PDF ไฟล์ใหญ่เกินส่งอีเมล ทำอย่างไรดี

บริการอีเมลกำหนดขนาดไฟล์แนบสูงสุด และขีดจำกัดนี้ต่างกันในแต่ละผู้ให้บริการและอาจเปลี่ยนไปตามเวลา ณ วันที่เขียนบทความนี้ Gmail รับไฟล์แนบได้สูงสุด 25 MB ต่อหนึ่งข้อความ ดังนั้นควรเช็กกฎล่าสุดของผู้ให้บริการก่อนลองส่ง เมื่อ PDF ใหญ่เกินไป คุณสามารถบีบอัดไฟล์ แยกเป็นหลายส่วน สร้างใหม่จากรูปขนาดเล็ก หรือส่งเป็นลิงก์แทนการแนบไฟล์ วิธีด้านล่างเรียงจากวิธีที่ทำได้เร็วที่สุดก่อน

บีบอัดไฟล์ PDFไฟล์ PDF ใหญ่เกินจะส่งอีเมลหรืออัปโหลดใช้ฟรี

ทำไมไฟล์ถึงใหญ่เกินขีดจำกัด

อีเมลแนบไฟล์โดยแปลงเป็นข้อความที่เข้ารหัสไว้ และการเข้ารหัสนี้ทำให้ไฟล์แนบใหญ่ขึ้นประมาณหนึ่งในสาม ดังนั้น PDF ขนาด 20 MB อาจกลายเป็นข้อมูลอีเมลราว 27 MB ซึ่งอาจเกินขีดจำกัดได้ แม้ไฟล์ดูเหมือนไม่ใหญ่

ส่วนใหญ่แล้วปัญหามาจากรูปภาพ PDF ที่เป็นหน้าสแกนจะเก็บแต่ละหน้าเป็นภาพ มักมีความละเอียดสูง ทำให้สแกนเพียงไม่กี่สิบหน้าก็มีขนาดใหญ่ได้ ส่วน PDF ที่มีแต่ข้อความมักมีขนาดเล็ก ให้เช็กขนาดไฟล์ก่อน แล้วเลือกวิธีแก้ที่เหมาะกับเนื้อหาข้างใน

วิธีที่ 1: แยกเป็นหลายส่วน

ใช้เครื่องมือแยกไฟล์เพื่อสร้าง PDF ขนาดเล็กหลายไฟล์ โดยแต่ละไฟล์มีขนาดต่ำกว่าขีดจำกัด ตั้งชื่อไฟล์พร้อมลำดับส่วน เช่น report-part-1-of-3.pdf และบอกในอีเมลว่ามีทั้งหมดกี่ส่วน เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าได้ครบแล้วหรือยัง วิธีนี้เหมาะกับเอกสารข้อความหลายหน้า ข้อเสียคือผู้รับต้องรวบรวมทุกส่วนให้ครบ

วิธีที่ 2: สร้างใหม่จากรูปขนาดเล็ก

หาก PDF ทำจากรูปถ่ายหรือไฟล์สแกน ให้กลับไปที่รูปต้นฉบับแล้วย่อขนาดลงบีบอัดแต่ละรูปให้มีขนาดที่ยังอ่านตัวอักษรได้ชัดที่การซูม 100 เปอร์เซ็นต์ จากนั้นรวมรูปเป็น PDF ไฟล์เดียว ผลลัพธ์มักเล็กกว่าต้นฉบับมาก เพราะรูปถูกปรับขนาดให้พอดีกับหน้ากระดาษแล้ว ก่อนส่งควรเช็กความชัดของตัวอักษรด้วย เพราะตัวที่เล็กที่สุดมักเบลอก่อนเสมอ

วิธีที่ 3: ส่งเป็นลิงก์

อัปโหลดไฟล์ขึ้นไดรฟ์บนคลาวด์หรือบริการแชร์ไฟล์ แล้วส่งลิงก์แทนการแนบไฟล์ วิธีนี้หลีกเลี่ยงขีดจำกัดไฟล์แนบได้ทั้งหมด ควรเลือกการตั้งค่าการแชร์อย่างรอบคอบ หากตั้งลิงก์ให้ใครก็ได้ที่มีลิงก์เปิดดูได้ ผู้ที่ได้รับลิงก์ทุกคนจะเปิดไฟล์ได้ ดังนั้นควรเลือกสิทธิ์ให้เหมาะกับระดับความละเอียดอ่อนของเอกสาร

วิธี	เหมาะที่สุดเมื่อ	ข้อแลกเปลี่ยน
แยกเป็นหลายส่วน	เอกสารข้อความหลายหน้า	ผู้รับต้องมีครบทุกส่วน
สร้างใหม่จากรูปขนาดเล็ก	ไฟล์สแกนหรือ PDF ที่ทำจากรูปถ่าย	รูปถูกเข้ารหัสใหม่ด้วยคุณภาพที่ต่ำลง
ส่งเป็นลิงก์	ไฟล์ขนาดใหญ่และรู้ตัวผู้รับ	ผู้รับต้องเปิดลิงก์ และเรื่องสิทธิ์การเข้าถึงสำคัญ

บีบอัดไฟล์ PDF เปลี่ยนอะไรบ้าง

fixmint ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ และไม่ส่งหรือเก็บไฟล์ไว้ ดังนั้นขั้นตอนการส่งและการแชร์จะเกิดขึ้นในแอปอีเมลหรือไดรฟ์ของคุณ เครื่องมือบีบอัดไฟล์ PDF จะย่อไฟล์ที่เสร็จแล้วโดยวาดแต่ละหน้าใหม่เป็นรูปขนาดกะทัด วิธีนี้เหมาะกับไฟล์สแกนและไฟล์ที่มีรูปมาก แต่ข้อความในผลลัพธ์จะไม่สามารถเลือกหรือคัดลอกได้อีก ดังนั้นควรเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้เมื่อคุณต้องการข้อความนั้น ทำไม PDF ของฉันถึงใหญ่ขนาดนี้? อธิบายข้อแลกเปลี่ยนนี้ไว้

เช็กขีดจำกัดฝั่งผู้รับด้วย

แม้ขีดจำกัดการส่งของคุณจะรองรับไฟล์ได้ แต่ผู้ให้บริการของผู้รับอาจปฏิเสธข้อความนั้นได้ หากไม่แน่ใจ ให้ทำให้ไฟล์เล็กกว่าขีดจำกัดที่คุณรู้จักซึ่งต่ำที่สุด หรือถามผู้รับว่าผู้ให้บริการของเขารับไฟล์ขนาดเท่าไร

วางแผนการสแกนครั้งหน้า

เมื่อสแกนเอกสารเพื่อส่ง ควรใช้ความละเอียดระดับกลาง แทนที่จะใช้ค่าสูงสุดที่เครื่องสแกนรองรับ เอกสารข้อความไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดระดับภาพถ่ายเพื่อให้อ่านได้ชัด และการตั้งค่าที่ต่ำกว่าจะทำให้ไฟล์เล็กตั้งแต่ต้น อย่างไรก็ตาม ก่อนส่งควรเช็กความชัดที่การซูม 100 เปอร์เซ็นต์ด้วยเสมอ สำหรับการคำนวณเบื้องหลังการเลือกความละเอียด ดูค่า DPI ส่งผลต่อหน้ากระดาษของคุณอย่างไร

ระวังไฟล์แนบที่ซ้ำกัน

การตอบกลับหรือการส่งต่ออาจแนบไฟล์ไปด้วยอีกครั้ง และสำเนานั้นอาจทำให้ข้อความเกินขีดจำกัดได้ แม้ต้นฉบับจะอยู่ในขนาดที่รับได้ หากไฟล์อยู่ในข้อความก่อนหน้าในเธรดแล้ว ให้อ้างถึงสำเนานั้นแทนการแนบซ้ำ

เก็บสำเนาที่สะอาด

เก็บฉบับที่เล็กกว่าและอ่านง่ายไว้สำหรับส่งอีเมล และเก็บฉบับเต็มขนาดไว้ในที่จัดเก็บของคุณ ตั้งชื่อให้ชัดเจน เพื่อจะได้ไม่ส่งฉบับผิดในครั้งหน้า

ประมาณขนาดก่อนแนบไฟล์

เช็กขนาดของแต่ละส่วนที่คุณวางแผนจะส่ง และบวกเพิ่มประมาณหนึ่งในสามสำหรับการเข้ารหัสที่อีเมลใช้ ส่วนที่ดูเหมือนต่ำกว่าขีดจำกัดเล็กน้อยอาจเกินเมื่อแนบจริง ควรเผื่อระยะให้เพียงพอ หรือแยกเป็นอีกหนึ่งส่วนมากกว่าที่คิดว่าจำเป็น

วิธีทำด้วย fixmint

1. ลากไฟล์ PDF มาวางในบีบอัดไฟล์ PDF บรรทัดไฟล์จะแสดงขนาดและจำนวนหน้า
2. เลือก Strong แล้วกด Download ที่ไฟล์ที่เล็กลง หากผลลัพธ์ไม่เล็กลง เครื่องมือจะเสนอไฟล์ต้นฉบับกลับมาให้ เช็กตัวอักษรขนาดเล็กที่การซูม 100 เปอร์เซ็นต์
3. หากยังเกินขีดจำกัด ให้ใช้แยกไฟล์ PDF เลือก Split every N pages ตั้งหน้าในแต่ละไฟล์ แล้วดาวน์โหลดไฟล์ ZIP ที่รวมส่วนต่าง ๆ
4. ก่อนแนบไฟล์ ให้เช็กขนาดของแต่ละส่วน และเผื่อเพิ่มประมาณหนึ่งในสามสำหรับการเข้ารหัสอีเมล

คำตอบสั้น ๆ

ทำไม PDF ของฉันถึงใหญ่กว่าที่คิด? หน้าสแกนและรูปถ่ายถูกเก็บเป็นภาพ และภาพความละเอียดสูงทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ ให้สร้างใหม่จากเวอร์ชันที่เล็กลงของรูปเหล่านั้น

การแยก PDF จะทำให้มีอะไรหายไปหรือไม่? การแยกจะคงเนื้อหาของแต่ละหน้าไว้ แต่ละส่วนมีเฉพาะหน้าของตัวเอง ดังนั้นจะไม่มีอะไรหาย ตราบใดที่คุณเก็บไฟล์ทุกส่วนไว้ครบ

การบีบอัด PDF เป็นไฟล์ ZIP จะช่วยได้ไหม? มักช่วยได้น้อยมาก เพราะ PDF เก็บเนื้อหาในรูปแบบที่บีบอัดอยู่แล้ว ดังนั้นการทำเป็น ZIP มักประหยัดพื้นที่ได้เพียงเล็กน้อย