Що робити, якщо PDF завеликий для надсилання поштою

Поштові сервіси встановлюють максимальний розмір вкладення, і цей ліміт відрізняється у різних провайдерів та може змінюватися з часом. На момент написання Gmail приймає до 25 МБ в одному листі, тож перевірте актуальне правило свого провайдера, перш ніж надсилати. Якщо PDF завеликий, ви можете стиснути його, розбити на частини, зібрати з менших зображень або надіслати посилання замість вкладення. Наведені нижче способи йдуть від найшвидшого.

Стиснути PDFPDF завеликий для пошти чи завантаженняБезкоштовно

Чому файл перевищує ліміт

Пошта передає вкладення як закодований текст, і це кодування робить вкладення приблизно на третину більшим за сам файл. PDF на 20 МБ може дійти як близько 27 МБ даних пошти, і це може перевищувати ліміт, хоча сам файл здавався нормальним.

Найчастіше основну вагу створюють зображення. PDF зі відсканованими сторінками зберігає кожну сторінку як картинку, часто з високою роздільною здатністю, тож кілька десятків сканів можуть важити багато. PDF лише з текстом зазвичай малий. Спочатку перевірте розмір файлу, а потім оберіть спосіб, який підходить до вмісту.

Варіант 1: розділіть на частини

Скористайтеся інструментом розділення, щоб створити менші PDF, кожен із яких менший за ліміт. Назвіть їх з номерами частин, наприклад report-part-1-of-3.pdf, і вкажіть у листі, скільки всього частин, щоб отримувач знав, що все на місці. Це добре працює для багатосторінкових текстових документів. Недолік у тому, що отримувачу доведеться зібрати всі частини.

Варіант 2: зберіть з менших зображень

Якщо PDF створено з фотографій або сканів, поверніться до вихідних зображень і зменшіть їх. Стисніть кожне зображення до розміру, за якого текст залишається читабельним при масштабі 100 відсотків, а потім об’єднайте їх в один PDF. Результат часто буде значно меншим за оригінал, адже зображення тепер підігнані під сторінку. Перевірте читабельність перед надсиланням, бо найдрібніший текст першим стає розмитим.

Варіант 3: надішліть посилання

Завантажте файл у хмарне сховище або сервіс обміну файлами та надішліть посилання замість вкладення. Посилання повністю обходить обмеження на вкладення. Уважно обирайте налаштування доступу. Якщо посилання відкрите для всіх, будь-хто, хто його отримає, зможе відкрити файл, тож підбирайте рівень доступу відповідно до того, наскільки документ чутливий.

Спосіб	Найкраще підходить, коли	Компроміс
Розділити на частини	Текстові багатосторінкові документи	Отримувачу потрібні всі частини
Зібрати з менших зображень	Скани або PDF на основі фото	Зображення перекодовуються з нижчою якістю
Надіслати посилання	Великі файли і відомий отримувач	Отримувач має відкрити посилання, а доступ важливий

Що змінює Стиснути PDF

fixmint працює у вашому браузері і не надсилає й не зберігає файли, тож надсилання та обмін відбуваються у вашій поштовій або хмарній програмі. Стиснути PDF зменшує готовий PDF, перемальовуючи кожну сторінку як компактне зображення. Це підходить для сканів і файлів із великою кількістю фото; текст у результаті вже не можна виділити, тож зберігайте оригінал, якщо він вам потрібен. Чому мій PDF такий великий? пояснює цей компроміс.

Перевірте ліміт на боці отримувача

Лист може бути відхилено провайдером отримувача, навіть якщо ваш власний ліміт на відправлення це дозволяє. Якщо ви не впевнені, тримайтеся нижче за менший із відомих вам лімітів або запитайте отримувача, що приймає його провайдер.

Наступного разу плануйте скан

Коли скануєте документи для надсилання, обирайте помірну роздільну здатність, а не найвищу, яку пропонує сканер. Текстові документи не потребують деталізації, як у фото, щоб їх було добре видно, а нижче налаштування одразу тримає файл малим. Все одно перевіряйте читабельність при масштабі 100 відсотків перед надсиланням. Про математику вибору роздільної здатності читайте в статті що робить налаштування DPI з вашими сторінками.

Стежте за повторними вкладеннями

Відповідь або пересилання можуть знову додати вкладення, і ця копія може перевищити ліміт, навіть якщо оригінал йому відповідає. Якщо файл уже є в попередньому листі цієї розмови, посилайтеся на той примірник замість того, щоб прикріплювати його знову.

Зберігайте чисту копію

Залишайте менш важку, читабельну версію для пошти та повну версію для архіву. Назвіть їх чітко, щоб наступного разу не надіслати не ту.

Оцініть розмір до прикріплення

Перевірте розмір кожної частини, яку плануєте надіслати, і додайте приблизно третину на кодування, яке використовує пошта. Частина, що здається трохи меншою за ліміт, після прикріплення може його перевищити. Залишайте з запасом або розбийте на ще одну частину більше, ніж вважаєте потрібним.

Як це зробити з fixmint

1. Перетягніть PDF у Стиснути PDF. У рядку файлу буде видно його розмір і кількість сторінок.
2. Оберіть «Сильне» і натисніть «Завантажити» для меншого файлу. Якщо результат не менший, інструмент пропонує повернути оригінал. Перевірте дрібний текст при масштабі 100 відсотків.
3. Якщо файл досі перевищує ліміт, скористайтеся Розділити PDF, оберіть «Розділити кожні N сторінок», вкажіть сторінки в кожному PDF і завантажте ZIP з частинами.
4. Перевірте розмір кожної частини й перед прикріпленням врахуйте близько третини додатково на кодування пошти.

Коротко про головне

Чому мій PDF більший, ніж я очікував? Відскановані сторінки та фото зберігаються як зображення, а зображення з високою роздільною здатністю роблять файл великим. Зберіть PDF заново з меншими версіями цих зображень.

Чи втратиться щось, якщо розділити PDF? Розділення зберігає вміст кожної сторінки. Кожна частина містить лише свої сторінки, тож нічого не втрачається, доки ви зберігаєте всі частини.

Чи допоможе архівування PDF? Зазвичай дуже мало. PDF уже зберігає свій вміст стиснутим, тож архівування зазвичай дає лише невеликий виграш.