní Komprimovat PDF

fixmint běží ve vašem prohlížeči a soubory neodesílá ani neukládá, takže odesílání a sdílení probíhá ve vaší poštovní nebo úložné aplikaci. Komprimovat PDF zmenší hotové PDF tak, že každou stránku znovu vykreslí jako kompaktní obrázek. To se hodí pro skeny a soubory plné fotek. Text ve výsledku pak už nepůjde označit, takže pokud ho potřebujete, ponechte si originál. Vysvětlení tohoto kompromisu najdete v článku Proč je moje PDF tak velké?.

Zkontrolujte limit na straně příjemce

Zpráva může být odmítnuta poskytovatelem příjemce, i když vaše vlastní limit pro odesílání to dovoluje. Pokud si nejste jistí, držte se menšího z limitů, které znáte, nebo se zeptejte příjemce, co jeho poskytovatel přijímá.

Příště plánujte sken dopředu

Při skenování dokumentů pro odeslání použijte střední rozlišení místo nejvyššího, které váš skener nabízí. Textové dokumenty nepotřebují detaily na úrovni fotografie, aby byly dobře čitelné, a nižší nastavení udrží soubor od začátku malý. I tak před odesláním zkontrolujte čitelnost při 100% zobrazení. Výpočet, na kterém je volba rozlišení založena, najdete v článku co nastavení DPI dělá s vašimi stránkami.

Pozor na opakované přílohy

Odpověď nebo přeposlání může přílohu přenést znovu a tato kopie může zprávu přehnat přes limit, i když se původní soubor vejde. Pokud už je soubor v některé dřívější zprávě vlákna, odkažte na tuto kopii místo toho, abyste ho připojovali znovu.

Uchovejte čistou kopii

Ponechte si menší, čitelnou verzi pro e-mail a plnou velikost pro archiv. Pojmenujte je jasně, abyste příště neposlali tu špatnou.

Odhadněte velikost před připojením

Zkontrolujte velikost každé části, kterou chcete poslat, a přidejte zhruba třetinu na kódování, které e-mail používá. Část, která vypadá těsně pod limitem, může být po připojení nad ním. Nechte si pohodlnou rezervu, nebo rozdělte na o jednu část více, než si myslíte, že potřebujete.

Jak to udělat s fixmint

1. Přetáhněte PDF do Komprimovat PDF. Řádek se souborem ukazuje jeho velikost a počet stran.
2. Zvolte Silná a u menšího souboru stiskněte Stáhnout. Pokud výsledek není menší, nástroj nabídne původní soubor zpět. Zkontrolujte malé písmo při 100% zobrazení.
3. Pokud je stále nad limitem, použijte Rozdělit PDF, zvolte Rozdělit po N stranách, nastavte počet stran v každém PDF a stáhněte ZIP s částmi.
4. Před připojením zkontrolujte velikost každé části a počítejte s dalšími zhruba třetinou kvůli kódování e-mailu.

Rychlé odpovědi

Proč je moje PDF větší, než jsem čekal? Naskenované stránky a fotky se ukládají jako obrázky a obrázky ve vysokém rozlišení dělají soubor velkým. Sestavte ho znovu z menších verzí těchto obrázků.

Přijdu při rozdělení PDF o něco? Rozdělení zachovává obsah každé stránky. Každá část obsahuje jen své stránky, takže nic nezmizí, pokud si ponecháte všechny části.

Pomůže zabalení PDF do ZIPu? Obvykle jen velmi málo. PDF už svůj obsah ukládají komprimovaně, takže ZIP obvykle ušetří jen malé množství místa.