Vad gör man när en PDF är för stor för e-post?

E-posttjänster har en maximal storlek för bilagor, och gränsen skiljer sig mellan leverantörer och kan ändras över tid. När den här artikeln skrevs tillåter Gmail upp till 25 MB per meddelande, så kontrollera din leverantörs aktuella regel innan du försöker. När en PDF är för stor kan du komprimera den, dela upp den i delar, bygga om den från mindre bilder eller dela en länk i stället för att bifoga filen. Lösningarna nedan börjar med den snabbaste.

Komprimera PDFPDF för stor för att mejla eller ladda uppGör det gratis

Varför filen blir större än gränsen

E-post skickar bilagor som kodad text, och kodningen gör en bilaga ungefär en tredjedel större än filen i sig. En PDF på 20 MB kan alltså nå mottagaren som ungefär 27 MB e-postdata, vilket kan vara över gränsen trots att filen såg bra ut.

Det mesta kommer oftast från bilder. En PDF med skannade sidor lagrar varje sida som en bild, ofta i hög upplösning, så några dussin skanningar kan bli stora. En PDF med enbart text är oftast liten. Kontrollera filstorleken först och välj sedan den lösning som passar innehållet.

Alternativ 1: dela upp den i delar

Använd delningsverktyget för att skapa mindre PDF-filer som var och en ligger under gränsen. Namnge dem med delnummer, till exempel rapport-del-1-av-3.pdf, och skriv i mejlet hur många delar det finns så att mottagaren vet om den har allt. Det fungerar bra för textdokument med många sidor. Nackdelen är att mottagaren måste samla ihop alla delar.

Alternativ 2: bygg om från mindre bilder

Om PDF:en är gjord av foton eller skanningar kan du gå tillbaka till originalbilderna och göra dem mindre. Komprimera varje bild till en storlek där texten fortfarande är läsbar vid 100 procent zoom, och slå ihop dem till en PDF. Resultatet blir ofta betydligt mindre än originalet, eftersom bilderna nu är anpassade efter sidan. Kontrollera läsbarheten innan du skickar, eftersom den minsta texten är det första som suddas ut.

Alternativ 3: dela en länk

Ladda upp filen till en molntjänst eller en tjänst för fildelning och skicka en länk i stället för en bilaga. En länk undviker bilagegränser helt. Välj delningsinställningen med omsorg. Om länken är öppen för alla som har den kan vem som helst som får den öppna filen, så anpassa behörigheten efter hur känsligt dokumentet är.

Alternativ	Bäst när	Avvägning
Dela upp i delar	Textintensiva dokument med många sidor	Mottagaren behöver alla delar
Bygg om från mindre bilder	Skanningar eller PDF:er baserade på foton	Bilderna kodas om med lägre kvalitet
Dela en länk	Stora filer och en känd mottagare	Mottagaren måste öppna länken, och behörigheter spelar roll

Vad Komprimera PDF ändrar

fixmint körs i din webbläsare och skickar eller lagrar inte filer, så skicka- och delningsstegen sker i din e-post- eller molnapp. Komprimera PDF minskar en färdig PDF genom att rita om varje sida som en kompakt bild. Det passar skanningar och fototunga filer. Texten i resultatet går inte längre att markera, så spara originalet om du behöver det. Varför är min PDF så stor? förklarar avvägningen.

Kontrollera gränsen på mottagarens sida

Ett meddelande kan avvisas av mottagarens leverantör även när din egen gräns för utskick tillåter det. Om du är osäker, håll dig under den minsta av de gränser du känner till, eller fråga mottagaren vad deras leverantör tar emot.

Planera skanningen nästa gång

När du skannar dokument som ska skickas, använd en måttlig upplösning i stället för den högsta din skanner erbjuder. Textdokument behöver inte fotonivå av detalj för att vara tydliga, och en lägre inställning håller filen liten från början. Kontrollera ändå läsbarheten vid 100 procent zoom innan du skickar. För beräkningen bakom valet av upplösning, se vad DPI-inställningen gör med dina sidor.

Var uppmärksam på upprepade bilagor

Ett svar eller ett vidarebefordrat mejl kan ta med bilagan igen, och kopian kan få ett meddelande att gå över gränsen även när originalet ryms. Om filen redan finns i ett tidigare meddelande i tråden, hänvisa till den kopian i stället för att bifoga den igen.

Spara en ren kopia

Spara en mindre, läsbar version för e-post och den fullstora versionen för ditt arkiv. Namnge dem tydligt, så att du inte skickar fel version nästa gång.

Uppskatta storleken innan du bifogar

Kontrollera storleken på varje del du tänker skicka, och lägg till ungefär en tredjedel för den kodning som e-post använder. En del som ser ut att ligga strax under gränsen kan vara över den när den är bifogad. Lämna en bekväm marginal, eller dela upp i en del till fler än du tror att du behöver.

Så gör du med fixmint

1. Dra PDF:en till Komprimera PDF. Filraden visar dess storlek och antal sidor.
2. Välj Stark och tryck på Ladda ner för den mindre filen. Om resultatet inte blir mindre erbjuder verktyget originalet igen. Kontrollera små texter vid 100 procent zoom.
3. Om den fortfarande är över gränsen, använd Dela PDF, välj Dela var N:e sida, ange sidorna i varje PDF och ladda ner ZIP-filen med delarna.
4. Kontrollera storleken på varje del, och räkna med ungefär en tredjedel extra för e-postkodningen, innan du bifogar.

Snabba svar

Varför är min PDF större än jag väntade mig? Skannade sidor och foton lagras som bilder, och bilder i hög upplösning gör filen stor. Bygg om från mindre versioner av de bilderna.

Förlorar jag något när jag delar upp en PDF? Delningen behåller innehållet på varje sida. Varje del innehåller bara sina egna sidor, så inget går förlorat så länge du behåller alla delar.

Hjälper det att zippa PDF:en? Oftast väldigt lite. PDF-filer lagrar redan sitt innehåll komprimerat, så zippning sparar vanligtvis bara en liten mängd.